Everial - Demandez plus à vos documents

Archives physiques :
nos solutions d’externalisation

Vous souhaitez faire l’économie des mètres carrés occupés par vos archives physiques, ou mieux encore passer au zéro papier dans vos locaux ?

Votre archivage physique se doit aujourd’hui d’être optimisé en cohérence avec vos processus documentaires numériques. D’autre part, le respect des normes et réglementations sur les durées et modalités de conservation ou de destruction (cadre légal, données à caractère personnel, …) est un sujet qui vous préoccupe et pour lequel vous avez besoin de conseils et d’expertise. Nos solutions d’externalisation de la gestion de vos archives physiques répondent à l’ensemble de vos exigences.

Nous assurons l’intégrité, la traçabilité, la conformité et la disponibilité des documents d’archives que vous nous confiez

Everial vous propose des services d’externalisation pour la conservation et la gestion de vos archives physiques (de courantes à définitives), couvrant l’ensemble des besoins du cycle de vie des documents, à travers une réponse globale et personnalisée.

  • Traitement de l’ensemble de la chaine documentaire

    Prise en charge, transport ou déménagement, conditionnement, conservation, recherche, consultation, numérisation, tri et destruction.

  • Accès facilité à votre information utile

    Grâce à la numérisation à la demande et à la restitution des originaux livrés à J+1.

  • Connaissances métiers et obligations réglementaires

    Gestion de vos fonds d’archives conforme aux règles de conservation légales, normatives et métiers.

  • Des modes de conservation adaptées à chaque archive

    Archives définitives ou courantes, sensibles, fragiles ou BPL (documents et spécimens) : nous déployons les modalités de stockage et conditions de conservation idéales à chacune.

  • Un interlocuteur unique tout au long de notre partenariat

    Depuis la prise en charge de vos fonds d’archives et durant toute la vie de votre contrat, votre accompagnement est personnalisé.

  • Une solution sur-mesure pour votre archivage

    Nous étudions ensemble la solution d’archivage répondant à vos besoins, adaptée à vos contraintes et plannings. Nous gérons votre archivage sur nos sites ou dans votre entreprise en y intégrant une équipe Everial dédiée.

Ce que vous gagnez en nous confiant vos archives physiques

  • La pérennité de vos archives conservées dans les conditions optimales.
  • La maîtrise de la durée de vie de vos documents, vous ne conservez plus
    ce qui ne doit pas l’être.
  • La conformité de vos processus de gestion et d’archivage, garantissant qualité, sécurité, traçabilité et confidentialité.
  • Une gouvernance de l’information, des référentiels centralisés, un accès facilité à l’information.
  • La sécurité des traitements des données personnelles, la sérénité d’un risque RGPD maîtrisé.
  • Des gains opérationnels et financiers rapides et durables : économies d’espace, de personnel mobilisé, de matériel, de temps de gestion…
  • Une transition accélérée vers le 0 papier.

14 sites sécurisés en France dans le respect de la norme NF Z40-350

Parmi lesquels :

3 sites de numérisation pour traiter tous types de formats et de supports en haute volumétrie et haute qualité

9 sites agréés pour la conservation des archives physiques publiques

1 site conforme aux BPL

 

Et aussi :

4 sites à l’étranger : Monaco, Suisse, Espagne, Ile Maurice.

Nous répondons à toutes les normes et certifications pour apporter un service optimum et conforme à vos obligations d’archivage

Norme AFNOR NF Z40-350. La marque NF Service « Prestations de Gestion et de Conservation d’Archives » définit les actions à mettre en œuvre par le prestataire en archivage tout au long du cycle de vie d’une archive, de l’offre commerciale à la destruction.

Agrément du Ministère de la Culture pour la conservation des Archives Publiques sur support papier

9 sites Everial sont agréés pour la conservation des archives publiques et permettent ainsi de délivrer des services de proximité à l’ensemble du secteur public en France métropolitaine.

Cette certification confirme la politique environnementale volontariste initiée par Everial, pour une sécurité maximale et un environnement contrôlé sur nos sites de Chartres (28), Rillieux-la-Pape (69), Chalon-sur-Saône (71) et Puceul (44).

Everial en 3 mots ?

 

 » Confiance, fiabilité et aussi accompagnement, car le métier, les problématiques autour des archives évoluent et les spécialistes de l’archivage c’est Everial, ce n’est pas nous, et donc on a besoin d’être accompagnés pour pouvoir faire des choix forts et pérennes pour la suite. »

 

Thierry Patte, directeur de la logistique du groupe AG2R La Mondiale