GED administratif et finance : la solution pour gérer les dossiers fournisseurs et clients
La gestion manuelle des contrats et factures des fournisseurs et clients est un processus extrêmement chronophage, notamment lorsqu’il faut centraliser des données réparties entre de nombreux services. La dématérialisation de ce processus représente donc un enjeu stratégique pour les services financiers et comptables souhaitant automatiser, centraliser et sécuriser cette gestion, via une solution de GED dédiée à leur métier.
Pourquoi mettre en place une GED dédiée au service administratif et financier ?
Il est tout à fait possible de mettre en place plusieurs GED dans une entreprise pour concevoir des espaces sur mesure, selon les enjeux et besoins de chaque service. Une GED dédiée aux services administratifs et financiers permet de centraliser la gestion des factures électroniques d’achats et des contrats fournisseurs, ce qui représente un important volume de documents. Elle va permettre de collecter l’ensemble des documents issus de flux multicanaux, tels que des web facturier, portails de dépôt fournisseurs, emails ou encore serveurs FTP. Le traitement et le classement automatique des documents permettent de faciliter le suivi des contrats et la conservation des factures, avec la possibilité, pour l’un comme pour l’autre, d’associer des dates d’échéances ou de révision.
Gagnez du temps au quotidien
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Une seule plateforme pour un classement simplifié des dossiers
Quels que soient le type et la provenance des documents, ils seront tous centralisés et automatiquement classés selon vos règles de gestion, pour en faciliter l’accès mais aussi le traitement et le suivi.
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Un moteur de recherche et des tableaux de bord efficaces
L’accessibilité et le suivi des contrats sont de véritables enjeux pour les experts-comptables, CAC et DAF. Grâce au tableau de bord de votre GED, vous suivez de manière intuitive les échéances comme l’arrivée de nouveaux documents. Vous gardez ainsi de la visibilité sur les informations contractuelles de l’entreprise et avez l’assurance de respecter les délais de traitement de vos documents.
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Une facilité pour partager les documents
Le processus de numérisation, d’indexation et d’archivage des documents est organisé selon votre workflow et vos règles métier. Vous mettez fin à la gestion papier et partagez facilement les documents, sans les disperser ou les multiplier. L’ajout de règles de consultation vous permet, en plus, de garantir la sécurité et la confidentialité des données.
Les avantages d’une GED pour votre direction administrative et financière
Point unique de stockage de l’information
L’une des problématiques inhérentes à la gestion des documents financiers et comptables est la centralisation de flux multicanaux et multiformats. La mise en place d’une GED dédiée aux services administratifs et financiers permet d’automatiser la centralisation de toutes ces données et documents en un seul emplacement. Cette organisation permet de lutter contre les silos d’informations et ainsi de réduire le risque de duplication, de perte ou de désorganisation des fichiers.
Améliorer la productivité collective de vos équipes
La gestion électronique des données permet de mettre en place des processus favorisant la collaboration entre les services achats et la direction financière. Elle s’intègre dans une démarche de conduite du changement et vise à simplifier le quotidien de toutes les parties prenantes. La simplification du processus de dépôt et de consultation des documents permet de responsabiliser les collaborateurs pour, in fine, accélérer et optimiser le traitement des données, et notamment des factures.
Piste d’audit et suivi de vos documents
La GED offre une traçabilité complète des documents, assurant ainsi une piste d’audit détaillée pour chaque fichier manipulé. Chaque modification, chaque consultation et chaque action effectuée sur les documents est enregistrée, permettant de suivre l’évolution et l’historique des fichiers.
Le suivi précis des interactions, la possibilité de mettre en place un archivage à valeur probatoire et de gérer les durées de contrat et durées légales de conservation permet aux directions financières et administratives d’assurer la sécurité et l’intégrité des données, tout en respectant les normes et les réglementations en vigueur.
Pourquoi choisir notre solution de GED pour votre service ?
Une approche métier par dossier, conforme à la représentation des DAF
Notre solution de GED est spécifiquement conçue pour répondre aux besoins métier des directeurs administratifs et financiers (DAF). Elle propose une approche par dossier conforme à la structuration habituelle des processus et des données dans les départements financiers.
Cette approche métier par dossier permet une organisation logique des documents en fonction des besoins spécifiques des DAF. La navigation et l’accès aux informations sont simplifiés pour fluidifier les processus de validation et réduire les délais de traitement.
Facilité d’intégration avec les ERP
Votre GED s’intègre avec n’importe quel outil métier de gestion des factures et fournisseurs (ERP, SiRH, etc.). Vous êtes accompagné pour que toutes les équipes parviennent à se familiariser avec ce nouvel outil et puissent pleinement l’utiliser. Les mises à jour régulières de notre solution lui permettent d’évoluer au même rythme que les nouveaux outils ou nouvelles fonctionnalités du marché, notamment les logiciels métier. Votre GED reste donc opérationnelle en évoluant avec votre entreprise, pour rester adaptée à vos besoins et usages.
Une GED, mais pas que ! Everial propose des services annexes pour toute votre gestion
Everial vous accompagne pour optimiser l’ensemble de votre processus de gestion documentaire. Nos équipes Conseil vous aident à faire le point sur les besoins de votre entreprise et analysent les spécificités de votre organisation pour répondre de manière personnalisée à vos besoins, avec des solutions de traitement et de vérification documentaire pour votre parcours client mais aussi avec des solutions de dématérialisation des courriers et flux entrants dotées d’un système de capture intelligente pour améliorer vos délais de traitement.