Archivage physique :
nos solutions d’externalisation

INTÉGRITÉ, TRAÇABILITÉ, CONFORMITÉ ET DISPONIBILITÉ DES ARCHIVES physiques

Everial, société d’archivage depuis 1989, vous propose des services d’externalisation pour la conserver et gérer vos archives physiques (de courantes à définitives), couvrant l’ensemble des besoins du cycle de vie des documents, à travers une réponse globale et personnalisée.

• Traitement de l’ensemble de la chaine documentaire

  Nous assurons la gestion complète de la chaîne documentaire, de la prise en charge, transport ou déménagement, conditionnement, conservation, recherche, consultation, numérisation, GED et SAE (système d’archivage électronique), tri et destruction d’archives.

• Accès facilité à votre information utile

  Grâce à la numérisation à la demande, nous offrons la possibilité d’accéder rapidement aux documents sous forme électronique, tout en assurant la restitution des originaux dans un délai d’un jour ouvrable. Cette combinaison de services permet aux entreprises d’obtenir l’information nécessaire de manière rapide et efficace, tout en conservant un niveau de sécurité élevé pour leurs documents physiques.

• Connaissances métiers et obligations réglementaires de l’archivage physique

  Nous vous accompagnons pour optimiser la gestion de vos fonds d’archives conformément aux règles légales, normatives et métiers, et maîtriser la durée de conservation des archives.

• Des modes de conservation adaptés à chaque archive

  Everial propose une approche personnalisée en matière de conservation des archives, en tenant compte de leur nature, de leur sensibilité et de leurs exigences spécifiques. Les archives définitives bénéficient d’une conservation optimale dans des environnements contrôlés et sécurisés, tandis que les archives courantes peuvent être facilement accessibles pour répondre aux besoins opérationnels. Les documents sensibles ou fragiles sont conservés dans des conditions adaptées pour préserver leur intégrité et leur confidentialité.

• Un interlocuteur unique tout au long de notre partenariat

  Nous nous engageons à fournir un service client de qualité, avec un interlocuteur dédié tout au long de la relation commerciale. Cette approche personnalisée permet d’établir une relation de confiance durable avec les clients, en offrant un suivi attentif et des réponses rapides à leurs besoins et préoccupations.

• Une solution sur-mesure pour votre archivage physique

  Le maître mot chez nous, la collaboration ! Nous travaillons étroitement avec nos clients pour élaborer des solutions d’archivage sur mesure, adaptées à leurs besoins spécifiques et à leurs contraintes budgétaires. Que ce soit pour gérer les archives sur les sites d’Everial ou dans les locaux des clients, nous propos une approche flexible et adaptable, garantissant une gestion efficace et sécurisée des documents tout au long de leur cycle de vie.

LES AVANTAGES DE L’ARCHIVAGE PHYSIQUE

• Facilité d’accès aux informations : L’archivage physique permet un accès rapide et direct aux documents, facilitant les recherches internes et les réponses aux demandes des clients. Cette accessibilité immédiate améliore l’efficacité opérationnelle et la satisfaction client.
• Sécurité accrue contre la perte de données : Les documents physiques offrent une protection supplémentaire contre les cybermenaces et les pertes de données, en particulier pour les informations sensibles ou confidentielles. Cette sécurité renforcée est essentielle pour maintenir l’intégrité des données et la confiance des parties prenantes.
• Maîtrise de la durée de vie des documents : En contrôlant la durée de vie des documents physiques, les entreprises peuvent gérer efficacement leur flux d’informations, ne conservant que ce qui est nécessaire. Cela réduit l’encombrement et les risques de divulgation non autorisée.
• Conformité aux normes et réglementations : L’archivage physique garantit la conformité aux exigences légales et réglementaires en matière de gestion documentaire et d’archivage. Cela renforce la réputation et la crédibilité de l’entreprise tout en évitant les litiges et les sanctions.
• Réponse aux impératifs légaux : Certains documents doivent être conservés sous forme physique pour être valables sur le plan juridique. L’archivage physique assure cette conformité légale, minimisant les risques juridiques et renforçant la confiance des parties prenantes.
• Gouvernance de l’information améliorée : Les archives physiques centralisées facilitent la gestion et l’accès aux informations critiques, permettant une meilleure utilisation des ressources et une prise de décision plus éclairée.
• Sécurité des traitements des données personnelles : En archivant physiquement les données personnelles, les entreprises peuvent mieux contrôler et protéger ces informations, assurant ainsi une conformité avec les réglementations telles que le RGPD.
• Préservation du patrimoine informationnel et historique : Les archives physiques renferment des données ayant une valeur inestimable pour la mémoire d’entreprise et les besoins de référence future. En les conservant, les entreprises préservent leur héritage et peuvent tirer parti de leur expérience passée pour guider leurs actions futures.

En conclusion, l’archivage physique offre une beaucoup d’avantages pour votre organisation allant de la gestion efficace des informations à la préservation du patrimoine historique, renforçant ainsi la résilience et la compétitivité des entreprises.

Avec notre approche personnalisée, nous vous accompagnons dans chaque étape de l’externalisation de votre archivage, garantissant sécurité et confidentialité à chaque document. Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment notre expertise peut vous aider à optimiser votre archivage tout en vous permettant de vous concentrer sur le développement de votre entreprise.