Numérisation fidèle
Stratégie zéro papier, plus grande traçabilité, valeur probante des copies fidèles et copies fiables, destruction des documents physiques, … La numérisation fidèle permet de répondre à différents objectifs de la dématérialisation.
Ce ne sont pas des projets complexes, même s’ils demandent d’être bien accompagné pour les mener à bien et de respecter les exigences de la norme NF Z42-026 dans leurs processus.
Pour cela, Everial est titulaire de la certification AFNOR NF544 qui garantit le respect des exigences de la norme pour ses services de numérisation fidèle.
L’offre de service de numérisation fidèle par Everial
Everial intègre la numérisation fidèle comme un savoir-faire qui vient compléter son offre globale de dématérialisation.
Nous faisons valoir notre devoir de conseil afin de permettre à nos clients de s’orienter vers la numérisation fidèle quand cela est nécessaire et rentable pour leurs entreprises.
Everial propose ainsi un ensemble de services et logiciels pour répondre aux besoins de copies fidèles et/ou copies fiables, modulable aux besoins et à l’environnement du client.
La force de notre offre réside dans :
- Le conseil et l’expertise que nous apportons pour aider nos clients à optimiser et conduire leur projet de dématérialisation dans un objectif de ROI tant opérationnel que financier
- Notre offre modulable de services et logiciels qui s’étend de la copie fidèle à la copie fiable selon les besoins du client : transport des documents, numérisation, GED, SAE, interopérabilité avec ses systèmes, … jusqu’à l’archivage physique ou la destruction
- La conformité de notre plateforme de dématérialisation certifiée NF 544 et de notre SAE dont l’espace d’archivage probatoire est certifié NF461.
Qu’est-ce que la numérisation fidèle ?
La numérisation fidèle permet de générer des copies fidèles à l’original, c’est-à-dire qu’un document numérisé selon ce processus est reconnu au même niveau que l’original sur support papier.
Ces copies fidèles peuvent ainsi être présentées comme éléments de preuve.
Afin de préserver la valeur probante des copies fidèles dans le temps (intégrité, pérennité, …), elles doivent être conservées dans un Système d’Archivage Electronique (SAE) pour en faire une copie fiable.
La réalisation de copies fiables permet la destruction des originaux papier.
Les prestations de numérisation fidèle sont définies et spécifiées dans la norme NF Z42-026. Les SAE à vocation probatoire doivent répondre aux exigences de la norme NF Z42-013.
Pourquoi utiliser la numérisation fidèle ?
Voici des exemples dans lesquels la numérisation fidèle, avec ou sans copie fiable, peut répondre au besoin :
- Détruire les documents physiques avant la fin de période de conservation pour gagner de la place ou dans le cadre d’un déménagement vers de nouveaux espaces de travail zéro papier.
- Réaliser des gains économiques et opérationnels sur l’archivage : traitement, stockage, rapidité de recherche, accès à distance, disponibilité immédiate d’une copie fidèle recevable en cas de litige, etc.
- Gérer le risque et sécuriser la pérennité d’une archive physique en disposant d’une copie numérique avec la même valeur légale (sans destruction de l’orignal)
- Permettre une approche full digital des processus d’archivage (non hybride) et en retirer tous les bénéfices : uniformisation et meilleure traçabilité des processus, pérennité de l’information digitale conservée en SAE, garantir la durée de conservation et la suppression des données personnelles imposées par le RGPD, etc.
- Dématérialiser les courriers entrants et ne conserver que des copies fiables avec des durées de conservation maîtrisées et limitées à leur usage (cf. RGPD), détruire immédiatement les originaux papiers.
Que garantissent la norme NF Z42-026 et la certification NF544 ?
La norme NF Z42-026 définit et spécifie les prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et le contrôle de ces prestations.
Everial est certifié NF544 par l’AFNOR, ce qui garantit le respect des exigences de la norme NF Z42-026 pour ses prestations de numérisation fidèle.
Les caractéristiques certifiées essentielles sont les suivantes :
– Qualification de la prestation de numérisation,
– Qualification de l’opérateur de numérisation,
– Qualification et paramétrage de la chaîne de numérisation,
– Processus de numérisation,
– Intégrité, traçabilité, et portabilité des éléments de preuve.
Les avantages de la numérisation fidèle avec Everial
- La sérénité de mener à bien un projet de numérisation fidèle de bout en bout dans les règles de l’art, et adapté à votre organisation et vos enjeux
- Des économies en ne dématérialisant que ce qui doit l’être et en n’utilisant que les outils nécessaires
- La maîtrise du risque grâce à la conformité des processus de numérisation fidèle et des solutions numériques déployés
- Le choix éclairé du sort des documents physiques entre conservation sécurisée ou destruction