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Archivage en entreprise : entre obligations juridiques et enjeux stratégiques.

Pourquoi faire de l’archivage ? Pourquoi s’embêter à mettre une stratégie spécifique pour une activité sans réelle valeur ajoutée ? Effectuer son archivage en entreprise suscite régulièrement ce genre de question, mais pourtant archiver est crucial. De plus, le digital amène de nouveaux flux de communication obligeant les entreprises à être réactives sur les aspects documentaires. Car oui, la gestion documentaire, qu’elle soit pour des documents courants/circulants ou bien des archives connait un boom sans précédent.

La multiplicité des flux documentaires (papier ou digital) oblige les entreprises à adopter une réelle stratégie documentaire. En négligeant votre archivage en entreprise et votre gestion documentaire, vous pourriez mettre à mal la pérennité de votre entreprise.

En ce qui concerne l’archivage, de nombreux documents ont des contraintes juridiques pendant toutes les étapes de vie du document. Cependant, effectuer son archivage en entreprise n’est pas interdit, ni même son externalisation. Toutefois, si vous optez pour l’externalisation, vous vous assurerez d’une stratégie efficace et rentable tout en vous offrant une meilleure expérience utilisateur et client.

Effectuer son archivage en entreprise, doit par conséquent répondre à de nombreuses règles pour vous assurer d’être en conformité. Ces règles ne sont pas uniquement juridiques, elles concernent aussi la conservation de vos documents. Par conséquent, voyons ensemble pourquoi effectuer son archivage en entreprise est hautement stratégique pour votre entreprise.

Effectuer son archivage en entreprise pour des questions juridiques

L’archivage s’entoure de nombreuses règles à commencer par les délais de conservation de vos documents. Tous n’ont pas d’obligations juridiques et n’entrent pas dans ce cadre comme par exemple des affiches ou des vidéos. Pour étayer nos propos nous allons nous appuyer sur le site officiel du service public qui décrit les obligations autour de vos documents.

En préambule, il est décrit qu’une entreprise doit conserver tout document émis ou reçus dans l’exercice de son activité. Cette conservation doit être effective durant une durée minimale à l’exception de ceux contenant des données personnelles. Comme vous avez déjà pu l’entendre le RGPD a pour vocation de contrôler l’utilisation des données personnelles que vous possédez. Dès lors, vous êtes dans l’obligation d’effectuer votre archivage en entreprise ou de l’externaliser.

En ce qui concerne les délais de conservation, chaque typologie doit respecter un temps minimal qui peut être de :

  • 10 ans à partir de leur clôture d’exercice pour un compte annuel c’est-à-dire bilan, compte de résultat…
  • 5 ans pour des documents RH de types contrats de travail, salaires, primes etc.
  • 2 ans pour une police d’assurance à partir de la résiliation du contrat.
  • 5 ans pour des documents bancaires comme par exemple des relevés bancaires.
  • 10 ans dès la livraison ou la prestation pour tout contrat conclut par voie électronique à partir de 120€.

Comme vous pouvez d’ores et déjà le constater, chaque document a ses spécificités. En cas de non conservation de vos documents des sanctions financières pourraient tomber en cas de contrôle. De plus, la digitalisation conduit à la mise en place de normes pour donner une valeur probante à un document. Ces normes sont diverses allants des normes françaises comme la NF461 concernant le système d’archivage électronique depuis 2013 ou bien des normes internationales comme par exemple la norme ISO 14641-1.

Quels enjeux y a-t-il autour de l’archivage des documents ?

Archiver des documents comporte des enjeux multiples qu’il est important de prendre en compte. Hormis les contextes juridiques et de sanctions liées, archiver ses documents répond à d’autres attentes stratégiques telles que des enjeux :

  • Financiers que nous pouvons voir sous différentes formes. La première bien entendu est celle causée par les sanctions juridiques. Les différentes commissions de contrôle comme par exemple l’URSSAF contrôle régulièrement les entreprises et les particuliers et en cas de non justificatif de fortes amendes peuvent tomber. Toutefois, cela ne s’arrête pas là, l’archivage en interne a un coût non-négligeable. Entre coûts humains, matériels et des installations la note peut grimper très vite. D’autant plus que si votre archivage en entreprise est mal effectué, vous serez perdant sur une échelle économie/temps. Dans de nombreux cas l’externalisation est la solution pour réduire vos coûts.
  • Technologiques que l’on peut appréhender sous deux aspects. Un premier concernant la digitalisation des processus d’archivages et de votre gestion documentaire. Un second sur la conservation de vos brevets et évolutions techniques. Les archiver permettent de les conserver dans un endroit sûr où il y a possibilité de restreindre les accès.
  • Stratégiques que nous pouvons également diviser en deux. Une première partie concernant vos enjeux stratégiques pour le développement de produit et service. Un deuxième point tourné vers votre stratégie d’archivage notamment en ce qui concerne votre expérience utilisateur et d’interface. Autre point important celui de votre satisfaction client en cas de demande document. Si celui-ci n’est pas conservé correctement, il peut se retourner contre vous.
  • Historiques et culturels pour l’ensemble des objets, vidéos, affiches et tutti quanti qui ont construit l’histoire de votre entreprise.

Un archivage en entreprise pour améliorer votre expérience utilisateur et client ?

Faire le choix d’une stratégie orientée vers l’amélioration de l’expérience utilisateur et client est primordial à l’ère du digital. En effectuant son archivage en entreprise vous devrez vous questionner si cela améliore significativement votre expérience client et utilisateur. Afin de ne pas se tromper sur ce choix stratégique vous devrez vous demander :

  • Quel retour sur investissement vais-je pouvoir mettre en place ?
  • Comment puis-je faire face aux demandes clients concernant leurs documents ?
  • Ai-je un endroit adapté pour ce type d’actions ?
  • Est-ce que celui-ci répond aux trois critères fondamentaux qui sont : sécurité, digitalisation et contrôle qualité ?
  • Ai-je les compétences en interne pour tous les enjeux juridiques autour de la conservation des documents ?
  • Quelles sont mes ressources internes pour la gestion des archives ?
  • Que se passe-t-il si je dois trouver rapidement un document ?

Ces premières questions montrent à quel point effectuer son archivage en entreprise peut à la fois être un avantage comme un inconvénient. Comme nous avons pu le voir précédemment l’archivage possède plusieurs enjeux que nous pouvons voir sous différents prismes. Deux de ses enjeux sont extrêmement importants pour étayer nos propos :

  • Le financier car il est la clé de voûte permettant la cohésion d’une stratégique d’archivage bien menée. Les coûts cumulés dans votre gestion documentaire peuvent avoir des impacts sur vos résultats comptables. Même s’il ne faut pas voir l’archivage comme un coût mais une opportunité, il faut être en mesure d’anticiper ces frais de roulement tout en trouvant une forme de rentabilité.
  • Les autres ressources que vous possédez qu’elles soient humaines, ou immobilières pour la conservation de vos documents.

Le choix de l’externalisation pour un archivage optimum et multicanal

Faire le choix de l’externalisation n’est pas un échec dans votre gestion documentaire, elle est une véritable opportunité. Pensez à vous, à votre expérience utilisateur et client et surtout comment vous pouvez gérer vos flux documentaires. Un centre d’archivage digne de ce nom, sera en capacité de vous offrir un archivage sur-mesure et multicanal.

Avec le digital, les usages autour du document ont changé et l’archivage doit prendre en compte ce côté multicanal. De plus, à l’ère du digital, être multicanal est une obligation pour répondre à un ensemble de demande. Ceci peut se matérialiser par différents dispositifs comme par exemple des systèmes de GED ou de SAE.

Le choix de l’externalisation dans un contexte multicanal, permet de gérer tant bien votre archivage physique, que dématérialisé. Pensez au coût global que vous aurez en internalisant votre archivage physique et digital contre celui d’une prestation externalisée. Hormis le coût financier, pensez aussi à toutes ces heures gagnées qui vous permettront de vous concentrer sur votre métier.

L’objectif d’une externalisation de manière globale est de comparer le ratio économie/temps que vous gagnerez. De plus, plus vous grandissez ou plus vous êtes une grande entreprise plus vous accumuler des documents. Nous savons d’expérience que la conservation de document en interne peut à terme poser de nombreuses problématiques de gestion interne. Par conséquent le choix de l’externalisation reste la solution la plus sûre pour votre gestion documentaire.

Si cet article vous a plu, n’hésitez pas à consulter notre page dédiée à la gestion documentaire ou à consulter notre article sur pourquoi doit-on archiver ses documents ? Vous souhaitez être accompagné dans votre gestion et stockage de vos archives ? Nous vous invitons à contacter nos équipes pour plus d’informations.