Trier les documents d’entreprise : méthodes et passage au numérique

Avant d’indexer ou de numériser ses documents, une entreprise doit d’abord les trier.

Contrats, factures, dossiers RH, pièces comptables… les volumes s’accumulent vite, rendant les informations plus difficiles à retrouver et à sécuriser. Un tri régulier permet d’identifier les documents à conserver, archiver, supprimer ou numériser, tout en limitant les doublons et les risques de non-conformité.

L’objectif : poser une méthode simple pour mieux organiser ses documents d’entreprise et préparer leur passage au numérique.

Pourquoi une entreprise doit-elle trier ses documents régulièrement ?

Réduire le temps perdu à chercher un document

À l’époque où les entreprises travaillaient uniquement avec des documents papier, le tri était déjà indispensable pour éviter les pertes d’information. C’était également essentiel pour désencombrer les espaces de stockage. 

Mais de nos jours, avec le volume grandissant de fichiers numériques à gérer, c’est encore plus important. En effet, un document n’a aucune chance d’être trouvé s’il n’est pas bien classé dès le départ. Un tri régulier facilite l’accès aux documents et permet donc aux équipes de gagner un temps précieux tout en améliorant leur productivité. 

Assurer la conformité et respecter les durées de conservation

En France, la réglementation impose une durée de conservation légale pour certains types de documents. Par exemple, un double papier du bulletin de paie doit être conservé pendant 5 ans par l’employeur. Pour ce qui est de sa forme électronique, l’employeur doit garantir sa disponibilité pendant 50 ans (ou jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans). Autre exemple à connaître : les registres comptables qui doivent être conservés pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. 

Le tri des documents est indispensable pour identifier ceux qui doivent être conservés, archivés ou supprimés. Votre entreprise aura ainsi l’assurance de rester en conformité et de limiter les risques d’ordre juridique. 

Limiter l’accès aux documents sensibles et confidentiels

Enfin, trier les documents d’entreprise favorise également la sécurité des données. 

En effet, le tri permet d’identifier les informations sensibles et d’y restreindre l’accès. Par exemple, l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise n’ont pas à avoir accès aux bulletins de paie qui ne les concernent pas directement, car ils comportent des informations confidentielles.

Comment structurer son tri ?

Structurer les documents par domaines métiers

En entreprise, structurer son tri en se basant sur une approche métier est cohérent. 

En effet, une organisation par métier (finance, juridique, commercial, communication, RH, etc.) permet à chaque service de retrouver facilement les documents qui le concernent. 

Choisir la bonne logique de classement

Le plan de classement doit être logique et clair pour l’ensemble des collaborateurs. De cette manière, vous éviterez les incohérences et les pertes d’information qui peuvent avoir un impact sur la productivité des équipes. 

Vous pouvez donc définir un plan de classement en fonction des critères les plus adaptés à votre organisation :

• Par projet,
• Par client,
• Par type de document, 
• Par date,
• Etc.

Comprendre le cycle de vie du document 

Comprendre le cycle de vie du document est essentiel pour optimiser la gestion documentaire : 

• Un document en cours d’utilisation est dit courant ;
• Un document qui doit être conservé pour des raisons administratives ou légales est dit intermédiaire.
• Un document archivé est dit définitif.

Méthode pratique pour trier les documents papier et numériques

Regrouper l’existant et évaluer les volumes

Pour trier les documents d’une entreprise, la première étape consiste à les recenser, qu’ils soient au format papier ou numérique. Vous aurez ainsi une meilleure idée du volume à traiter et des points critiques de votre organisation actuelle. 

Le tri en 4 décisions clés : garder, jeter, archiver et numériser

Vous aurez ensuite 4 options pour chaque document : 

• Garder : le document est utile au quotidien ;
• Archiver : Le document n’est plus utile au quotidien, mais doit être conservé sur le long terme, le plus souvent pour des raisons administratives ou légales ;
• Jeter : le document ne présente pas de valeur pour l’entreprise ou est obsolète ;
• Numériser : le document papier doit être intégré au système de gestion documentaire électronique. 

Harmoniser les archives papier et les fichiers numériques

Votre entreprise doit définir une procédure pour éviter les doublons. Lorsqu’un document existe à la fois en version papier et numérique, certains choix doivent être faits pour garantir la cohérence du système.

Mais attention, pour des raisons légales, certains documents numérisés doivent tout de même être conservés au format papier pendant une durée légale, comme c’est par exemple le cas avec les bulletins de paie. 

Passer du tri manuel à une organisation documentaire digitalisée

Numérisation : les règles à respecter pour un document fiable

Scanner des documents papier pour les conserver au format numérique ne suffit pas pour que la numérisation soit optimale. En effet, pour garantir la valeur des documents ainsi que leur exploitabilité, il faut veiller à la qualité du scan et à la traçabilité du processus. 

Chez EVERIAL, nous privilégions la numérisation fidèle sur nos outils afin d’assurer à nos clients la valeur probante de leurs documents. 

Mettre en place une GED pour centraliser et automatiser le classement

En plus de la numérisation, il est vivement recommandé de mettre en place une GED, autrement dit une solution de gestion électronique des documents, pour centraliser l’ensemble des informations et faciliter le classement des fichiers. 

Une fois triés et classés, le documents pourront ainsi être indexés, de façon à améliorer leur accessibilité. 

Gérer un modèle hybride

De nombreuses entreprises optent aujourd’hui pour un modèle hybride qui combine des archives physiques sécurisées avec un système d’archivage électronique performant. Ici, l’enjeu est de garantir une cohérence entre les 2 environnements, ce qui passe notamment par la formalisation de règles, mais aussi la mise en place d’un plan de classement et d’indexation. 

Vous souhaitez optimiser la procédure de triage des documents dans votre entreprise ? Faites-vous accompagner par EVERIAL : contactez-nous pour en savoir plus sur notre expertise en gestion documentaire. 

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