Comment choisir sa solution SAE ?
L’archivage électronique est devenu un axe essentiel dans la gestion des processus documentaires de l’entreprise. Bien choisir son SAE, Système d’Archivage Électronique, nécessite d’étudier en amont les besoins, les exigences et les objectifs de l’organisation et des métiers. L’outil choisi doit pouvoir s’adapter et prendre en compte plusieurs facteurs tels que la protection des documents et le respect des normes, offrir des fonctionnalités adaptées et une capacité de personnalisation et d’évolution. Découvrez nos conseils pour choisir au mieux votre SAE.
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1. Mise en place d’un SAE : définir les objectifs et les besoins de l’entreprise
Réduire les coûts liés à la conservation documentaire
La réduction des coûts liés à la conservation des documents est une motivation déterminante dans la recherche d’un SAE. La gestion et le stockage des documents papier représentent encore une importante partie du chiffre d’affaires, un coût qui diminue considérablement grâce à la dématérialisation et à la numérisation des documents, à l’utilisation de workflows structurés et à la mise en place d’un processus d’archivage plus organisé et adapté à vos usages.
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Améliorer l’efficacité opérationnelle
Le tout digital permet d’accéder aux documents archivés ultra rapidement. Ils sont localisés et exploitables immédiatement grâce aux fonctionnalités de recherche automatisées qui permettent à la fois un gain de temps et de productivité.
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Renforcer la conformité aux normes légales et réglementaires
Bien choisir son SAE signifie aussi s’assurer que l’outil d’archivage numérique est conforme aux normes légales et réglementaires en vigueur dans votre secteur d’activité et vos métiers, notamment les règles relatives à la durée de conservation des documents, à la sécurisation et à la confidentialité des données.
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Faciliter le partage des archives entre les départements
Grâce au SAE, les archives restent consultables via un portail de consultation sur lequel les services autorisés (selon des règles prédéfinies) peuvent accéder aux preuves de conservation du document ou simplement consulter ce dernier. S’il y a besoin de collaborer sur un document et le partager entre différents services, par exemple pour le signer ou le modifier, ce dernier sera alors placé dans une GED. GED et SAE peuvent vivre ensemble selon l’usage des documents et le type d’archives : vivante ou définitive.
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Analyser la volumétrie des documents à stocker
Avant toute mise en place d’un SAE, il faut déterminer la quantité actuelle de données à archiver et les flux à venir. S’agit-il de documents traités quotidiennement ? Parle-t-on de flux réguliers ? Faut-il prévoir de nouveaux flux documentaires ?
Autre point important, il faut identifier les types de documents à gérer (contrats, factures, rapports, etc.), leurs spécificités de conservation et de classement ainsi que les fonctionnalités de recherche pour les retrouver.
Cet audit permettra de définir précisément l’offre la plus adaptée à votre entreprise, mais aussi de mettre en place, au moment de l’installation de la solution choisie, des workflows personnalisés selon vos usages.
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2. Opter pour un logiciel d’archivage adapté aux processus métiers
Pour permettre à tous d’archiver facilement et en toute conformité, le SAE doit prendre en compte les processus et les besoins spécifiques en archivage de chaque métier :
- Pour la gestion des contrats, le SAE permet d’assurer un archivage sécurisé possiblement pour une durée indéterminée.
- Pour la facturation, il s’agit d’archiver de manière structurée les factures pour simplifier les audits et les vérifications.
- Pour les Ressources Humaines, il permet de stocker et gérer de manière sécurisée les documents RH (contrats d’emploi, évaluations, etc.) et les données personnelles conservées, dans le respect du RGPD.
Pour que la prise en main de la solution soit réussie, les futurs utilisateurs doivent être intégrés dès cette étape de cadrage afin de ne négliger aucun besoin et s’assurer que chacun adhère au projet.
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3. Protection des données : un outil d’archivage conforme à la réglementation
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Normes légales
Pour un secteur particulier, identifiez les normes spécifiques telles que les régulations financières, médicales ou juridiques. Il peut s’agir par exemple du SIAF pour les archives du secteur public ou de la certification HDS pour le secteur de la santé. Vérifiez aussi que la solution respecte les normes générales, comme celles relatives à la conservation des documents électroniques.
Conformité
La solution d’archivage doit aussi respecter une certaine conformité avec des normes telles que NF Z42-013 qui garantit l’intégrité des documents et leur valeur probatoire et la NF-461 qui garantit que le prestataire qui délivre le SAE est reconnu comme un tiers de confiance.
Sécurité des données
Évaluez les mécanismes de sécurité intégrés à la solution, y compris le chiffrement, les contrôles d’accès et la conformité aux normes de sécurité (comme ISO 27001).
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4. Intégration de la solution : élire un modèle compatible, simple d’utilisation et évolutif
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Compatibilité et intégration
Pour que le fonctionnement de la solution d’archivage soit optimal, il faut d’une part vérifier la compatibilité de la solution avec les systèmes existants dans votre SI (systèmes ERP, CRM, etc.) et d’autre part qu’il est possible d’intégrer la solution avec d’autres outils utilisés dans l’entreprise.
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Facilité d’utilisation, formation et support
De nombreux SAE sont développés pour être utilisés par des archivistes de métier. Dans ce cas, l’usage n’est pas toujours adapté à tous les profils métiers. Optez pour une solution ergonomique, conviviale et personnalisable afin de faciliter l’adoption de la solution par tous types d’utilisateurs et par des structures de toutes tailles. Pour cela, le SAE doit être doté d’un portail qui simplifie l’accès aux archives et de fonctionnalités simples d’utilisation pour que la solution puisse apporter une vraie plus-value dans le quotidien des collaborateurs.
Même si le SAE choisi est intuitif, le processus de digitalisation représente un bouleversement dans la manière de travailler. Il est donc conseillé de prévoir une formation et un support technique pour que ces changements impactent au minimum le quotidien des utilisateurs.
Évolutivité de la solution
Les métiers, les normes, les besoins… tout évolue au sein d’une organisation. C’est la raison pour laquelle il est primordial de choisir un SAE évolutif, capable de s’adapter à la croissance de votre entreprise, au volume de vos documents et aux changements de normes, de réglementations et d’interfaces.
Si vous pouvez avoir la main sur la gestion des règles d’archivage ou de vos plans de classement et ainsi rester autonomes sur l’évolution de vos propres processus documentaires et règles de gestion, c’est encore mieux.
5. Penser au retour sur investissement
Pour cette dernière étape, établissez votre budget en tenant compte des coûts initiaux, des coûts récurrents et du retour sur investissement attendu. Les économies potentielles qui découlent de la mise en place d’une solution d’archivage électronique sont à considérer sur le long terme, en termes de temps comme de ressources.
En suivant ces étapes, vous ferez le choix d’un système d’archivage électronique qui répond aux besoins spécifiques de votre entreprise, tout en assurant la sécurité, la conformité et l’efficacité de l’archivage documentaire.
Pour un choix encore plus optimal, faites-vous accompagner par un expert en archivage comme Everial. Chaque projet est mené avec une forte démarche partenariale. Notre expertise, nos conseils avisés et notre assistance sont mis à profit jusqu’à la réussite du projet dans le respect des objectifs et des délais fixés.