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Dématérialiser ses factures est-ce obligatoire ?

Dématérialiser ses factures est-ce obligatoire ? Voilà une question que beaucoup d’entreprises se posent. La digitalisation nous pousse tous à reconsidérer la place des canaux traditionnels de communication pour laisser progressivement place à une ère digitalisée. Dématérialiser ses factures, existe déjà depuis plusieurs dizaines d’années, mais c’est en 2013 que le premier grand pas s’effectue. Une nouvelle Directive Européenne a été retranscrite au code général des impôts (CGI). Celle-ci autorise l’utilisation possible de tous les formats électroniques pour échanger des factures. Cette loi en engendre d’autres textes juridiques et ordonnances provoquant de nombreux changements autour de la question comme :

  • L’ordonnance de 2014 obligeant les fournisseurs de l’Etat à fournir des factures électroniques suivant un calendrier précis. Ce calendrier obligeant les entreprises suivant leurs tailles à utiliser Chorus Pro.
  • Un article (le 222) dans la loi Macron du 6 Août 2015 dont la globalité vise à moderniser et « déverrouiller l’économie française ». Pour faire simple, il cherche à réduire les dépenses publiques en modernisant les processus via la digitalisation. Mais comment pouvons-nous définir l’expression « moderniser par le digital» ? Il s’agit d’organiser quelque chose d’une manière conforme aux besoins d’aujourd’hui. L’organisation étant les institutions publiques et les besoins d’aujourd’hui étant la digitalisation des processus.

Aujourd’hui, il existe des obligations envers le secteur public, mais qu’en est-il du secteur privé ? Existe-t-il ou existera-t-il des mesures qui seront mises en place ? Si non y a-t-il des avantages à dématérialiser ses factures ?

Dématérialiser ses factures une obligation face aux instances publiques

C’est en 2014 que tout commence, avec l’ordonnance obligeant les fournisseurs de l’Etat à fournir des factures électroniques. Les objectifs sont de simplifier les échanges entre l’Etat et ses fournisseurs mais aussi de limiter les fraudes et de moderniser la collecte en améliorant les modalités de contrôle de la taxe sur la valeur ajoutée. Un calendrier à destination des fournisseurs de l’Etat est mis en place par ordonnance. Toutes ces entreprises doivent fournir obligatoirement des factures dématérialisées et respecter le calendrier suivant. :

  • + de 5000 salariés et du public à être en conformité depuis le 1er Janvier 2017
  • 250 à 5000 salariés à être en conformité depuis le 1er Janvier 2018
  • 10 à 250 salariés à partir du 1er Janvier 2019
  • Et enfin pour les TPE (moins de 10 salariés à partir de 2020)

Les entreprises doivent respecter les règles en vigueur concernant la facturation électronique, mais aussi son archivage. Car oui, la loi oblige à garder ses documents comptables (factures, bilans, comptes de résultats…) durant une durée minimale. Par exemple, une facture doit être conservée pendant 10 ans. Une facture électronique doit prendre en compte :

  • L’authenticité de l’origine de la facture qui permet d’identifier l’émetteur.
  • L’intégrité du contenu
  • Sa lisibilité dans le temps

Toutes les entreprises et ce peu importe leurs tailles, doivent recourir à un de ces modes d’utilisation.

Dématérialiser ses factures une obligation entre entreprises ?

Nous avons pu voir que dématérialiser ses factures était obligatoire dans le cadre des institutions publiques. Mais qu’en est-il des échanges de factures entre entreprises ?

Initialement, la loi Macron du 6 Août 2015 via l’article 222 prévoyait un calendrier identique pour l’obligation d’échanges des factures dans le secteur privé. Toutefois cette mesure n’a pas abouti. Le projet de loi de finances 2020 via l’article 56 remet le sujet sur la table.

En somme, la loi prévoirait que les entreprises devraient à l’horizon 2023, obligatoirement émettre leurs factures aux formats électroniques. Cette obligation serait progressive entre le 1er Janvier 2023 et le 1er Janvier 2025 selon un calendrier qui devrait être fixé par décret après Septembre 2020.

Attention, il faut prendre cette information au conditionnel, car aujourd’hui rien n’a été acté. Avec cette loi, vous devrez accepter la réception des factures sous formats électroniques.  Nous pouvons souligner le fait que vous n’êtes pas aujourd’hui dans l’obligation d’accepter de recevoir une facture au format électronique.

Tout comme pour les institutions publiques, les entreprises privées devraient suivre un calendrier qui devraient être établi en Septembre 2020. Celui-ci prévoirait d’étendre l’obligation de facturation électronique aux relations entre entreprises assujetties à la TVA.

Si toutefois, vous recevez des factures électroniques, ce sont les mêmes règles qui s’appliquent pour le traitement et la conservation. Pour rappel, vous devrez :

  • Prendre en compte l’authenticité de l’origine en identifiant l’émetteur
  • Respecter l’intégrité des contenus (données obligatoires)
  • Faire en sorte que le document soit lisible dans le temps et s’assurer de sa conservation via notre solution Enoxa.

Quels avantages pouvons-nous en tirer ?

Comme nous avons pu le voir précédemment, le fait de dématérialiser ses factures n’est pas encore une obligation. Toutefois, le fait que cela ne le soit pas, ne signifie pas que dématérialiser ses factures ne possèdent pas de nombreux avantages.

Des avantages sous deux points de vue

En effet, nous pouvons voir ces avantages sous deux angles :

  • Un premier concernant les fournisseurs du secteur publics qui ont tout intérêt à digitaliser l’ensemble de leurs processus. En effet, ces derniers ont constaté que la digitalisation permet de nombreux gains internes et externes. Ces gains pouvant être le coût, le temps, la productivité tout en ayant en dégageant un ROI. Alors pourquoi ne pas dématérialiser ses factures dans les échanges entre entreprises pour éviter la multiplication des processus.
  • Un second, vu sous le prisme des échanges entre entreprises qui permet de moderniser des processus internes tout en faisant face aux entreprises concurrentes qui elles n’hésitent pas à se moderniser.

Mais n’étant pas encore obligatoire dans les échanges entre entreprises cela demeure-t-il un enjeu majeur ? En effet, la digitalisation de manière globale permet de dégager de nombreux bénéfices qu’ils soient internes ou externes. Mais ces avantages quels sont-ils et pouvons-nous en dégager un ROI ?

Dématérialiser ses factures et ses avantages

Dématérialiser ses factures permet de tirer différents avantages liés entre eux qui sont :

  • La réduction des coûts de production. Aujourd’hui, le coût d’une facture papier s’estime autour des 15€ en moyenne. Dans certaines entreprises cela peut monter jusqu’à 50 voire 60€. Grâce à la dématérialisation vous pourrez diviser par 3 le coût d’une facture.
  • Un meilleur suivi de la facturation facilitant ainsi les workflows de validation et la gestion des factures
  • Le gain de temps sur le temps de recherche documentaire
  • L’amélioration de la productivité qui a un lien de corrélation avec le gain de temps. Si vous passez moins de temps à chercher, vous pouvez vous concentrer plus sur vos tâches quotidiennes.
  • La traçabilité et la sécurité qui sont deux enjeux majeurs de l’échange de données.
  • L’amélioration de la relation client grâce à une fluidification des échanges répondant aux besoins d’instantanéités.
  • Automatiser et optimiser des processus pour simplifier le quotidien de vos équipes

Même si aujourd’hui dématérialiser ses factures n’est pas une obligation pour tous, ne serait-il pas plus judicieux de l’appliquer dans sa stratégie ? L’Etat poussant de plus en plus vers une obligation généralisée, anticiper ce futur besoin vous permettrait de gagner d’ores et déjà en modernité. Ce gain en modernité qui vous permettrait de dégager un ROI rapidement, de répondre aux exigences de la digitalisation des marchés et surtout d’offrir de meilleures relations et expériences clients et fournisseurs.

SI cet article vous a plu, n’hésitez pas à découvrir Everial Digital Expert et Enoxa ou à consulter notre article sur la dématérialisation comptable. Vous souhaitez être accompagné dans votre gestion et stockage de vos documents et vos archives ? Nous vous invitons à contacter nos équipes pour plus d’informations.