GED pour les experts-comptables et leurs clients
À quoi sert une plateforme documentaire digitale pour les experts-comptables ?
En tant que cabinet d’expertise-comptable, vous souhaitez dématérialiser les documents comptables des entreprises ou organisations qui vous confient leur comptabilité, en vue d’améliorer leur expérience client ? Vous souhaitez également gagner en productivité et réussir votre transition numérique ?
Alors il vous faut une solution de gestion électronique des documents (GED) spécifiquement dédiée à votre métier qui homogénéise et sécurise vos processus. Cette plateforme documentaire digitale pour l’expert-comptable automatise la collecte des documents auprès de vos clients, centralise les données, propose des solutions collaboratives qui fidélisent vos collaborateurs et vos clients. Et tout cela indépendamment de vos outils de production.
Les avantages d’une GED pour votre cabinet d’expertise-comptable
-
Un gain de productivité
Dématérialisation, automatisation, signature électronique, workflows de gestion de tâches et de validation… Grâce à l’optimisation de votre gestion documentaire et de votre archivage, vous gagnez du temps sur la saisie des informations, sur vos échanges de documents et sur leur traitement. Dédiez ce temps à votre expertise et à la performance de vos collaborateurs.
-
Une meilleure fluidité de l’information pour plus de satisfaction client
Avec des outils de partage de documents simples et connectés, les échanges avec vos clients sont plus qualitatifs et les services proposés contribuent à renforcer et pérenniser la relation client. Un vrai atout pour votre image de marque.
-
Une sécurité renforcée
Les informations que vous traitez pour vos clients sont confidentielles. Votre plateforme documentaire digitale pour expert-comptable doit vous positionner en tant que tiers de confiance, capable de protéger les données confiées par vos clients.
Expert-comptable : que demander à votre GED ?
-
Votre GED doit connaître votre métier
Les contraintes légales des cabinets d’expertise-comptable sont légion. Assurez-vous que la GED que vous allez choisir connaisse votre métier et s’adapte à toutes ses contraintes et processus.
-
Un accès facilité et une intégration totale
Choisissez une plateforme documentaire digitale en accès full web ou en application mobile, ouverte à vos clients, et totalement intégrée à votre écosystème d’applications métiers.
-
Une GED interconnectée
Votre GED doit être le cœur de votre système d’information par lequel circulent tous les documents de votre cabinet. C’est elle qui orchestre et clarifie des flux de plus en plus complexes.
-
Conformité RGPD et sécurité des données
Votre plateforme documentaire digitale doit garantir la sécurité et l’indépendance des données confiées par vos clients.
-
Une expérience client réussie
Installation, expérience utilisateur, fluidité des échanges, sécurité, traçabilité, conformité, etc. Le choix d’une GED a un impact direct sur la qualité de la relation que vous souhaitez nouer avec vos clients, et leur fidélisation.
Les fonctionnalités indispensables de votre plateforme documentaire digitale
Une collecte de documents multicanale, automatisée et centralisée
Papiers numérisés, tous flux numériques (mobile, e-mail), tous formats (dont Factur-X), extraction des données par web scraping… Votre GED expert-comptable doit automatiser la collecte multicanale des documents comptables de vos clients. Cela vous permet de centraliser les données de vos clients avec celles issues de vos logiciels métiers.
Cette collecte centralisée simplifie la réalisation des tâches suivantes :
- le traitement et l’indexation des données ;
- l’horodatage et la traçabilité avec la signature cachet serveur ;
- le classement automatique des documents.
Une GED collaborative
Sélectionnez une plateforme documentaire digitale qui se connecte à l’ensemble de votre écosystème : vos clients, vos partenaires, votre système d’information et vos logiciels métier. La plateforme se place ainsi au cœur de vos échanges documentaires internes et externes pour une meilleure expérience client et collaborateur. Partagez l’information facilement, rapidement et en toute sécurité.
Cet aspect collaboratif de votre GED expert-comptable doit également vous permettre d’uniformiser et d’accélérer le traitement des documents tels que les workflows de gestion de tâches ou de validation. Fini les retards dus aux documents qui attendent sur le bureau d’un collaborateur ou dans sa boîte mail ! Le traitement des workflows numériques vous permet de garantir le respect des processus, de tracer l’intégralité des actions réalisées, de travailler avec certitude sur la bonne version du document, de consulter facilement l’historique de traitement du document. À la clé pour vos équipes : l’accélération des tâches à accomplir et un meilleur confort de travail.
Une GED dotée d’une solution d’archivage électronique
Votre GED expert-comptable doit proposer un archivage adapté aux différents usages et contraintes réglementaires. Les archives doivent être facilement consultables depuis votre GED. Et l’archivage à valeur probatoire est réalisé dans un coffre-fort numérique associé à la GED.
En garantissant le respect des durées légales de conservation, l’authenticité, l’intégrité et la pérennité des documents et en gérant les habilitations d’accès, vous gagnez en confiance numérique aux yeux de vos clients.
Une GED polymorphe et personnalisable
La GED prend un caractère polymorphe quand elle peut être paramétrée aux usages et processus métiers de ses utilisateurs. Dans un cabinet d’expertise comptable, elle est majoritairement organisée par dossier client et par métier (comptable, RH, …) au bénéfice de ses utilisateurs qui collaborent facilement.
La personnalisation de la GED à l’identité du cabinet comptable est également un atout pour véhiculer l’image de marque auprès des collaborateurs et des clients.
GED expert-comptable : cas d’usage
Le bulletin de paie
Lorsque vous éditez vos bulletins de paie depuis votre logiciel métier, ceux-ci sont automatiquement collectés par votre GED pour être diffusés à votre client pour validation. Une fois validés, ils sont envoyés simultanément dans le coffre-fort entreprise de votre client et dans les coffres-forts individuels de ses salariés.
La facture
Votre GED expert-comptable centralise la collecte des factures quelle qu’en soit la source. L’extraction des écritures comptables permet le traitement des factures dans vos logiciels métier et leur indexation pour classement automatique dans la plateforme.
La signature électronique
Votre GED expert-comptable doit sécuriser les échanges de documents pour signature au travers d’un parapheur. Une bonne solution permet la signature cachet serveur ou la signature personne physique. Les documents signés sont classés automatiquement dans la plateforme et/ou archivés en coffre-fort électronique.