Archivage électronique
À l’ère du numérique, l’archivage électronique est un pivot essentiel de la gestion documentaire des entreprises. Cette transformation digitale dans la manière de stocker, gérer et protéger l’information connaît les mêmes enjeux que l’archivage physique : la pérennité, l’intégrité, la confidentialité, la sécurité et l’accessibilité des données.
S’il est aisé de reconnaître les avantages et bénéfices d’un archivage électronique maîtrisé, encore faut-il avoir au préalable fait le choix de la ou des solutions correspondant aux besoins et exigences de vos processus documentaires, et vous assurer de leur conformité en fonction des niveaux requis selon les types de documents conservés et des obligations réglementaires liées à votre secteur ou vos métiers.
Les enjeux de la conservation des données
Dans un environnement où les données prolifèrent à une vitesse vertigineuse, la conservation de l’information devient un défi majeur. Les entreprises sont confrontées à la nécessité de conserver en toute sécurité les données, tout en répondant aux besoins opérationnels et aux exigences des normes et réglementations. Un projet d’archivage électronique bien mené et son déploiement doivent permettre de répondre à ces enjeux en toute sérénité.
Sécurité des Données
La sécurité des données constitue un enjeu stratégique et incontournable pour les entreprises. Elles s’efforcent ainsi de mettre en place des mesures robustes pour protéger leurs informations sensibles face aux risques de pertes ou vol de données, cyber-attaque, phishing, etc. Ces risques peuvent en effet mener à des conséquences importantes juridiques, opérationnelles ou financières, mais aussi sur la réputation de l’entreprise.
L’ISO 27001, norme internationale en matière de sécurité de l’information, offre un cadre de référence pour établir, mettre en œuvre, maintenir et améliorer un système de gestion de la sécurité de l’information (SMSI).
En parallèle, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en Europe impose des obligations strictes en termes de protection des données personnelles.
L’archivage électronique, en conformité avec ces normes, assure une protection optimale des données, participant ainsi à renforcer la fiabilité des systèmes d’informations des entreprises, et la confiance de leurs clients et partenaires.
Pérennité
L’un des atouts majeurs de l’archivage électronique réside dans sa capacité à assurer la pérennité des données.
Contrairement aux supports physiques qui peuvent être sujets à la détérioration s’ils ne sont pas conservés dans des conditions adéquates, les données électroniques peuvent être préservées indéfiniment grâce à des technologies de stockage avancées, garantissant ainsi une conservation à long terme.
De plus, la lisibilité dans le temps est assurée par des formats de fichiers pérennes (Ex. PDF/A) et des stratégies d’évolutivité et de migration planifiées pour éviter l’obsolescence technologique des solutions d’archivage.
Intégrité
Maintenir l’intégrité des données est impératif pour assurer leur validité au fil du temps et la valeur probante des documents numériques qui le requiert. Les systèmes d’archivage électronique implémentent pour cela des mécanismes sophistiqués de contrôle et de vérification, réduisant les risques de corruption ou de modifications non autorisées, tels que le calcul d’empreintes, l’horodatage, le scellement de l’archive, etc.
La norme NF Z42-013 définie les exigences et recommandations fonctionnelles, organisationnelles et de sécurité pour la conception et l’exploitation d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) dont l’enjeu est de conserver une archive électronique dans des conditions de nature à préserver et démontrer l’intégrité de celle-ci durant toute sa durée de conservation.
En respectant cette norme, l’archivage électronique assure une intégrité irréprochable des données, conférant ainsi une valeur probante aux archives électroniques.
Confidentialité
La confidentialité des données est une préoccupation majeure, en particulier lorsqu’elles sont sensibles : stratégiques, sécuritaires, personnelles, médicales, etc.
Les solutions d’archivage électronique doivent intégrer des mécanismes de sécurité avancés et une gestion des droits fines, pour garantir que seules les personnes autorisées ont accès aux informations sensibles.
Accessibilité
L’accessibilité rapide et facile aux documents est une attente majeure de l’archivage électronique. Contrairement aux archives physiques, les données électroniques peuvent être récupérées sans délais, de n’importe où, 24/24h et 7jrs/7, améliorant ainsi la productivité et facilitant la collaboration au sein de l’organisation et avec les clients, fournisseurs et partenaires externes.
Les Différentes Solutions d’Archivage Électronique
Toutes les solutions d’archivage électroniques ne répondent pas aux mêmes besoins opérationnels et enjeux réglementaires. Sachez identifier celle qui vous correspond, et demandez-nous conseil.
Le Système d’Archivage Électronique (SAE)
Un système d’archivage électronique (SAE) est une suite logicielle et technologique pour la gestion et la préservation des documents électroniques à long terme. Il dispose de fonctionnalités avancées permettant de collecter, organiser, conserver, gérer et restituer les archives électroniques. Le SAE répond ainsi aux besoins complexes de la gestion documentaire digitalisée, comme la gestion du cycle de vie, des durées de conservation, des habilitations d’accès, de la conservation et du sort final (ex. : élimination).
Everial propose une solution complète permettant à tous les métiers la mise en place facile et rapide d’un SAE indispensable à la conservation de la valeur probatoire des documents numériques et la performance de leurs processus documentaires.
La Gestion Électronique des Documents (GED)
La GED, centrée sur la gestion quotidienne des documents, facilite la création, la modification, le partage et la recherche de documents. Enrichie de workflows automatisés, elle favorise une collaboration efficace en interne, ou avec l’externe, et contribue à l’optimisation des processus documentaires métiers dématérialisés, en améliorant la productivité, la réactivité et le pilotage.
La GED permet un archivage des documents numériques (classement, stockage, recherche, consultation, …), mais sans valeur probatoire garantie.
Le Coffre-Fort Numérique
Le coffre-fort numérique est un espace sécurisé pour le stockage de documents. Grâce à des mesures de sécurité avancées, il constitue une solution pour les données confidentielles nécessitant une haute protection et un accès restreint aux seules personnes autorisées.
Cet espace de stockage sécurisé peut garantir l’intégrité dans le temps des documents stockés s’il est conforme à la norme NF Z42-020.
Comment Choisir sa Solution d’Archivage Électronique
Le choix d’une solution d’archivage électronique doit être méthodique et adapté aux besoins spécifiques de votre organisation et de vos métiers. Des facteurs tels que la volumétrie des données, les exigences de conformité, les fonctionnalités de recherche et les capacités de personnalisation doivent être pris en compte.
Afin de s’assurer que la solution choisie réponde aux attentes de votre entreprise, que sa mise en œuvre soit réussie et que sa prise en main soit un succès, le meilleur moyen reste de se faire accompagner par un expert en archivage comme Everial.
Nous menons chaque projet client avec une forte démarche partenariale, où nous mettons à profit notre expertise, nos conseils avisés et notre assistance jusqu’à la réussite du projet, dans le respect des objectifs, budgets et délais de départ.
Les étapes pour choisir une solution d’archivage électronique en entreprise :
- 1. Évaluation des besoins et objectifs :
- Définissez les objectifs à atteindre avec la mise en place de la solution d’archivage électronique.
- Identifiez les processus métiers concernés et leurs besoins spécifiques en archivage
- Intégrer les futurs utilisateurs dès cette étape de cadrage pour ne négliger aucun besoin et les faire adhérer au projet.
- 2. Analyse de la Volumétrie et des Types de Données :
- Évaluez la quantité actuelle de données à archiver, et les flux à venir.
- Identifiez les types de documents (contrats, factures, rapports, etc.) à gérer.
- 3. Conformité légale et réglementaire :
- Assurez-vous que la solution d’archivage électronique est conforme aux normes légales et réglementaires en vigueur dans votre secteur et vos métiers.
- Vérifiez la conformité avec des normes telles que NF Z42-013 pour garantir l’intégrité des documents et leur valeur probatoire.
- 4. Sécurité des données :
- Évaluez les mécanismes de sécurité intégrés à la solution, y compris le chiffrement, les contrôles d’accès, et la conformité aux normes de sécurité (comme ISO 27001).
- Assurez-vous que la solution répond aux exigences du RGPD concernant la protection des données personnelles.
- 5. Compatibilité et intégration :
- Vérifiez la compatibilité de la solution avec les systèmes existants dans votre SI (systèmes ERP, CRM, etc.).
- Assurez-vous de la possibilité d’intégrer la solution avec d’autres outils utilisés dans l’entreprise.
- 6. Facilité d’Utilisation, Formation et support :
- Optez pour une solution ergonomique, conviviale, personnalisable, pour faciliter l’adoption par les utilisateurs.
- Assurez-vous que formation et support technique sont prévus.
- 7. Évolutivité :
- Anticipez la croissance future de votre entreprise et de vos volumes de documents, les changements de normes et réglementations, et assurez-vous que la solution d’archivage électronique peut évoluer en conséquence.
- Si vous pouvez avoir la main sur la gestion des règles d’archivage, de vos plans de classement, etc. pour rester autonomes sur l’évolution de vos propres processus documentaires et règles de gestion, c’est encore mieux.
- 8. Coûts et retour sur investissement (ROI) :
- Établissez votre budget en tenant compte des coûts initiaux, des coûts récurrents, et du retour sur investissement attendu.
- Considérez les économies potentielles à long terme, notamment en termes de temps et de ressources.
En suivant ces étapes, vous ferez le choix d’une solution d’archivage électronique qui répond spécifiquement aux besoins de votre entreprise, tout en assurant la sécurité, la conformité et l’efficacité de la gestion documentaire.
L’archivage électronique certifié NF 461 : la meilleure solution pour un archivage à valeur probatoire
L’archivage électronique au sein d’un SAE certifié NF 461 est la référence en matière d’archivage à valeur probatoire. Cette certification atteste de la conformité à la norme NF Z42-013.
Opter pour une solution certifiée NF 461 garantit la fiabilité de l’archivage numérique, et la pérennité et l’intégrité des archives électroniques de votre entreprise, assurant le respect des exigences légales, réglementaires et normatives.
L’archivage électronique conforme aux recommandations de la norme NF Z42-013 est également nécessaire pour préserver la copie fidèle (copie d’un document physique issue de la numérisation fidèle) dans le temps en tant que copie fiable.
En synthèse :
L’archivage électronique se positionne comme un pilier majeur de la gestion documentaire à l’ère numérique. Ses avantages en termes de pérennité, d’intégrité, de confidentialité, de sécurité et d’accessibilité des données en font une composante essentielle de la stratégie de gestion de l’information des entreprises. En adoptant des solutions comme le SAE, la GED et le coffre-fort numérique, les organisations peuvent optimiser leur gestion documentaire et répondre aux défis croissants de la conservation des données. La certification NF 461 vient renforcer cette démarche en garantissant la valeur probatoire des archives dans un contexte juridique.