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Les RH témoignent : quels projets de digitalisation ont fait la différence dans leurs métiers ?

Un effet de mode, la « révolution digitale » ? Force est de constater que les années passent mais que les projets de digitalisation, eux, continuent de se multiplier dans les fonctions RH. Il faut dire que les promesses annoncées sont nombreuses (et alléchantes) : Gagner du temps, faciliter les échanges, améliorer la conformité des dossiers employés…  Pour démêler le vrai du faux, nous avons choisi de donner la parole directement aux professionnels concernés. Focus sur les 4 projets de digitalisation qu’ils ont jugés les plus impactants !

DIGITALISATION DES PROCESS DE RECRUTEMENT : « UNE QUESTION D’EFFICACITE… ET D’IMAGE ! »

« Depuis plus de 5 ans, nous avons entamé un travail important autour de notre marque employeur, pour ne pas laisser s’installer dans la durée des difficultés de recrutement sur certains de nos métiers. La communication a été notre premier cheval de bataille, avec une stratégie dédiée pour expliquer et valoriser nos métiers, etc. Nous nous sommes intéressés à nos process d’échanges avec les candidats dans un second temps, avec la refonte de notre espace carrière sur notre site web – l’occasion de repenser nos outils et nos process, tant vis-à-vis des candidats qu’en interne. Honnêtement ? Nous avons été surpris que les candidats évoquent d’eux-mêmes, lors des entretiens, l’impact positif que cela avait eu sur leur image de l’entreprise. » Diana P. – Chargée de recrutement

Candidature via les réseaux sociaux, un espace carrière ou encore des plateformes comme Welcome to the Jungle… Quelle que soit la formule choisie, les RH interrogés soulignent que la digitalisation de leurs process de recrutement a généralement été « la » bonne surprise. Car au-delà de permettre aux (potentiels) futurs collaborateurs et aux chargés de recrutement de gérer plus simplement les candidatures et de les centraliser, elle leur permet de créer une vitrine moderne et séduisante. « La fluidité et la réactivité offertes par les outils digitaux sont remarquées par les candidats et offrent un aperçu rassurant du quotidien au sein de l’entreprise. Ça ne fait pas tout, loin de là, mais une première impression est toujours bonne à prendre ! »

ONBOARDING DIGITALISÉ : « JE ME DÉGAGE DU TEMPS POUR ME CONCENTRER SUR MON CŒUR DE MÉTIER »

« L’arrivée d’un nouveau collaborateur est toujours un moment qui mobilise beaucoup le personnel RH. Mais j’ai longtemps été frustré de devoir autant m’attarder sur les aspects purement administratifs, au détriment parfois de l’intégration du salarié et de la dimension humaine. Cela fait 2 ans maintenant que je m’appuie sur un outil dédié à l’onboarding et je n’ai aucun regret. J’éprouve beaucoup plus de satisfaction à me concentrer sur l’accueil des nouveaux arrivants, à rendre leurs premiers jours dans l’entreprise confortables – là où je peux vraiment faire la différence – que sur la collecte de la pièce d’identité ou du RIB… » Gautier M. – Administrateur RH

En effet, l’automatisation permise par les outils d’onboarding digitaux a su convaincre les RH, qui voient avant tout le bénéfice d’être déchargés des tâches où ils ont le moins de valeur ajoutée : collecte des documents, création de l’adresse e-mail professionnelle, voire configuration du poste de travail… En particulier pour les services qui doivent gérer régulièrement de nouvelles arrivées, ou d’importantes vagues de recrutements, tout en restant multitâches !

GÉRER LA ROUTINE : « J’AI VOULU M’ENLEVER DE LA CHARGE MENTALE »

Gestion de la paie, des déclarations sociales, du personnel… Dans les services RH, la digitalisation a souvent d’abord concerné les tâches les plus courantes – comme en témoigne le large déploiement des logiciels de SIRH et de GED. Si les professionnels RH mettent en avant, évidemment, le gain de temps généré, les collaborateurs ne sont pas en reste : ils apprécient l’autonomie et la fluidité rendues possibles par la digitalisation des démarches.

« Les salariés doivent régulièrement me transmettre des documents à valeur légale, comme des extraits de casier judiciaire, et c’est une vraie aide pour moi d’avoir un système de collecte et de relance totalement automatisé. Eux, de leur côté, sont contents de pouvoir facilement éditer leurs informations, et de savoir que la mise à jour est automatiquement prise en compte. Après un déménagement, il leur suffit de quelques clics pour ajouter un nouveau justificatif de domicile, par exemple… À mon sens, c’est gagnant-gagnant pour tout le monde. J’ai dû beaucoup pousser pour digitaliser nos outils internes car certains administrateurs étaient sceptiques sur la plus-value finale. Aujourd’hui, je sais que personne ne voudrait revenir aux anciens process. » Cécile B. – Chargée des ressources humaines

Cependant, l’extension de la digitalisation à de plus en plus de fonctions, qui nécessitent souvent le recours à des outils différents, amène avec elle de nouvelles problématiques. En tête de liste ? Celles de la compatibilité entre logiciels et de la protection des données personnelles des collaborateurs. « J’ai été très attentive à tout ça lors du choix des outils. Je voulais éviter de créer une machine à gaz ! »

BIEN TERMINER LA RELATION : « LE DIGITAL DOIT NOUS PERMETTRE D’ACCOMPAGNER LES COLLABORATEURS JUSQU’À LEUR DÉPART »

L’« offboarding », le nouveau sujet émergent dans les services RH ?

« On a vu la problématique prendre de l’ampleur ces derniers mois et cela fait partie des projets que nous voulons mener cette année. Nous sommes très satisfaits des changements qui ont été apportés à notre système d’onboarding, il y a eu un vrai avant/après dans l’accueil des collaborateurs. Mais de fait, cela nous amène à nous questionner sur ce que nous mettons en place au moment de leur départ… Les salariés sont plus mobiles, changent plus souvent d’employeurs, et il faut que nous soyons préparés à les voir partir. » Patrice V. – Directeur des Ressources Humaines Comme pour l’onboarding, les enjeux liés à l’offboarding mêlent souci d’automatisation des tâches et de gain de temps à celui de l’image de l’employeur.

Parmi les professionnels interrogés, plusieurs considèrent en effet que le principal objectif est notamment de laisser une bonne impression finale au collaborateur sur le départ… afin d’influencer la manière dont celui-ci parlera de son ancien employeur à son réseau professionnel. « En particulier sur certains métiers, le fait que d’anciens salariés nous recommandent est un levier important dans nos circuits de recrutement. Le digital offre de nouvelles possibilités pour que l’expérience du collaborateur soit satisfaisante de A à Z, de son arrivée jusqu’à son départ. Nous aurions tort de passer à côté. »