Numérisation fidèle, copie fiable, valeur probante : on vous explique tout
La dématérialisation des données est aujourd’hui incontournable pour les organisations, petites et grandes, qui souhaitent rester compétitives. Et bien que la numérisation des documents soit aujourd’hui facilitée, les entreprises se retrouvent confrontées à gérer une infinité de flux documentaires, à la fois papier et numériques, pour lesquels les règles à appliquer (conservation, accès, vérifications) ne sont pas toutes les mêmes. Il est alors difficile de s’y retrouver face à toutes les options possibles. Comment faire les bons choix ? Quelles différences entre numérisation fidèle, copie fidèle et copie fiable ? Qu’est-ce qu’un archivage à valeur probante ? Notre éclairage.
Comprendre les fondements de la numérisation fidèle, de la copie fiable et de la valeur probante
La numérisation fidèle : définition et enjeux
La numérisation fidèle est un procédé de numérisation qui génère une copie numérique fidèle d’un document papier. Autrement dit, elle permet d’obtenir une reproduction à l’identique, tant sur le fond que sur la forme, du document original lui conférant la même valeur juridique. C’est la première étape vers la copie fiable.
La copie fiable : une garantie d’intégrité
On parle de copie dite “fiable” dès l’instant où la copie fidèle du document papier est versée dans un système d’archivage électronique (SAE) qui répond aux exigences de la norme NF Z42-013.
C’est cette étape qui garantit à la copie numérique sa valeur probante dans le temps et la rend fiable. Elle ne peut pas être altérée, ni sur son contenu ni sur sa forme, et conserve avec elle les éléments de preuve de son intégrité et de son authenticité.
La valeur probante : assurance de la validité juridique
La valeur probante d’un document renvoie à la justification, ou la preuve, de la légitimité de celui-ci. Un document à valeur probante est donc reconnu comme valide du point de vue juridique.
L’archivage à valeur probante rassemble quant à lui tous les procédés de stockage et de restitution des données, tout en garantissant leur intégrité et leur inaltérabilité. Le document numérique issu de la numérisation fidèle archivé a donc la même valeur légale que le document papier original.
Les différents types de copies et leur importance dans l’archivage
La copie numérique et sa relation avec la valeur probante
Le procédé de copie numérique standard revient à une simple transformation d’un document papier en un document numérique. Cette opération permet d’emblée d’alimenter un système de gestion électronique des documents (une GED) et d’optimiser les échanges d’information au sein de l’organisation.
Mais attention, à quelques conditions près, la copie numérique standard seule ne suffit pas en cas de litige ou de contrôle, il faudra aussi pouvoir présenter les originaux papier, qui doivent donc être conservés.
La copie fidèle d’un original et son rôle dans l’archivage à valeur probante
L’enjeu principal de la copie fidèle ? Concilier le respect des obligations légales avec la productivité engendrée par la transition digitale de l’entreprise.
La copie fidèle apporte plusieurs bénéfices dans l’archivage à valeur probante :
- Pour la productivité : elle participe à la transition zéro papier et facilite les processus d’archivage (classement, automatisation, recherche, consultation, etc.).
- Pour la sécurité juridique : elle limite les risques de perte d’un document, elle respecte les obligations de conformité légale et réglementaire et simplifie les opérations de contrôle car il est plus rapide de retrouver la copie dans le système d’archivage électronique.
Enfin, la copie fidèle est la première étape pour obtenir une copie fiable, qui garantit sa valeur probante. Pour constituer des preuves de sa fidélité, la copie fidèle fait l’objet d’un horodatage qualifié, d’une empreinte et d’un scellement.
La copie fiable et son impact sur l’archivage à valeur probante
Ultime étape de la transformation d’un document papier en copie numérique de même valeur, la copie fiable, en plus des spécificités de la copie fidèle, garantit au document sa valeur probante de manière inaltérable et doit répondre à des critères de traçabilité, de pérennité et d’intégrité.
Contrairement à la copie numérique standard, elle peut dispenser l’entreprise de conserver les documents originaux et permettre une approche zéro papier.
Archivage électronique à valeur probante : normes et bonnes pratiques
Seule méthode de conservation des documents et de leur valeur juridique, l’archivage électronique à valeur probante garantit l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité dans le temps des documents archivés. Il désigne aussi les mesures techniques et organisationnelles qui permettent de stocker et restituer les données numérisées.
La valeur probante d’un document numérique est déterminée par plusieurs textes juridiques et une réglementation stricte qui imposent la numérisation et la conservation des documents selon des procédés normés et pour des durées variables, selon le type de document (comptable, fiscal, médical, etc.).
Perspectives et recommandations
Étapes à suivre pour une numérisation fidèle réussie
Un document simplement scanné et sauvegardé sur un ordinateur ou un disque dur n’a aucune valeur légale. Pour cela, il doit faire l’objet d’un procédé de numérisation spécifique et encadré, défini très précisément par la norme NF Z42-026.
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Étape 1 : qualifier la chaîne de numérisation
Cette première phase va permettre à l’opérateur d’analyser la fidélité de la copie. Il effectue des tests et soumet des documents difficiles à numériser (petits caractères, photos…) aux paramètres de la chaîne de numérisation pour ensuite la calibrer le plus précisément possible.
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Étape 2 : signer une convention de numérisation
La convention de numérisation est un document qui lie l’opérateur et le donneur d’ordre (l’entreprise). Elle valide les actions à mener entre les parties prenantes. Elle acte le processus global de numérisation fidèle, inscrit les modalités de la prestation et les responsabilités, et enfin, encadre les logiques de traçabilité et de contrôle.
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Étape 3 : qualifier les documents à numériser
Le donneur d’ordre adresse à l’opérateur un échantillon de documents à numériser. Il procède ensuite à un contrôle de chaque page pour vérifier la lisibilité et la fidélité de la copie numérique par rapport à l’original papier. Si la conformité est avérée, un procès-verbal de conformité est établi et la production peut être lancée.
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Étape 4 : produire les livrables
Chaque document numérisé porte une empreinte numérique horodatée et apposée par l’opérateur pour sceller la production. Une attestation est ensuite remise au donneur d’ordre, qui détaille l’ensemble des livrables et les journaux de traitement.
Bonnes pratiques pour un archivage électronique à valeur probante
- Gestion des formats : mettez en place un système de migration des formats de fichiers. Cela permettra une lisibilité des données et la pérennité des documents dans la durée, peu importe les évolutions technologiques.
- Contrôle d’accès : limitez l’accès aux documents aux seules personnes autorisées et enregistrez toutes les activités liées à l’accès et à la modification des documents. Chaque action sera enregistrée et conservée dans le journal de l’archive.
- Auditabilité : assurez-vous que le système d’archivage électronique permet de suivre et d’auditer toutes les actions effectuées sur les documents, garantissant ainsi leur intégrité et leur authenticité.
- Conformité aux normes : respectez les normes et les réglementations en vigueur concernant l’archivage électronique, telles que la NF Z42-013 ou le règlement eIDAS dans l’Union européenne qui inclura prochainement dans sa nouvelle version les services d’archivage qualifiés.
Copie fidèle, copie fiable, archivage légal à valeur probante… vous y voyez désormais plus clair. Si vous souhaitez entamer un projet de numérisation fidèle, déployer une solution de GED ou un SAE, choisissez un opérateur spécialisé comme Everial pour une mise en œuvre sécurisée et maîtrisée sur le long terme.