Pourquoi et comment valoriser vos fonds patrimoniaux documentaires et photographiques ?

Décryptage de Patricia Machado, Responsable production numérique Patrimoine et Photographies chez EVERIAL

Valorisation des fonds patrimoniaux : y aller seul serait une erreur !
Les organisations sont en train de revoir leur position sur le sujet afin de mieux exploiter commercialement leurs fonds patrimoniaux documentaires. Mais l’opération ne s’improvise pas et nécessite un accompagnement sur mesure. Patricia Machado, accompagne depuis plus de 10 ans les organisations dans la valorisation de leurs fonds anciens et patrimoniaux (phototypes, livres, publications anciennes ou récentes, documents sensibles ou à caractère historique, etc.). Elle nous explique à quel point il est primordial de se faire accompagner dans cette démarche.

En quoi la valorisation d’un fond patrimonial documentaire et/ou photographique est-elle une opération à part ?

Tout simplement, parce qu’avec le patrimonial, nous sommes sur des fonds documentaires multi-sources (issus de différents services), multi-formats (grand, petit, etc.) et multi-supports (négatif, diapo, plaque de verre, livres, registres, etc.). Cette diversité rend l’approche globale beaucoup plus complexe et le projet de valorisation moins évident qu’il n’y paraît.

Comment se déroule votre accompagnement ?

Réaliser un audit en amont

En amont, nous réalisons un audit. La question du “pourquoi” est fondamentale dans ce type de projet. Les organisations croient à tort qu’il suffit de sortir les fonds de la moiteur de leurs caves pour pouvoir les exploiter. Mais encore faut-il savoir par où et par quoi commencer ?

Identifier les priorités selon l’état de conservation

Car, en fonction des supports et de leur état de conservation, les priorités peuvent être différentes.

Contrôler chaque document et établir un tableau de récolement

Notre mission, c’est donc de repérer et de contrôler chaque document, puis de faire un tableau de récolement. Celui-ci devient très vite une véritable bible pour nos clients. Ce travail peut toutefois être déjà réalisé par le client lui-même.

Ces projets sont motivés par quels types de besoins ?

Répondre à des besoins de communication externe

Nous rencontrons différents cas de figure. Si les projets de valorisation des fonds patrimoniaux documentaires sont souvent motivés par des besoins de communication externe, ils peuvent aussi être liés à un travail de mémoire, à l’intégration d’images dans des projets multimédias plus larges ou par la nécessité de rendre ces fonds accessibles en ligne, comme c’est le cas avec les états civils, les actes de mariage ou les registres paroissiaux pour certaines collectivités.

Vérifier les droits d’exploitation

Mais avant de pouvoir exploiter ces supports, certaines vérifications s’imposent sur le plan juridique. Qui détient les droits ? Le porteur du projet doit s’assurer qu’il peut exploiter ces fonds photographiques. Cela fait partie de l’état des lieux que nous proposons. Rappelons qu’un auteur ne cède jamais une œuvre mais son droit d’exploitation.

Après l’audit, vient la phase de numérisation, c’est bien cela ?

Priorité à la sécurisation et à la conservation si nécessaire

Pour certains fonds en mauvais état, la priorité est ailleurs. Je me souviens d’un projet dans le secteur de l’énergie où l’urgence était de sécuriser le fonds et de le conserver dans des conditions optimales.
Ce que nous avons fait dans nos salles où la température et l’hygrométrie sont surveillées en permanence.
Nous avons également travaillé pour un groupe aéronautique qui souhaitait disposer d’un accès unifié à son fonds, ce qui représentait plus d’un million de supports (phototypes, documents reliés, etc.). Nous avons assuré la prestation de A à Z, depuis la phase d’audit jusqu’à la numérisation et à la mise à disposition du fonds digitalisé. Aujourd’hui, le groupe peut exploiter ces images pour ses besoins de communication (anniversaires, commémorations etc.).

Concrètement, comment se déroulent les opérations ?

Notre logistique prend en charge le rapatriement du fonds chez le client, depuis son conditionnement jusqu’à son transfert sur nos sites, en passant par le contrôle qualitatif, le travail d’inventaire, de numérisation et la conservation sur nos sites selon le besoin client.

Vous arrive-t-il de rencontrer des difficultés lors de la prise en charge du fonds ?

Des supports très dégradés et des contraintes techniques

Nous nous retrouvons parfois face à des supports très dégradés. Selon l’état, nous pouvons parfois avoir du mal à obtenir une netteté sur l’intégralité de la surface numérisée.

Plaques de verre, humidité et ouvrages fragilisés

Nous avons également affaire à des plaques de verre cassées ou fêlées, ou encore à des ouvrages abîmés ayant subi les affres de l’humidité.

Méthodes spécifiques pour préserver les documents

Nous procédons alors à des découpes de pages à l’aide d’un outil spécifique. Quant aux documents trop fragiles, nous les insérons dans des pochettes transparentes pour les numériser; ce qui évite de les détériorer davantage.

L’importance d’agir tôt

Voilà pourquoi nous conseillons aux organisations de ne pas attendre et de se lancer le plus tôt possible dans une campagne de numérisation. Cela permet de préserver le fonds et d’éviter les mauvaises surprises.

La numérisation est-elle toujours de qualité ?

Un traitement adapté aux besoins du client

Chaque fonds a sa spécificité. Nous venons par exemple de numériser un fonds pour un laboratoire pharmaceutique qui souhaitait OCRiser ses archives sur plusieurs langues.
Pour un rendu optimal, nos techniciens ont procédé au post-traitement des documents numérisés. Ils ont notamment amélioré la lisibilité et la dynamique du fichier image (contraste, luminosité, netteté), supprimé certains éléments inutiles et effectué de fines retouches.
La numérisation a été réalisée avec un scanner à balancier adapté aux livres fragiles. Aujourd’hui, ce labo peut lire, explorer et exploiter facilement le contenu de ses ouvrages.

Vous appuyer-vous sur des normes pour réaliser ces prestations ?

Nos scanners dédiés au traitement des livres sont conformes à la norme ISO 19264. Nous pouvons ainsi attester le fait queces scanners sont calibrés et qu’il existe une constance dans cette calibration. C’est important pour la colorimétrie et la fidélité à la teinte du document.
Par ailleurs, nous nous basons sur la norme d’échantillonnage NF ISO 2859 pour nos contrôles qualité.
Nous sommes également certifiés ISO 9001 et notre site est conforme à la norme NF Z40-350 (elle porte sur les prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents, et sur les activités de numérisation au sein des centres de conservation d’EVERIAL).

Enfin, une fois les éléments numérisés, ils sont indexés et intégrés à la GED du client. Quant au chiffrage de la prestation, il se fait en fonction du volume et du temps passé.