Digitalisez et automatisez vos flux entrants en entreprise
La dématérialisation du courrier entrant en entreprise est une solution clé pour accélérer et fiabiliser le traitement du courrier reçu chaque jour, quel que soit leur canal d’arrivée : courrier papier, pièces jointes d’e-mails, formulaires issus d’un portail, documents transmis via une application ou une plateforme métier.
Dans un contexte où les organisations doivent gagner en efficacité tout en sécurisant leurs processus, la dématérialisation du courrier entrant permet d’automatiser la réception, le tri, l’indexation, l’extraction des données et la distribution du courrier vers les bons services.
Résultat : des délais réduits, des coûts maîtrisés et une traçabilité complète, de la réception jusqu’à l’archivage.
Ils ont choisi EVERIAL
Pourquoi adopter une solution de dématérialisation du courrier entrant ?
Centraliser des flux de plus en plus complexes
Le courrier entrant reste un flux stratégique, car il alimente directement des processus sensibles, tels que :
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la relation client,
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la gestion administrative,
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la conformité réglementaire,
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la facturation,
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les sinistres,
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les processus RH,
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les réclamations.
Mais la réalité opérationnelle est souvent complexe : les documents arrivent par plusieurs canaux, dans des formats différents, et doivent être traités rapidement par des équipes parfois réparties sur plusieurs sites.
La dématérialisation du courrier entrant permet de centraliser l’ensemble des flux dans un point d’entrée unique, afin de supprimer les ruptures de traitement et d’assurer une circulation fluide de l’information, même dans un environnement multisite ou hybride.
Automatiser le traitement, gagner en efficacité et réduire les erreurs
Le traitement du courrier entrant repose encore trop souvent sur des étapes manuelles : ouverture, tri, numérisation, saisie, distribution interne… Ces opérations sont chronophages, sources d’erreurs et difficiles à piloter en période de forte volumétrie.
Une solution de dématérialisation automatise l’identification des documents grâce à des technologies de reconnaissance documentaire (RAD), applique des règles de gestion selon vos typologies (facture, justificatif, RIB, courrier client…) et oriente les flux dès réception vers le bon circuit métier.
Le courrier entrant devient ainsi un processus structuré, industrialisé et pilotable.
Fiabiliser les données et sécuriser la circulation de l’information
La dématérialisation ne se limite pas à la conversion du papier en PDF. Elle permet également d’extraire automatiquement les données utiles (LAD), de vérifier leur cohérence selon des règles métiers et de renforcer la conformité, notamment pour des données sensibles (KYC, identité, complétude des dossiers…).
Chaque courrier entrant engage la responsabilité de l’entreprise : il doit être traité, orienté, tracé, archivé et retrouvé facilement. Une solution de dématérialisation garantit notamment :
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une traçabilité complète (réception, traitement, consultation, transmission, archivage),
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une meilleure visibilité sur l’ensemble des flux documentaires,
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une réduction des risques de perte ou de mauvaise distribution,
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un traitement plus rapide et plus sécurisé de l’information.
L’entreprise gagne ainsi en fiabilité, en conformité et en sérénité dans la gestion de ses flux entrants.
Les avantages
de notre solution de dématérialisation du courrier entrant
est possible lorsque l’extraction automatique des données (LAD) remplace la saisie manuelle, limitant ainsi les reprises et les risques de non-conformité.
La solution de dématérialisation du courrier entrant par EVERIAL
En résumé
Avec la dématérialisation du courrier entrant proposée par EVERIAL, vous bénéficiez :
d’une centralisation de tous vos flux entrants
d’une continuité d’activité renforcée en cas d’aléas
d’une réduction des coûts et d’un gain de productivité mesurable
d’une traçabilité complète et d’un traitement sécurisé
d’une meilleure conformité
On répond à vos questions
sur la dématérialisation du courrier entrant
Qu’est-ce que la dématérialisation du courrier entrant ?
La dématérialisation du courrier entrant est un processus qui consiste à transformer les courriers reçus (papier ou numériques) en documents digitaux exploitables, afin
d’automatiser leur tri, leur indexation, l’extraction de données et leur distribution vers les services concernés.
Quels types de courriers peuvent être traités ?
Factures fournisseurs, courriers clients, justificatifs, RIB, documents RH, dossiers
administratifs, déclarations et courriers métiers (assurance, banque, santé, etc.).
Quelle est la différence entre numérisation et dématérialisation du courrier entrant ?
La numérisation consiste à scanner un document papier.
La dématérialisation du courrier entrant inclut en plus l’automatisation du tri, l’indexation, l’extraction de données (LAD), la vérification et la distribution via la GED ou les outils métiers.
Peut-on dématérialiser le courrier entrant en multisite ou en télétravail ?
Oui. La dématérialisation du courrier entrant est particulièrement adaptée aux organisations multisites ou hybrides : elle centralise les flux entrants et permet un accès sécurisé aux documents, où que soient les équipes.
La dématérialisation du courrier entrant est-elle conforme au RGPD ?
Oui, à condition de mettre en place une solution sécurisée avec traçabilité, gestion des accès et règles de conservation/purge adaptées. Une solution de dématérialisation permet de mieux maîtriser les données personnelles et de répondre aux exigences du RGPD.
Confier la dématérialisation de votre courrier entrant à EVERIAL, c’est :
Avec EVERIAL, la dématérialisation du courrier entrant devient un levier d’efficacité, de réactivité et d’expérience utilisateur dans votre organisation.
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