Libérer de l’espace, sécuriser vos données : les avantages de l’archivage électronique
Entamer une transition de l’archivage papier vers l’archivage numérique est une réalité qui s’impose chaque jour un peu plus pour de nombreuses organisations. Utile à bien des égards, l’archivage électronique des documents permet non seulement de conserver des informations, mais aussi de dynamiser les processus, de gagner en productivité, en espace physique et de sécuriser les données, le tout dans le respect des contraintes légales. Découvrez ici tous les bénéfices de l’archivage électronique.
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Les avantages de l’archivage électronique
Simplification des opérations de stockage et de recherche
Grâce à la centralisation des données et à des fonctionnalités de recherche avancées, retrouver, consulter ou partager une archive devient facile et rapide. Le flux documentaire est indexé, classifié et organisé pour fluidifier l’accès aux documents. De plus, ces derniers sont accessibles à distance et en permanence.
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Sécurité des données améliorée
La sécurité et la confidentialité des données sont une préoccupation majeure pour les entreprises. Grâce à des fonctionnalités de contrôle et d’authentification intégrées à la solution d’archivage, seules les personnes autorisées ont accès aux informations sensibles.
Les données sont aussi mieux préservées et protégées contre la perte, le vol ou la détérioration (incendie, dégât des eaux, etc.).
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Espace de stockage réduit et économies substantielles
Passer à l’archivage électronique représente une réduction des coûts conséquente, d’une part, grâce à la libération de l’espace physique dédié auparavant au stockage de documents papier, et d’autre part, à la diminution non négligeable des dépenses liées à l’achat de fournitures de bureau et à la maintenance des archives physiques.
L’archivage électronique s’inscrit aussi dans une démarche éco-responsable et de RSE en limitant l’empreinte carbone de l’entreprise pour un futur objectif zéro papier.
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Pourquoi l’accompagnement est essentiel
Expertise professionnelle pour une transition sans accroc
Être bien accompagné avant, pendant et après le déploiement d’une solution d’archivage est essentiel. L’assistance professionnelle que l’opérateur apporte permet une planification et une mise en œuvre optimales. Cet accompagnement est aussi la clé pour réussir la transition du papier vers le numérique tout en minimisant les changements dans les habitudes de travail quotidiennes.
Personnalisation et intégration adaptées à votre entreprise
Avant d’entamer une transformation du processus d’archivage, il est important de cartographier les besoins spécifiques de l’entreprise en fonction des services et des métiers. Cela conduira à la personnalisation de la solution pour un outil adapté aux objectifs de l’organisation. Cette approche sur-mesure assurera aussi une intégration harmonieuse de la solution aux systèmes existants et la garantie d’une adoption fluide par les utilisateurs.
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Les solutions d’archivage électronique disponibles
Externaliser vos archives pour une gestion simplifiée
Pour un archivage optimal, il est important de confier les tâches liées à la gestion des archives à des fournisseurs spécialisés qui maîtrisent les contraintes juridiques et disposent de moyens humains et logistiques. Un fournisseur extérieur possède des sites de conservation avec un haut niveau de sécurisation. Cela garantit l’intégrité, la traçabilité, la confidentialité et la pérennité des archives.
Externaliser ses archives donne aussi accès à des services professionnels pour la numérisation, l’indexation et la gestion globale des archives.
Transition numérique : les avantages de remplacer les documents papier par des documents numériques
La dématérialisation des documents permet de :
- mieux maîtriser ses coûts, réduire la consommation de papier et les dépenses associées (stockage, maintenance, etc.),
- améliorer l’efficacité des processus grâce à la circulation électronique des documents et des flux de travail automatisés.
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Bénéfices pour votre entreprise
Augmentation de l’efficacité opérationnelle
La centralisation des informations optimise le temps de recherche des documents et leur gestion. En quelques clics, toute donnée stockée est immédiatement retrouvée et exploitable. Grâce à des fonctionnalités de recherche avancées, les processus sont optimisés, les tâches d’habitude chronophages comme le tri ou la destruction des documents sont automatisées : c’est un gain de temps et de productivité. Les risques de perte des documents sont aussi minimisés car plus facilement traçables.
Conformité réglementaire et réduction des risques
Les exigences légales en matière de conservation des documents et de protection des données sont nombreuses. Différentes normes (ISO 27 001) et obligations (RGPD, etc.) encadrent la protection des données personnelles et sensibles.
L’archivage électronique, en conformité avec ces normes, assure la protection optimale des données, garantit une gestion documentaire en règle et renforce la fiabilité des systèmes d’information des entreprises. Résultat, les risques de non-conformité ou d’amendes associées sont écartés.
Amélioration de la collaboration et de la productivité
Grâce à un accès facilité et sécurisé aux documents partagés, la collaboration entre les équipes ainsi que le traitement des demandes externes (clients, partenaires, etc.) s’améliorent. Le workflow est simplifié, les cycles de travail et la prise de décisions s’accélèrent pour plus de productivité.
La mise en œuvre d’une solution d’archivage électronique représente de nombreux avantages pour l’ensemble de l’écosystème de l’entreprise. Cette approche répond aux défis croissants de la conservation et de la sécurisation des données.
Vous avez un projet d’archivage électronique ?
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