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Dématérialisation et archivage électronique : Où, quand, comment, pourquoi ?

Dématérialisation et archivage électronique, voici deux concepts qui sont sur toutes les langues avec l’expansion du digital. L’archivage connait depuis près de 15 ans une réelle mutation répondant aux changements qu’impose le numérique dans notre quotidien. Souvent jugé comme un monde statique, l’archivage rentre aujourd’hui dans une phase orientée vers une politique zéro-papier. Zéro-papier signifie par conséquent une dématérialisation progressive des flux documentaires que ce soit dans le secteur public ou privé.

Toutefois, rentrer dans une stratégie de dématérialisation et d’archivage électronique implique de nombreux changements et suscite un accompagnement. Car oui, ces deux processus ne vous assurent pas d’une conformité de vos documents. Les systèmes de gestion de documentaire comme la GED ou le SAE ne doivent pas être confondus. Le premier permettant uniquement de la gestion documentaire et le second de certifier avec un système d’horodatage à valeur probatoire.

Dématérialisation et archivage électronique sont aujourd’hui des canaux supplémentaires qu’il ne faut pas isoler du physique. Etre dans une vision multicanale et phygitale de l’archivage est aujourd’hui un critère essentiel d’une bonne stratégie archivistique. De plus, le digital nous pousse de plus en plus dans une amélioration constante de la relation et de l’expérience client. Ne pas envisager pour vos clients une gestion documentaire multi-format pourrait nuire à la croissance de votre entreprise.

Dématérialisation et archivage électronique : un enjeu stratégique

Quand on évoque les termes dématérialisation et archivage électronique, la première chose à penser sont les enjeux stratégiques. Ces enjeux sont très divers car la dématérialisation de vos flux documentaires dépendra de votre stratégie. Il existe aujourd’hui sur le marché deux produits répondant aux questions de gestion documentaire qui sont la GED et le SAE. Toutefois ces deux outils n’ont pas les mêmes vocations et surtout la même utilité. Voyons ensemble la différence entre les deux outils :

  • La GED ou Gestion Electronique de Documents permet de faciliter la recherche et le partage d’information. Il rentre dans un processus stratégique de gestion quotidienne de vos documents comme par exemple vos factures, vos dossiers RH… Toutefois, une GED ne permet pas d’archiver au sens juridique du terme.
  • Le SAE ou Système d’Archivage Electronique permet de garantir la l’intégrité et la pérennité d’un document. Cet outil au contraire d’une GED a plus une vocation de donner une valeur juridique à vos documents. Pour cela, il doit respecter des normes comme par exemple la NF Z 42-013 ou la ISO 14641. Le but principal de cet outil est de permettre un espace sécurisé et contrôlé sans modification de document et l’impossibilité de destruction des documents sans y être habilité.

Nous pouvons constater que la dématérialisation de vos flux documentaires et de vos archives dépend de votre stratégie documentaire. De plus, dans votre stratégie vous devez prendre en considération ce que vous souhaitez garder ou non mais aussi l’ensemble des documents qui ont des obligations juridiques. Autre point important, la pertinence ou non de passer à du 100% digital. Tout dépendra de l’expérience client et utilisateur que vous choisirez en interne et en externe.

Dématérialisation et archivage électronique : comment s’y prendre

Maintenant que nous avons pu voir l’enjeu stratégique que représentent ces deux concepts, intéressons-nous aux outils en eux-mêmes. Pour dématérialiser vos flux documentaires et ainsi créer de l’archivage électronique, vous devrez passer différentes étapes qui sont :

  • Acquérir des documents qui consiste en la collecte des documents issus de la numérisation. L’objectif étant de capter tout type de documents qui soit en premier lieu papier ou digital natif.
  • Le classement c’est-à-dire l’indexation selon un référentiel interne et de la typologie de vos documents. Cette étape englobe également la recherche intuitive plein texte, par arborescence ou par filtres. Du point de vue d’un SAE, les notions d’horodatage et de traçabilité avec signature cachet rentrent dans cette partie.
  • Le traitement des données qui permet la constitution de worflows, de gestion des tâches, de création de rapports et de tableaux de bord. Dans un outil de GED, la modification en ligne et le versionning seront possibles toutefois vous ne pourrez pas l’effectuer via un SAE qui n’accepte pas ces procédés.
  • La diffusion qui s’appuie sur la gestion des droits d’accès, les inter-connectivités entre vos différents outils de production. Dans un contexte de GED, la diffusion sécurisée en externe est possible.
  • L’archivage qui se matérialise par du stockage dans une GED pour la conduite de l’activité. Dans le cadre d’un SAE, l’archivage à valeur probatoire dans le coffre-fort numérique.

Dématérialisation et archivage électronique : le choix de l’externalisation

Effectuer ces opérations, peuvent paraître complexes, sans réelle valeur ajoutée et surtout très coûteuse. Dès lors, le choix de l’externalisation peut se traduire comme un réel bénéfice pour vous. En posant le pour et le contre de cette démarche, assurez-vous un accompagnement multicanal.

Depuis 30 ans, nous savons à quel point il est important pour toutes entreprises d’anticiper au maximum sa gestion documentaire. La digitalisation, pousse chacun d’entre nous vers des processus multicanaux et la gestion documentaire dont l’archivage fait partie.

Externaliser doit se penser comme une opportunité et non comme un coût. De plus qui dit externalisation dit optimisation de l’ensemble de vos coûts qu’ils soient humains ou immobiliers. Si on évoque la question de l’échelle économie/temps, l’externalisation permet d’avoir un réel retour sur investissement. Bien évidemment, il faut garder en tête que si vous dématérialisez vos documents pour les mettre dans une GED, vous gérerez vous-même vos données. Un prestataire externe vous accompagnera et vous guidera dans votre démarche sans non-plus interférer dans votre stratégie.

Externaliser c’est aussi le choix de s’assurer un service qui veille au bon fonctionnement de vos archives physiques et dématérialisées. Ce fonctionnement passant par la conservation, la gestion mais aussi tous les aspects juridiques que vous rencontrez autour de vos documents.

SI cet article vous a plu, n’hésitez pas à consulter notre page dédiée à la gestion documentaire ou à consulter notre article sur pourquoi doit-on archiver ses documents ? Vous souhaitez être accompagnés dans votre gestion et stockage de vos archives ? Nous vous invitons à contacter nos équipes pour plus d’informations.