Agences bancaires 2.0 : la BRED dit oui au zéro papier.
Avec la révolution numérique, les comportements des clients ont évolué et la BRED l’a bien compris. Fondée il y a 101 ans, la banque souhaite amorcer un nouveau chapitre de son histoire et évoluer vers le zéro papier.
La BRED, comme la plupart des banques et des grandes entreprises, est à l’ère de la dématérialisation. Progressivement nous sommes amenés à digitaliser un certain nombre de nos processus et documents. Dans ce contexte, la question de nos dossiers clients physiques qui se trouvaient dans les armoires de nos agences s’est posée.
JULIE TEBBAL
Responsable Logistique BRED
Gain de place, accès simplifié à l’information : les dossiers papiers et les armoires des agences cèdent leur place !
En 2017, un plan stratégique de rénovation, fixé sur deux ans pour moderniser l’ensemble des agences de la BRED, est lancé. Ce nouveau concept, sans armoires, conduit la banque à accélérer la mise en place de son projet de dématérialisation des dossiers clients. Dans cette optique, la BRED décide de faire appel à un expert de la gestion documentaire, capable de l’accompagner de bout en bout sur le projet.
« L’objectif était à la fois de supprimer les armoires de nos agences tout en conservant l’accès à nos dossiers au format numérique. Véritable challenge, il nous fallait trouver le moyen de passer à cette dématérialisation de A à Z : collecter, numériser et archiver ces dossiers, tout en conservant une traçabilité forte des documents, et pouvoir les restituer si besoin au format original. » souligne Julie Tebbal.
Séduite par sa forte expérience du secteur bancaire et son approche dans le traitement global de la chaîne documentaire, la BRED décide de confier le projet à Everial. Prendre en charge la transformation numérique de 253 agences en métropole et de 80 en outre-mer en seulement deux ans, c’est le défi relevé par Everial pour épouser le calendrier du plan de rénovation de la BRED.
La valeur ajoutée d’un partenaire confirmé dans la transformation numérique du secteur bancaire
Dans sa prise en charge du projet globale et en continu, Everial met tout en œuvre pour éviter des ruptures d’activité au sein des agences pouvant engendrer des risques opérationnels et un retard dans le déploiement du plan de rénovation de la BRED.
Pour y parvenir, la première étape consiste à assurer, en toute sécurité, et en limitant au strict minimum le temps d’inaccessibilité aux dossiers : la collecte en agence, le contrôle et la préparation, la numérisation et l’intégration en GED pour consultation. Une fois cette première étape réalisée, un inventaire exhaustif de tous les dossiers originaux au format papier est transmis aux équipes de la BRED. Ils sont alors reconditionnés et acheminés au centre d’archivage de la BRED.
Grâce à son expertise sur les documents bancaires, Everial a porté une attention particulière au traitement des anomalies lors de l’étape stratégique de préparation des dossiers avant numérisation. L’objectif, prévenir tous risques et s’assurer que les dossiers numérisés seront complets et conformes. Un contrôle minutieux pour chaque document a ainsi été effectué. Résultat : un traitement hautement qualitatif a pu être mené sur l’ensembles des dossiers numériques.
Un duo gagnant pour assurer la transition numérique
En confiant le projet à Everial, la BRED recherchait un partenaire en capacité d’assurer la sécurité des dossiers importants et confidentiels durant toute la chaîne de traitement. Pour respecter cela, Everial instaure un encadrement du risque sur la traçabilité des dossiers avec la mise en place de tournées optimisées.
« Et une chose est sûre, nos collaborateurs sont ravis d’avoir des agences où il n’y a plus d’armoires et de dossiers dans tous les sens. Aujourd’hui l’accès aux dossiers clients est possible directement dans la GED par tous les acteurs (agences, back office). Nos collaborateurs nous l’ont confirmé, les avoir à l’écran et non plus en papier rend la consultation plus simple au quotidien » ajoute Julie Tebbal.
Pour assurer la réussite du projet, Everial, a pu s’appuyer sur une chefferie de projet unique et experte sur les secteurs bancaires. Avec l’appui de partenaires d’outre-mer et d’entreprises du secteur adapté, Everial est en mesure de couvrir une zone très étendue (de la métropole à l’outre-mer). Et bien que le projet soit exigeant, il a su adopter une méthodologie pragmatique et complète qui a permis à la BRED de maitriser parfaitement les coûts pour chaque agence.
« Everial possède une expertise qui nous a permis de mener dans les délais ce projet. Le planning établi a été tenu, ce qui était très important pour nous, puisque le projet a pu démarrer dans les délais prévus. L’équipe est toujours force de proposition, que ce soit en amont sur la préparation du projet, ou bien au quotidien sur des problématiques rencontrées pour certaines agences, et l’on avance ensemble grâce à nos échanges et nos prises d’initiatives. Cela nous permet de nous adapter au fil de l’eau quand cela est nécessaire. La présence d’un chef de projet dédié est un vrai plus. C’est une relation où nous échangeons et communiquons beaucoup. Et pour la suite de nos projets, de nouvelles discussions avec les équipes d’Everial sont prévues très prochainement. » conclut Julie Tebbal.