Archivage physique :
nos solutions d’externalisation
Vous souhaitez faire l’économie des mètres carrés occupés par vos archives physiques, ou mieux encore passer au zéro papier dans vos locaux ?
Votre archivage physique se doit aujourd’hui d’être optimisé en cohérence avec vos processus documentaires numériques. D’autre part, le respect des normes et réglementations sur les durées et modalités de conservation ou de destruction (cadre légal, données à caractère personnel, …) est un sujet qui vous préoccupe et pour lequel vous avez besoin de conseils et d’expertise. Nos solutions d’externalisation de votre archivage physique répondent à l’ensemble de vos exigences.
Intégrité, traçabilité, conformité et disponibilité des archives
Everial, société d’archivage depuis 1989, vous propose des services d’externalisation pour la conservation et la gestion de vos archives physiques (de courantes à définitives), couvrant l’ensemble des besoins du cycle de vie des documents, à travers une réponse globale et personnalisée.
-
Traitement de l’ensemble de la chaine documentaire
Prise en charge, transport ou déménagement, conditionnement, conservation, recherche, consultation, numérisation, tri et destruction.
-
Accès facilité à votre information utile
Grâce à la numérisation à la demande et à la restitution des originaux livrés à J+1.
-
Connaissances métiers et obligations réglementaires de l’archivage physique
Gestion de vos fonds d’archives conforme aux règles de conservation légales, normatives et métiers.
-
Des modes de conservation adaptés à chaque archive
Archives définitives ou courantes, sensibles, fragiles ou BPL (documents et spécimens) : nous déployons les modalités de stockage et conditions de conservation idéales à chacune.
-
Un interlocuteur unique tout au long de notre partenariat
Depuis la prise en charge de vos fonds d’archives et durant toute la vie de votre contrat, votre accompagnement est personnalisé.
-
Une solution sur-mesure pour votre archivage physique
Nous étudions ensemble la solution d’archivage répondant à vos besoins, adaptée à vos contraintes et plannings. Nous gérons votre archivage sur nos sites ou dans votre entreprise en y intégrant une équipe Everial dédiée.
Pourquoi externaliser vos archives ?
- La pérennité de vos archives conservées dans des conditions optimales.
- Des gains opérationnels et financiers rapides et durables : économies d’espace, de personnel mobilisé, de matériel, de temps de gestion…
- Une transition accélérée vers le 0 papier.
Les avantages de l’archivage physique
- La maîtrise de la durée de vie de vos documents, vous ne conservez que ce qui doit l’être.
- La conformité de vos processus de gestion documentaire et d’archivage, garantissant qualité, sécurité, traçabilité et confidentialité.
- Une gouvernance de l’information, des référentiels centralisés, un accès facilité à l’information.
- La sécurité des traitements des données personnelles, la sérénité d’un risque RGPD maîtrisé.
Un webinaire pour en savoir +
Gain d’espace et de temps, conformité, maîtrise du risque, …
Et si on vous disait qu’optimiser la gestion et la conservation de vos archives pouvait être rentable !
Cas clients et chiffres clés à l’appui.
14 sites sécurisés en France dans le respect de la norme NF Z40-350 pour vos archives
Parmi lesquels :
3 sites de numérisation pour traiter tous types de formats et de supports en haute volumétrie et haute qualité
9 sites agréés pour la conservation des archives physiques publiques
1 site conforme aux BPL
Et aussi :
4 sites à l’étranger : Monaco, Suisse, Espagne, Ile Maurice.
Nous répondons à toutes les normes et certifications pour apporter un service optimum et conforme à vos obligations d’archivage
Norme AFNOR NF Z40-350. La marque NF Service « Prestations de Gestion et de Conservation d’Archives » définit les actions à mettre en œuvre par la société d’archivage tout au long du cycle de vie d’une archive, de l’offre commerciale à la destruction.
Agrément du Ministère de la Culture pour la conservation des Archives Publiques sur support papier
9 sites Everial sont agréés pour la conservation des archives publiques et permettent ainsi de délivrer des services de proximité à l’ensemble du secteur public en France métropolitaine.
Cette certification confirme la politique environnementale volontariste initiée par Everial, pour une sécurité maximale et un environnement contrôlé sur nos sites de Chartres (28), Rillieux-la-Pape (69), Chalon-sur-Saône (71) et Puceul (44).
Everial en 3 mots ?
« Confiance, fiabilité et aussi accompagnement, car le métier, les problématiques autour des archives évoluent et les spécialistes de l’archivage c’est Everial, ce n’est pas nous, et donc on a besoin d’être accompagnés pour pouvoir faire des choix forts et pérennes pour la suite. »
Thierry Patte, directeur de la logistique du groupe AG2R La Mondiale