Gestion Électronique des Documents : de quoi parle-t-on ?
Avec l’augmentation de flux documentaires à la fois multicanaux et multiformat dans les entreprises, , à la fois pour la compétitivité des organisations et pour une meilleure productivité des collaborateurs. La GED, Gestion Électronique des Documents, est la solution qui répond et s’adapte aux besoins des entreprises qui souhaitent centraliser, faciliter et accélérer l’accès à l’information, tout en assurant sa traçabilité et le partage collaboratif. En plus d’unifier le processus de gestion documentaire en l’appliquant autant aux documents à numériser qu’à ceux nativement au format digital, la GED contribue à la fluidification des échanges entre les collaborateurs et à l’optimisation de l’expérience clients et fournisseurs.
Qu’est-ce qu’une GED ?
La Gestion Électronique des Documents est une solution logicielle pour la gestion et l’exploitation de l’ensemble des documents, papier et électroniques, d’une entreprise. Il peut s’agir d’e-mails, de courriers, de documents type Word ou Excel et de tous les documents et outils propres à chaque processus métier, comme pour les ressources humaines ou la comptabilité.
Quel est le principe de la Gestion Électronique des Documents (GED) ?
Grâce à la GED, il est possible de des documents et des informations de manière automatisée. La GED centralise des documents “vivants” et des archives courantes, autrement dit des d. Grâce à cette centralisation de la gestion de tous les documents, la gouvernance de l’information que constitue leur accès, leur diffusion, leur partage et leur archivage est optimisée.
- Acquisition des documents
Peu importe le format du fichier, tout est collecté et classé immédiatement dans la GED :
Les documents numériques sont collectés via e-mail ou directement depuis les solutions métiers.
Les documents papier, numérisés et traités grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR) et des processus de reconnaissance utilisant des technologies d’intelligence artificielle pour extraire les données et archiver une version numérisée des documents reçus.
- Indexation, le classement des documents
Après avoir été intégrés dans les applications de GED, les documents sont classés, référencés et indexés pour que les recherches futures soient les plus efficaces possible. L’indexation peut se faire de deux manières non exclusives :
Par mots-clés : les termes les plus utilisés ou qui reviennent le plus dans le contenu du document.
Par métadonnées : titre du document, date de création ou catégorie, format du fichier ou résolution, sujet du document, etc.
Le processus de classement et d’indexation est personnalisable et s’adapte aux besoins métiers et aux besoins utilisateurs.
- Stockage des documents et informations
La GED s’adapte aux besoins de chaque entreprise, notamment en termes de stockage des documents. La durée de conservation ou la hiérarchisation des informations par exemple sont établies en amont afin de garantir un accès facile et rapide aux fichiers. Les documents stockés sont des documents chauds, vivants et que l’on peut modifier, selon les droits appliqués, tout au long de leur vie. La GED permet donc de gérer au même endroit des documents courants et des archives (généralement courantes). Dans un SAE, on peut gérer toutes les archives (courante, intermédiaire et définitive) mais pas les documents courants. Il ne faut donc pas confondre la GED avec le SAE, Système d’Archivage Electronique
- Diffusion des documents
La gouvernance de l’information est définie selon les règles métier de l’entreprise et implémentée en conséquence dans la GED. On paramètre ainsi les règles de confidentialité de l’information, les fonctionnalités de partage et de diffusion totale ou partielle des documents, ainsi que les règles de création, modification, d’archivage et suppression de tous les contenus gérés dans la GED. Celle-ci propose en outre des interfaces variées d’interaction pour les utilisateurs, par navigateur web, par une application Windows, via une application Teams ou encore via une application mobile.
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Quels sont les avantages d’une GED ?
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Accès rapide et centralisé aux documents
La gestion centralisée des documents permet de stockée dans le système de GED. Contrairement aux documents papier, les fichiers digitalisés sont localisés et exploitables immédiatement, de n’importe où et à tout moment . Grâce à l’indexation préalable des documents et à la mise à disposition de tableaux de bord métier, les tâches de recherche et de supervision, habituellement chronophages, deviennent une activité efficace contribuant à la productivité individuelle et collective de votre structure.
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Protection des documents et sécurisation des informations
Le fait de retrouver tous les documents dans un seul et même système permet d’en sécuriser les données. Plus de risque de pertes, ces dernières sont facilement traçables et leur accès est contrôlé, en fonction du collaborateur, du type de document, de son emplacement, etc.
La solution GED permet de mettre en place des règles d’accès aux documents. Grâce à ces règles, il est possible de définir quel collaborateur peut accéder à un document, s’il peut le modifier et dans quelle mesure. Les documents confidentiels, par exemple, sont ainsi conservés en toute sécurité.
Des réglementations s’appliquent aux documents et aux données conservés par la GED. Pour garantir votre mise en conformité avec ces réglementations, les outils et les fonctions de gestion des documents sont conçus selon les spécificités et les besoins de l’organisation. Il est par exemple possible de programmer automatiquement la mise à jour d’un document en fin de validité ou bien de prévoir sa suppression afin de respecter la durée légale de conservation de ce dernier.
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Mise en conformité facilitée grâce à des outils de gestion des documents et données conçus spécifiquement (normes en vigueur).
Des réglementations s’appliquent aux documents et aux données conservés par la GED. Pour garantir votre mise en conformité avec ces réglementations, les outils et les fonctions de gestion des documents sont conçus selon les spécificités et les besoins de l’organisation. Il est par exemple possible de programmer automatiquement la mise à jour d’un document en fin de validité ou bien de prévoir sa suppression afin de respecter la durée légale de conservation de ce dernier.
Pourquoi mettre en place une GED ?
- Réduction des coûts
Déployer une GED au sein de son organisation permet de réaliser des économies non négligeables. Une partie conséquente du chiffre d’affaires est encore consacrée à la gestion et au stockage des documents papier. Préférer le tout digital et la dématérialisation sert notamment à réduire le coût des impressions en privilégiant par exemple un processus de numérisation à grande échelle externalisé et optimisé.
- Amélioration du service client
Grâce à cet espace collaboratif partagé, les clients, les partenaires externes et les fournisseurs peuvent être associés à l’écosystème de l’organisation de manière sécurisée. Avec l’accès en temps réel à n’importe quel document, les collaborateurs gagnent en productivité et les échanges sont optimisés : le temps de réponse à une requête client est largement réduit et la réactivité globale de l’entreprise s’en voit renforcée.
- Optimisation du processus d’archivage
Avec une gestion centralisée des processus documentaires de l’organisation, d’une part les collaborateurs adoptent une approche uniformisée et cadrée pour le classement et l’archivage des documents, d’autre part, le classement et l’indexation par mot-clé ou métadonnée rendent une recherche beaucoup plus ciblée et efficiente. L’archivage est ainsi optimisé et le temps de recherche réduit pour plus de productivité.
- Gestion écoresponsable de l’entreprise
Selon l’Ademe, chaque salarié utilise entre 70 et 85 kilos de papier par an. Au-delà du coût financier que cela représente pour l’entreprise, l’impact écologique est considérable. Déployer une GED permet de s’inscrire dans une démarche RSE et de passer au zéro papier pour diminuer son impact énergétique.
La possibilité de connexion de la GED à une solution de signature électronique rejoint cette volonté écoresponsable. Ce procédé, devenu incontournable, garantit le même niveau d’intégrité du document que sa version papier et la même valeur légale. En plus de faire économiser du papier, la signature électronique offre un gain de temps, de mobilité et une meilleure conservation des archives.
Comment rendre votre entreprise plus efficace avec une GED ?
Pour votre organisation, la mise en œuvre d’une GED est la garantie d’un gain d’efficacité et d’économies :
- Productivité accrue : les demandes internes comme externes sont traitées beaucoup plus rapidement, les documents sont sécurisés, les risques de perte de données sont minimisés.
- Optimisation de la gestion du travail : en fonction des contraintes métiers, la GED s’adapte et propose des outils de gestion et de suivi qui facilitent et sécurisent la diffusion et la circulation des documents.
- Réduction des coûts : la réduction de l’usage du papier et des coûts liés, comme l’impression ou le stockage, vous permet de réduire les dépenses, mais pas seulement. En numérisant vos documents, votre entreprise va, in fine, se débarrasser de documents papier encombrants et difficiles d’accès. Ce nouvel espace permet alors de rentabiliser vos espaces de travail.
Du côté des collaborateurs, la Gestion Électronique des Documents met fin à des tâches répétitives et chronophages. Le workflow est simplifié et optimisé, il facilite l’accès aux données et un partage mieux contrôlé et sécurisé des documents.