Comment choisir son logiciel GED ?
La digitalisation des processus de l’entreprise est devenue incontournable pour rester compétitif. Créer un véritable hub documentaire au sein de son entreprise peut pourtant s’avérer complexe et relever du challenge face à une multitude de solutions existantes. Comment choisir la bonne solution de GED ? Quelles fonctionnalités et spécificités sont indispensables ? Comment s’assurer de sa facilité de prise en main et de sa compatibilité ? Tour d’horizon des étapes importantes pour bien choisir son logiciel GED.
Définir le besoin de l’entreprise : que doit faire votre logiciel GED
Déterminer le volume de documents à stocker
Le premier défi à relever lors de l’installation d’une solution GED est de rassembler tous les documents et toutes les données de l’entreprise (factures, devis, contrats, planning, etc.). On parle de reprise du fonds documentaire. On se rend ainsi compte de la quantité de documents à stocker. C’est une fois ce volume établi que l’installation et la configuration du logiciel de GED peuvent démarrer.
Lister les fonctionnalités indispensables
Il est essentiel de faire le point en amont sur les besoins de l’organisation pour une solution et un accompagnement sur mesure. Chaque processus métier nécessite différents paramètres, chaque collaborateur a ses propres problématiques, d’où l’importance de faire le point sur les fonctionnalités souhaitées pour établir les règles de gestion adaptées. Il peut s’agir de règles concernant l’indexation, la recherche ou encore la durée de conservation des documents. La question de la sécurité des documents est aussi primordiale. La GED doit donner des garanties quant à la protection des informations les plus sensibles et permettre de gérer les règles d’accès à certaines données.
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À chaque métier ses processus : trouver le logiciel GED adapté
- Pour que la solution GED facilite et fluidifie le workflow des collaborateurs et, in fine, améliore la productivité de l’entreprise, le logiciel de GED doit être personnalisable selon votre organisation et vos processus métier.
- Pour les métiers des ressources humaines par exemple, un grand volume de documents plus ou moins sensibles est traité chaque jour. Du recrutement à l’offboarding d’un salarié, la GED permet d’accompagner le parcours de celui-ci, de faciliter l’échange de documents (contrat, fiches de paie, etc.), de suivre leur statut et de les stocker, le tout de façon automatisée et sécurisée.
- Du côté des services administratifs et financiers, une GED dédiée aux besoins de ces métiers permet de collecter et de centraliser un important volume de documents. Cet outil permet aussi de gérer les factures électroniques, les contrats fournisseurs et d’automatiser certaines tâches, ce qui contribue à éviter les erreurs administratives.
- La GED facilite également les métiers du commerce. Tout le processus, de la réception des appels d’offres au suivi des réponses, est automatisé. La gestion des documents et du suivi des contrats clients est optimisée et sécurisée grâce au suivi du statut et à la traçabilité des documents (contrats, devis, commandes, bons de livraison, etc.).
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Intégration dans l’existant : s’assurer de la compatibilité de la solution avec la base actuelle
Pour que la solution GED puisse être intégrée et fonctionner de manière optimale, il faut d’abord s’assurer que celle-ci est compatible avec les autres outils de l’entreprise comme les logiciels ou systèmes d’exploitation en place.
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Intégrer la solution GED dans l’environnement informatique
En fonction de la politique interne de l’entreprise, l’hébergement de la GED peut se déployer soit en SaaS (Software as a Service), c’est-à-dire accessible depuis n’importe où sur un navigateur, soit On-Premise, autrement dit, depuis les serveurs de l’entreprise uniquement.
Le choix est propre à chaque organisation, selon la politique de protection et de conservation des documents et selon le budget dédié.
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Ergonomie et facilité d’utilisation : privilégier un logiciel GED facile à installer et à utiliser
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Privilégier les solutions intuitives
Il y a un autre défi que doit relever la GED : être facilement et rapidement adoptée par les utilisateurs. Pour cela, elle doit être intuitive, proposer des fonctionnalités simples d’utilisation et apporter une plus-value dans le quotidien des collaborateurs, notamment en termes de gain de temps et de productivité.
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Un logiciel simple d’utilisation
La solution de GED n’est efficace que si son interface et ses fonctionnalités proposent une prise en main fluide. C’est le cas avec la fonction recherche par exemple. Celle-ci, adaptée au besoin métier, s’effectue soit par mot-clé, soit par métadonnée (titre du document, date de création, format du fichier, etc.) et permet donc de retrouver tout document ou toute information facilement et rapidement.
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Formation des utilisateurs
L’installation de nouveaux outils comme une GED suppose un bouleversement des habitudes de travail. Pour que tous les utilisateurs adhèrent pleinement à cette nouvelle manière de travailler et à la solution GED, il est préférable de mettre en place une stratégie d’accompagnement au changement. Cet accompagnement se fait, d’une part, en amont du déploiement pour déterminer les besoins et structurer la GED de la façon la plus optimale, et d’autre part, auprès des collaborateurs, sous forme de formation, pour que la solution soit ensuite exploitée à son plein potentiel.
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Penser à l’avenir : opter pour une solution GED évolutive
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- Comme dans toute organisation, les métiers évoluent et leurs besoins aussi. Il est donc important de choisir une solution GED capable d’évoluer dans le temps et de s’adapter à ces changements. Cette adaptation se traduit par des mises à jour régulières. Cela peut aussi être l’ajout de connecteurs vers des outils métiers externes ou des SAE.
Une GED évolutive prend également en compte les changements dans le workflow des salariés et dans les processus métiers. Certains changements sont parfois apportés par de nouvelles lois comme c’est le cas des nouvelles règles de facturation électronique qui imposent un processus spécifique pour le traitement des factures.
La solution peut aussi évoluer en elle-même pour s’adapter à un nouveau volume de stockage, à un nouveau logiciel métier ou encore un système d’information (SI) qui se transforme. C’est cette capacité d’évolutivité qui garantit la durée dans le temps de la GED.
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Enoxa vous accompagne dans la digitalisation de votre entreprise
La solution Enoxa d’Everial est une GED intuitive et collaborative. Elle permet de centraliser, d’optimiser et de partager le flux documentaire, à la fois multicanal et multiformat, qui transite dans votre entreprise. Également évolutive et personnalisable, la GED Enoxa s’adapte aux besoins métiers et leurs évolutions.
Enoxa est aussi un espace collaboratif. La solution vous permet de créer un écosystème en interne, mais également avec vos clients, vos fournisseurs et vos partenaires pour toujours plus de fluidité et d’efficacité dans les échanges.
Enfin, qu’une ou plusieurs GED soient implémentées, votre organisation et vos collaborateurs sont soutenus et accompagnés d’un bout à l’autre du déploiement, et ce afin de vous assurer la pleine adhésion des équipes et une utilisation optimale de toutes les fonctionnalités.
Le choix d’une solution de GED est un enjeu important et essentiel pour atteindre vos objectifs et garantir la réussite de votre transition digitale.