Comment la DSI d’Anderlaine a repensé sa GED avec EVERIAL
Et si repenser sa gestion électronique des documents pouvait transformer toute une organisation ?
Chez Anderlaine, cette conviction est née au cœur de la DSI. Ce qui semblait être un simple changement d’outil s’est rapidement imposé comme une stratégie clé de transformation pour toute l’organisation.
Sous la direction de Stéphane Billaud, Directeur des Systèmes d’Information, du Digital et de la Data, la DSI du groupe a engagé une réflexion profonde : recentrer la technologie sur la création de valeur, simplifier les usages et accompagner la digitalisation des métiers.
Lorsque la collaboration avec EVERIAL débute, Anderlaine est encore un cabinet d’expertise comptable. Aujourd’hui, c’est un groupe pluriprofessionnel qui regroupe sous un même toit quatre professions réglementées (experts-comptables, commissaires aux comptes, avocats et notaires). Il est capable d’accompagner les clients de ces métiers variés, tout comme les acteurs de la banque et de l’assurance, dans leurs projets de transformation et de performance.
Un changement de posture porté par une volonté commune entre EVERIAL et Anderlaine : considérer la digitalisation comme une culture d’entreprise, et non comme un simple enjeu technique.
Une réflexion de changement de solution initiée par la DSI
Chez Anderlaine, le changement n’est pas venu d’un besoin ponctuel, mais d’une réflexion stratégique menée par la DSI.
Dès son arrivée, Stéphane Billaud, Directeur des Systèmes d’Information, a analysé en profondeur l’existant. Son constat est sans appel : la GED en place, installée en interne, mobilisait trop de ressources pour trop peu de valeur.
Le constat : une GED chronophage et peu adaptée
Cette solution, hébergée On-Premise (sur les serveurs internes de l’entreprise) et gérée directement par la DSI, présentait des limites techniques et organisationnelles fortes : maintenance complexe, interventions fréquentes, et une adoption difficile par les équipes métiers. “Nous étions face à un outil lourd, peu intuitif et chronophage”, résume le DSI.
Résultat : les équipes informatiques consacraient un temps considérable à la maintenance et au support. Côté utilisateurs, l’outil n’était pas perçu comme une “vraie GED”, mais comme une contrainte supplémentaire.
Ce diagnostic a marqué le point de départ d’une réflexion plus large : comment replacer la DSI dans une posture de performance et de service, capable de soutenir les métiers plutôt que de les freiner.
Les valeurs derrière la démarche
Derrière le projet de digitalisation porté par la DSI, il ne s’agissait pas seulement de changer d’outil, mais de changer de posture. Pour Stéphane Billaud, le rôle d’une DSI moderne ne se limite pas à maintenir des infrastructures : elle doit créer de la valeur pour les métiers en leur proposant des solutions efficaces, intuitives et évolutives.
« Je voulais que mes équipes se recentrent sur des missions à forte valeur ajoutée, plutôt que sur la maintenance de la GED. Pour moi, la DSI doit être un véritable moteur de performance pour les métiers, pas un simple gestionnaire d’infrastructure. »
Cette vision repose sur un équilibre entre besoins techniques et exigences du terrain. La DSI devait libérer du temps pour innover, tout en simplifiant le quotidien des utilisateurs. En proposant des outils plus « user friendly », interopérables et capables d’automatiser les tâches répétitives, Stéphane Billaud cherchait à redonner du sens au travail de ses équipes.
Cette démarche n’était donc pas une simple modernisation informatique, mais une volonté d’aligner la DSI sur la performance globale de l’entreprise.
Le passage à l’action : une démarche structurée et pilotée
Pour concrétiser cette vision, la DSI a lancé un appel d’offres afin de sélectionner une GED en mode SaaS, moderne et simple à intégrer.
Après avoir évalué plusieurs acteurs du marché, la short list s’est rapidement resserrée autour de deux solutions, dont celle proposée par EVERIAL.
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Pourquoi Anderlaine a choisi EVERIAL : les facteurs clés de différenciation
Une relation fluide et transparente dès les premiers échanges
Dès les premiers contacts, le ton est donné : écoute, clarté et cohérence. Les échanges entre la DSI d’Anderlaine et les équipes d’EVERIAL se sont immédiatement distingués par leur fluidité et leur transparence. « Ce qui m’a vraiment marqué, c’est la transparence d’EVERIAL et la totale cohérence entre le discours commercial et la solution livrée. Tout ce qui était promis a été tenu. » Pour Stéphane Billaud, cette cohérence entre le discours et la réalité a été déterminante.
Les bons interlocuteurs ont été mobilisés au bon moment, qu’il s’agisse des échanges techniques ou opérationnels. Cette approche, à la fois humaine et rigoureuse, a permis d’instaurer une relation de confiance dès le départ.
Une solution pensée pour la profession comptable, déployable sur l’ensemble des métiers du groupe
Conçue à l’origine pour répondre aux besoins des experts-comptables, la solution d’EVERIAL a immédiatement séduit Anderlaine par sa maîtrise fonctionnelle et sa compréhension fine du métier. Au fil des démonstrations, la DSI a perçu un potentiel bien plus large.
« Une GED taillée pour les experts-comptables, mais assez agile pour accompagner l’ensemble de nos métiers. C’est une solution qui pourra grandir à nos côtés. »
Rapidement, les équipes ont constaté que la solution pouvait aussi s’adresser à d’autres services : RH, fonctions support, marketing, communication ou juridique.
Cette souplesse permet à Anderlaine de mutualiser les usages et d’unifier ses pratiques documentaires à l’échelle du groupe. « C’est rassurant de collaborer avec un partenaire qui comprend véritablement nos enjeux métiers. » Au-delà de la technique, cette approche centrée sur les métiers conforte la DSI dans son rôle : proposer des solutions transverses, au service de toutes les fonctions de l’entreprise.
Une ergonomie simple et une adoption naturelle
Face aux solutions en lice, l’ergonomie a rapidement fait la différence. Là où certains outils misaient sur la richesse fonctionnelle, la solution d’EVERIAL s’est distinguée par sa simplicité et sa prise en main immédiate. Pensée pour l’utilisateur final, la plateforme s’est révélée intuitive et “user friendly”, favorisant une adoption rapide par les équipes. Un atout décisif pour Anderlaine, qui recherchait une solution fluide et opérationnelle, plutôt qu’un outil complexe à paramétrer.
L’interopérabilité comme levier de performance
Au-delà de l’ergonomie, c’est aussi la richesse d’intégration et l’ouverture de la solution qui ont convaincu Anderlaine. Pour une DSI tournée vers la digitalisation de la data et l’automatisation des processus, cette interopérabilité était un critère décisif.
« La richesse et l’interopérabilité de la solution en font un vrai atout. En tant que DSI et responsable de la digitalisation de la data, j’y vois un point rassurant : une solution vraiment ouverte, capable d’accompagner nos automatisations. Loin des systèmes fermés qu’on retrouve encore trop souvent sur le marché. »
Cette ouverture permet à la DSI d’Anderlaine de connecter facilement la GED à d’autres outils métiers et de faire évoluer ses usages sans contrainte technique. Un gage de pérennité et de flexibilité qui inscrit la solution dans la durée, tout en soutenant la dynamique d’innovation du groupe.
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Les résultats : une DSI allégée et des équipes satisfaites
Des gains concrets pour la DSI
Depuis la mise en place de la nouvelle GED, les bénéfices sont clairement visibles. Les équipes informatiques d’Anderlaine ont constaté une forte réduction de la charge support, signe d’une solution stable et fiable.
Le nombre total de tickets est passé de 10 000 à 8 000 sur l’ensemble du périmètre IT. Une baisse d’environ 20 %, à laquelle la GED a largement contribué. Cette diminution traduit la disparition quasi totale des interventions de niveau 1 et 2, auparavant chronophages pour la DSI.
Cette stabilité retrouvée permet aux équipes de se concentrer sur des projets à plus forte valeur ajoutée, notamment autour de la digitalisation et de l’automatisation des processus internes. En résumé : moins de tickets, plus de performance.
Une satisfaction en forte hausse
La nouvelle GED est aujourd’hui mieux perçue et largement appréciée pars les collaborateurs, qui soulignent sa simplicité, sa fluidité et son adaptation aux besoins du quotidien.
Cette dynamique positive se reflète aussi à l’extérieur. Pour les clients, la solution renforce l’image d’un cabinet moderne et digitalisé, engagé dans l’amélioration continue de ses processus internes. Elle rassure sur la fiabilité et la conformité des échanges, tout en valorisant la transformation d’Anderlaine vers un acteur pleinement tourné vers la digitalisation.
Un projet qui, au-delà des bénéfices techniques, a fait progresser la satisfaction globale et consolidé la relation de confiance entre les équipes internes et leurs interlocuteurs externes.
Les recommandations d’un DSI pour réussir son changement de GED
Pour Stéphane Billaud, un projet de GED réussi commence avant tout par le choix de la bonne solution. Son conseil aux DSI et cabinets qui envisagent une transition est clair : opter pour une “vraie” GED, pensée pour aller au-delà du simple stockage documentaire.
« Le meilleur choix selon moi c’est une GED qui comprend votre métier avant tout, pas une technologie qui tente de s’y adapter. »
Une solution adaptée, selon lui, doit être soutenue par un éditeur à l’écoute à chaque étape du projet : avant, pendant et après sa mise en œuvre. Elle est capable de proposer des innovations tout en restant en phase avec les réalités du terrain. C’est ce qu’il a trouvé chez EVERIAL : une équipe disponible, experte, et toujours en recherche d’amélioration.
Ce qui avait commencé comme un simple projet de changement d’outil est devenu une véritable collaboration de long terme. Anderlaine et EVERIAL sont désormais de vrais partenaires, unis par une même vision : celle d’une digitalisation utile, performante et humaine.
La transformation d’Anderlaine, devenu un véritable groupe de conseil, illustre comment la DSI peut être un moteur de transformation et comment un partenariat solide avec un éditeur peut devenir un levier de performance durable.