Réversibilité des documents : définition, enjeux et bonnes pratiques

Votre entreprise souhaite investir dans une solution de gestion documentaire ou d’archivage électronique afin de stocker et de valoriser ses données ? Au moment de sélectionner un outil adapté à votre organisation, privilégiez un logiciel qui tient compte d’un critère encore trop souvent sous-estimé par les éditeurs : la réversibilité des documents.

En effet, il est impératif que toutes les informations stockées dans le système puissent être récupérées dans des conditions optimales afin de garantir la conformité réglementaire ainsi que l’exploitabilité des données. 

Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la réversibilité des documents avec EVERIAL.  

Comprendre la réversibilité des documents

Qu’est-ce que la réversibilité des documents ?

En cas de migration vers un nouveau logiciel de GED ou d’archivage électronique, il doit être possible de récupérer l’ensemble des documents et des données associées sans perte d’information afin de garantir la continuité des activités dans l’entreprise. 

C’est justement ce que permet la réversibilité des documents : même après un changement de prestataire, les données restent pleinement exploitables.

Qu’est-ce qui doit être réversible ?

La réversibilité permet aux documents de conserver leur valeur, notamment sur le plan juridique. 

C’est pourquoi les éléments suivants doivent être réversibles : 

• Les documents ;
• Les métadonnées (date, auteur, statut, durée de conservation) ;
• Les preuves associées (horodatage, signature électronique) ;
• Les journaux de traçabilité (logs d’accès, liste des modifications et des actions réalisées sur le document). 

Réversibilité, portabilité et sauvegarde : quelles différences ?

Attention, le concept de réversibilité ne doit pas être confondu avec la portabilité et la sauvegarde : 

• La portabilité permet aux utilisateurs de récupérer leurs données personnelles ;
• La sauvegarde permet de restaurer les données en cas d’incident.

Au final, les 3 briques sont indispensables pour fiabiliser un système documentaire. 

Les cadres et les normes qui encadrent la réversibilité

La réversibilité des documents est encadrée par des normes : 

• La norme NF Z42-013 porte de fortes exigences en matière de traçabilité et de restitution ;
• La norme ISO 14641 définit les bonnes pratiques d’un archivage sécurisé sur le long terme ;
• La norme ISO 14721 vise à restituer des informations exploitables de façon pérenne.

De plus, la réversibilité est une obligation contractuelle qui doit être formalisée dans une clause précisant les modalités de la restitution des données.

Pourquoi la réversibilité est-elle essentielle dans l’archivage électronique ?

Quels risques en cas de non-réversibilité ?

La non-réversibilité expose votre entreprise à : 

• Des pertes de données stratégiques ;
• Des difficultés de migration vers un nouveau système ;
• Des difficultés d’exploitation des documents ;
• Une dépendance vis-à-vis d’un prestataire. 

Qu’en est-il de l’impact juridique et probatoire ?

Au-delà des risques liés à la perte des données ou à la difficulté de migrer vers un système plus adapté, la non-réversibilité peut également remettre en cause la valeur probante de vos documents. 

Ce qui expose votre entreprise à des litiges pouvant s’avérer coûteux, en termes d’argent, mais également d’image. 

Obsolescence, fin de service et cyberattaques : les scénarios critiques

La réversibilité des documents permet d’anticiper des situations complexes telles que l’obsolescence d’un logiciel, une fin de contrat avec un prestataire, un arrêt de service ou même une cyberattaque. 

Le point comment entre ces différents scénarios critiques ? Ils compromettent l’accès aux données. 

Comment garantir la réversibilité des documents dans un SAE ou une GED ?

Qui est responsable de garantir la réversibilité ?

Tout dépend de ce qui a été défini dans le contrat. 

Idéalement la responsabilité doit être partagée entre le prestataire et l’entreprise :  

• L’entreprise doit définir ses exigences en amont ;
• Le prestataire doit être mesure de répondre à ces exigences. 

Quels sont les éléments indispensables à restituer ?

La mise en place d’un plan de réversibilité des documents est incontournable. 

Celui-ci doit prévoir la restitution des éléments suivants : 

• Les documents dans leur format d’origine et/ou dans un format standard ;
• Les métadonnées associées ;
• Les journaux de traçabilité ;
• Les éléments de preuve.

L’ensemble de ces éléments doit être exploitable même en cas de migration vers un nouveau système. 

Quels formats d’export intelligibles et complets ?

Nous recommandons des formats ouverts et standards afin de garantir la lisibilité des documents sur le long terme. De plus, les formats non-propriétaires ont l’avantage de faciliter les migrations et de réduire la dépendance technologique. 

Comment vérifier l’intégrité des documents après extraction ?

Des techniques existent pour contrôler l’intégrité des documents après l’export : 

• Le hachage cryptographique : une empreinte numérique, appelée hash, est générée à partir du contenu du fichier. En cas de modification, même mineure, le hash généré sera différent de celui du document d’origine, ce qui permet de détecter l’altération.
• La signature numérique : alors que le hachage permet uniquement de contrôler l’intégrité du document, la signature numérique permet également d’authentifier son origine. 

Les fonctionnalités avancées de sécurité et de traçabilité des outils de GED et de SAE permettent quant à elles de préserver efficacement la valeur probante des documents : contrôle d’accès, chiffrement des données, journal des actions, etc. 

Comment tester la réversibilité ?

Il est recommandé de procéder à des tests réguliers afin de repérer les anomalies. Concrètement, il s’agit de simuler un scénario de sortie du système en procédant à un export partiel ou complet des données (volume à adapter selon la nature du test). 

Le test de réversibilité permet de vérifier : 

• La capacité à récupérer l’ensemble des documents et des métadonnées associées ;
• La lisibilité et l’exploitabilité des fichiers exportés ;
• L’absence de perte ou d’altération des documents ;
• La collecte des éléments de preuve et de traçabilité.

Prévoir dès la conception avec le plan de réversibilité

Définir le périmètre et les niveaux d’exigence

Le plan de réversibilité doit être défini dès la phase de conception du projet. 
Celui-ci doit notamment permettre à l’entreprise de définir le périmètre du projet ainsi que son niveau d’exigence.

Le périmètre concerne notamment le type de documents, le volume des données et la durée de conservation des informations.

Préparer formats, outils et documentation

Il est impératif d’anticiper les modalités techniques dans le plan de réversibilité : 

• Format d’export ;
• Outils de restitution ;
• Documentation associée. 

Ainsi, en cas de migration vers un nouveau système, l’opération sera facilitée. 

Organiser les tests et la maintenance dans le temps

Enfin, une fois le système en place, il convient de procéder à des tests réguliers, mais également de mettre à jour le logiciel et les procédures afin d’assurer la pérennité du dispositif. 

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