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SAE – Système d’archivage électronique : définition, avantages, mise en place.

Vous souhaitez digitaliser vos processus documentaires, mais aussi optimiser et sécuriser l’archivage de vos documents ? La mise en place d’un SAE, système d’archivage électronique, pourrait répondre aux besoins de votre entreprise. À quoi sert un SAE, quelle différence avec une GED, quels sont ses avantages et comment est-il mis en place : on vous explique tout !

Qu’est-ce qu’un SAE ?

Un Système d’Archivage Électronique (SAE) est une solution logicielle conçue pour collecter, traiter, organiser, stocker, gérer et préserver des documents et des données électroniques sur le long terme. Le SAE garantit ainsi l’intégrité, l’authenticité, la sécurité, la conformité et la disponibilité des informations stockées sur une période longue, tout en respectant les contraintes légales en matière d’archivage électronique. Il répond pour cela aux exigences de normes et certifications et peut apporter une preuve légale du caractère original d’un document ou de toute action subie pendant sa conservation. La valeur probatoire des documents peut ainsi être garantie sur le long terme.

 

Le SAE est donc une solution répondant à des problématiques de gestion documentaire plutôt complexes, car soumises à de nombreux enjeux (réglementaires, conservation, sécurité des données, etc.).

Différence entre la GED et le SAE

Définition de la GED

Une GED est une solution de gestion électronique des documents. Elle permet d’optimiser la gestion des flux documentaires et de proposer une solution d’archivage numérique des documents vivants aux différents services des entreprises. Au quotidien, l’accès à l’information est ainsi facilité grâce à la centralisation de tous les documents, qu’ils arrivent par voie digitale ou postale. La GED permet alors aux métiers d’être plus productifs et réactifs en accédant facilement aux informations recherchées, en partageant rapidement des données, en faisant signer électroniquement des documents, etc.

Points de comparaison : GED vs SAE

  • Stockage et structuration des données

va davantage permettre de stocker dans le but de centraliser les documents et les données et de concevoir des workflows bien structurés selon les logiques des métiers de l’entreprise. Le SAE va quant à lui permettre de stocker dans le but d’archiver de manière définitive, maitrisée et sécurisée, tout en permettant lui aussi de mettre en place des règles de structuration personnalisées.

  • Accessibilité et gestion des documents

Dans une GED comme dans un SAE, des règles d’accès aux documents peuvent être déterminées à tout moment et personnalisées selon les besoins de l’organisation. Dans la GED, il s’agit de règles d’accès, de lecture, de partage, de copie, de téléchargement ou encore de modification. Il s’agit donc de documents vivants sur lesquels il est possible de travailler à plusieurs, d’affilier des processus de validation, etc. Dans un SAE, les règles sont similaires, mais le but étant de préserver l’intégrité d’un document, aucune modification ne pourra être faite. Il s’agit davantage de droit de consultation ou de versement et chaque action est enregistrée et conservée dans le journal de l’archive.

  • Adaptabilité aux besoins organisationnels

La GED comme le SAE s’adaptent tous deux aux besoins organisationnels des entreprises. Selon l’éditeur de logiciel choisi, l’ergonomie, le paramétrage et la personnalisation du SAE peuvent être plus ou moins poussés. La GED est quant à elle utilisée comme un véritable hub documentaire et offre globalement plus de possibilités et de souplesse dans l’usage qui peut être fait des documents.

GED, SAE ? On a interrogé notre expert !

 

Notre chef de produit Xavier Pralong fait le tour de la question et vous donne tous ses conseils pour faire le bon choix !

Pourquoi utiliser un SAE ?

La fin de l’archivage papier et la multiplication des supports digitaux à conserver

Le recours aux versions digitalisées de nos documents prend le lead sur l’usage du papier, autant dans la sphère privée que professionnelle. Dans les entreprises, l’archivage papier sera toujours un sujet, mais il est indéniable que les dossiers et classeurs ne débordent plus des armoires. Pour autant, le partage de documents ne ralentit pas et l’enjeu aujourd’hui est de parvenir à centraliser tous les flux (dans une GED par exemple) et d’authentifier, protéger et conserver les documents essentiels dans un SAE pour garantir leur intégrité sur le long terme.

Transition vers le 0 papier et numérisation fidèle

Le papier a toujours fait foi en matière d’original. Le SAE permet de numériser ces documents pour en faire une copie digitalisée fidèle : on parle alors de numérisation fidèle. Ces nouvelles versions sont associées à des dossiers de preuve qui vont garantir la valeur probatoire du document, son intégrité et sa traçabilité. Cette manipulation permet de détruire (ou pas) les documents papier originaux, mais aussi de garantir l’archivage du document dans le temps, sous deux formats, ou encore de prouver que le document détenu aujourd’hui est bien identique à celui que l’on a reçu dans le passé.

Avantages de l’archivage électronique

  • Efficacité opérationnelle

Les salariés d’entreprise peuvent perdre jusqu’à 1h par jour à rechercher des documents. Avec un système d’archivage électronique des documents, vous trouvez et consultez rapidement les documents recherchés et gagnez, in fine, en efficacité opérationnelle.

  • Sécurité et conformité

L’intégration d’un SAE certifié (NF461) vous permet de garantir la valeur probatoire de vos documents : l’enregistrement des actions sur le document dans le journal de l’archive, le calcul d’empreintes, l’horodatage, le scellement de l’archive, etc., garantissent l’intégrité des documents et des données. En parallèle, la gestion fine des droits de chaque utilisateur lecteur, autant en termes de lecture que de versement, garantit la sécurité et la confidentialité des informations archivées.

  • Réduction de l’espace physique nécessaire

La mise en place d’un système d’archivage électronique implique la digitalisation des processus documentaires de l’entreprise. Elle entraine la numérisation des documents papier et la centralisation de tous les flux, quel que soit leur format ou leur canal. De ce fait, les informations sont facilement accessibles et toutes numérisées. Vous stockez quantité de papier en moins dans vos locaux et gagnez de l’espace utile dans les bureaux.

Autre solution, si vous préférez un archivage hybride, vous pouvez externaliser votre archivage papier pour libérer des dizaines, voire des centaines de mètre carrés dédiés

 

Mise en place d’un SAE

Les étapes de mise en place d’un SAE

  • Évaluation des besoins

Pour faire le point sur votre besoin, il sera par exemple nécessaire de mesurer le volume d’archive, d’analyser si les archives sont déjà triées et quel est le système de gestion documentaire existant (pour la gestion papier comme digitale), etc.

  • Choix de la solution appropriée

En fonction de cette analyse, vous pourrez choisir les solutions appropriées pour vous accompagner dans vos problématiques d’archivage. Ce peut-être un SAE, une GED, mais aussi des solutions complémentaires pour l’externalisation de vos processus d’archivage physique, pour la numérisation de vos documents sur site ou encore la dématérialisation de vos courriers entrants.

  • Formation du personnel

La réussite de votre démarche de mise en place d’un SAE repose en grande partie sur la formation du personnel. Pour être opérationnel et utile, votre SAE doit pouvoir être pris en main rapidement et simplement par tous vos collaborateurs.

 

Accompagner la transition

Parce que les vieilles habitudes ont la vie dure, la mise en place d’un système d’archivage peut être difficilement acceptée dans la mesure où elle bouleverse les habitudes de vos collaborateurs. Cette transition doit être accompagnée : cela passe par une formation, mais aussi par un accompagnement au changement permettant à vos équipes de changer leurs habitudes de manière encadrée, notamment pour faciliter les liens entre les différents outils digitaux de l’entreprise.

Si vos équipes vont devoir évoluer, votre solution devra également pouvoir s’adapter et évoluer en même temps que votre entreprise pour continuer à répondre à vos besoins et pour rester cohérente avec vos processus.

Notre solution Everial SAE

Une solution intuitive et accessible, normée

La prise en main d’Everial SAE est facilitée grâce au portail permettant d’accéder aux copies d’archives sans devoir accéder à l’espace d’archivage. Ce portail est intuitif et conçu spécifiquement pour faciliter l’expérience utilisateur. Il permet la consultation des archives sans déroger aux règles prédéfinies pour garantir la valeur probatoire des documents (NF 461).

Un mode SaaS pour plus de flexibilité

Everial SAE est déployé en mode SaaS pour être accessible facilement, où que vous soyez. Ce mode vous offre plus de flexibilité pour s’adapter au fonctionnement de votre entreprise, au télétravail et déplacements professionnels. Pour accéder à votre SAE, vous n’avez pas besoin d’être connecté à votre serveur. Vous archivez simplement un document ou récupérez une preuve d’archive en passant par votre cloud.

Solution orientée métiers

Notre SAE a été développé selon les problématiques métiers de nos clients. Il est aujourd’hui en mesure de s’adapter à des demandes très précises et personnalisées pour répondre aux problématiques spécifiques de votre secteur d’activité. La force de notre SAE repose sur cette souplesse, sur cette hyper personnalisation et sur l’accompagnement de nos équipes pour vous aider à comprendre et affiner vos besoins.