Norme NF Z42-026 et certification NF544 : aperçu de la norme régissant la numérisation fidèle
La numérisation fidèle est un processus de numérisation tracé et contrôlé garantissant la reproduction à l’identique du document papier. La numérisation fidèle est encadrée par une norme AFNOR, la NF Z42-026 et son référentiel de certification NF544. On vous explique ici leur rôle et leur importance.
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Introduction à la numérisation fiable
L’article 1379 du Code Civil introduit la notion de copie fiable : « est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps ».
On retrouve dans le décret du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies les conditions de réalisation des copies fiables fixées par décret en Conseil d’État.
La première étape de création de cette copie fiable est d’utiliser un procédé de numérisation permettant une reproduction à l’identique de la forme et du contenu du document papier, c’est-à-dire une copie fidèle. L’objectif est d’en créer une copie électronique conforme.
À cette copie électronique doivent ensuite être associées des informations permettant d’identifier la copie : le contexte de numérisation, la date de création de la copie, une empreinte électronique unique, etc. La qualité du procédé de numérisation fidèle doit être établie par des tests sur des documents similaires à ceux reproduits et vérifiée par des contrôles.
La copie électronique fidèle est ensuite conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu. C’est cette deuxième étape qui permet de passer de la copie fidèle à la copie fiable.
La conservation dans un Système d’Archivage Électronique (SAE) permet de répondre à ces exigences de garantie de l’intégrité dans le temps. Les SAE répondent aux exigences de la norme NF Z42-013 et leur certification aux règles de la certification NF461.
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La norme NF Z42-026
Revenons à notre norme NF Z42-026 qui spécifie comment générer des copies fidèles. Cette norme couvre le cadre des prestations externalisées. Elle peut aussi être utilisée pour mettre en place les meilleures pratiques dans un cadre interne.
Elle apporte des précisions sur les modalités permettant de s’assurer d’une manière raisonnable de la fidélité de la copie numérique et de disposer des informations nécessaires à l’identification de la copie permettant ainsi de répondre aux textes règlementaires.
Le respect des spécifications et recommandations de cette norme peut constituer un prérequis à l’appui duquel pourrait être envisagée la destruction des documents papier, sous réserve du respect du cadre réglementaire.
Quels sont les documents concernés ?
La numérisation fidèle concerne tous documents d’activité de l’organisation : dossiers (clients, patients, agents, salariés, etc.), documents comptables et financiers, administratifs et commerciaux, juridiques et réglementaires, scientifiques et techniques, etc.
Retenez toutefois que les documents patrimoniaux sont exclus du périmètre de cette norme.
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La certification NF544
La certification NF544, de son nom complet certification NF Service Prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier, garantit quant à elle le respect des exigences de la norme NF Z42-026 par les organisations se faisant certifier.
Délivrée par l’AFNOR, elle garantit la qualité et la conformité à la norme des services de numérisation fidèle mis en place. C’est un gage de confiance.
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Le processus de numérisation fidèle
La numérisation fidèle des documents répond à des étapes et des exigences précises :
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Préparation des documents
Les documents qui vont être numérisés sont au préalable sélectionnés pour évaluer leur état de conservation. L’opérateur les manipule avec précaution pour ne pas les altérer et les prépare ensuite selon les exigences de numérisation.
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Numérisation des documents
C’est lors de cette étape que les paramètres de numérisation tels que la résolution, le format de fichier et la colorimétrie, sont paramétrés pour obtenir des images fidèles et de haute qualité.
Précédemment à toute production, des tests sont effectués. Les premiers tests pour les opérateurs de numérisation concernent les capacités de la chaine de numérisation permettant de s’assurer que la chaine est maintenue au niveau de qualité souhaité. Ensuite les tests de qualification avec des documents représentatifs et similaires aux documents papier à numériser permettent de s’assurer que les résultats de la chaine de numérisation sont bien conformes à ce qui est attendu.
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Contrôle qualité
La numérisation fidèle exige des contrôles qualitatifs et quantitatifs. La vérification systématique du résultat, de la fidélité du document au document numérisé, permet de détecter d’éventuels erreurs ou défauts et d’inspecter la netteté, la couleur et l’alignement du contenu. Les contrôles quantitatifs permettent de s’assurer que tout ce qui a été numérisé est bien mis à disposition pour être intégré dans le système cible.
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Indexation et métadonnées
Des métadonnées techniques (date de numérisation, format du fichier, empreinte numérique unique, etc.) sont générées et attribuées aux fichiers numérisés pour assurer leur traçabilité. Des métadonnées métier sont associées pour assurer leur identification et faciliter leur recherche ultérieure.
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Conservation
Une fois le document numérisé, il est fortement conseillé de verser la copie dans un SAE certifié permettant de garantir qu’aucune modification n’a été apportée aux objets numériques qu’il conserve. L’objectif d’un SAE est d’assurer la disponibilité, l’intégrité, la confidentialité et la traçabilité des archives électroniques et de pouvoir les démontrer durant leur durée de conservation. La pérennité de l’information est assurée dans le temps. Une politique d’archivage est indispensable pour décrire le processus et doit être conservée.
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Documentation et preuves
Une convention de numérisation décrivant le processus de numérisation mis en œuvre, incluant le descriptif des documents, le niveau de contrôle mis en place et les responsabilités de chaque acteur (du service qui souhaite numériser et du service qui numérise), est indispensable. Ce document fait partie des éléments de preuve à fournir en cas de litige. Les attestations de numérisation permettent de retrouver l’ensemble des éléments de traçabilité nécessaires à la démonstration de la conformité des traitements mis en œuvre pour assurer la fidélité du document numérique par rapport au document d’origine. Un rapport de contrôle est aussi émis, récapitulant les contrôles et leurs résultats. L’ensemble de ces éléments doivent être conservés dans les mêmes conditions et autant de temps que les copies produites afin d’être utilisables en cas de litige.
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Quelle différence entre numérisation standard versus numérisation fidèle ?
La numérisation standard, même si elle aide à la dématérialisation et à l’accessibilité des documents, ne peut garantir le statut de copie fidèle des données numérisées. C’est la numérisation fidèle, prise en charge par un opérateur spécialisé, qui vient apporter cette garantie de conformité. Cela passe par une reproduction à l’identique de l’original papier, selon des processus encadrés par la norme NF Z42-026, première étape pour atteindre une copie fiable. Une fois cet élément archivé dans des conditions propres à assurer leur intégrité et leur pérennité, l’organisation peut décider de le détruire avant la fin de sa durée de conservation règlementaire. Il est donc important de procéder à une analyse de risque et de vérifier les dispositions règlementaires spécifiques au document traité.
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Validité juridique des copies fiables
Les tests, la traçabilité, les contrôles et la documentation sont les éléments de preuve qui sont la base de la démonstration en justice. Choisir des prestataires de numérisation certifiés NF544 et d’archivage électronique certifiés NF461 est un critère de confiance important. Le certificat fait partie intégrante de ces éléments de preuve. Les certifications en vigueur aident à la démonstration :
- de la traçabilité et de la fiabilité des processus de numérisation,
- de la possibilité de démontrer qu’une éventuelle altération de la copie est détectable grâce à la signature ou l’empreinte électronique,
- de l’utilisation d’une source de temps fiable grâce à l’horodatage des évènements,
- de la capacité à prouver l’authenticité de l’origine,
- de la conformité du processus mis en œuvre par la documentation.
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Numérisation fidèle : avantages et bonnes pratiques
Préservation du patrimoine documentaire
La copie fiable peut être utilisée pour atteindre différents objectifs :
- gain de place, affranchissement de l’archivage papier,
- mise en place de processus 100 % dématérialisés, zéro-papier,
- gestion du risque en disposant, en plus de l’archivage papier, d’une copie numérique ayant la même valeur probante que le document papier.
Réduction des coûts de stockage et de gestion
En remplaçant les documents papier par des copies numériques fiables, les organisations réalisent des économies substantielles en termes d’espace de stockage, de maintenance et de recherche documentaire.