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LAD, RAD, OCR : comment ces technologies fonctionnent-elles ensemble ?
LAD, RAD, OCR… Ces acronymes sont souvent cités dans les projets de digitalisation documentaire, mais leurs rôles restent parfois flous. Découvrez comment ces technologies complémentaires s’articulent pour automatiser le traitement des documents, fiabiliser les données et optimiser vos flux d’information.
Avez-vous déjà entendu parler de LAD (lecture automatique de documents), de RAD (reconnaissance automatique de documents) et d’OCR (reconnaissance optique des caractères) ? Si votre entreprise entreprend de digitaliser ses processus documentaires, vous les connaissez peut-être de nom, sans vraiment savoir à quoi servent ces technologies ou comment les utiliser.
Souvent confondues, ces solutions sont en réalité complémentaires.
Ensemble, elles permettent de transformer un document brut en données exploitables par le système d’information.
Découvrez le fonctionnement de la LAD, de la RAD et de l’OCR pour optimiser la structuration des flux documentaires dans votre entreprise.
LAD, RAD, OCR : Définition
Qu’est-ce que la RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) ?
La RAD ou reconnaissance automatique des documents a pour objectif d’identifier leur nature. Son algorithme est en mesure de définir si un document est une facture, un contrat, une pièce d’identité ou encore un bon de commande.
Cette technologie est très utile, car elle permet de classifier les documents afin de les orienter vers le processus de traitement le plus adapté. Les entreprises qui gèrent des flux documentaires hétérogènes ont tout intérêt à utiliser la RAD pour gagner en efficacité et limiter les erreurs.
Qu’est-ce que la LAD (Lecture Automatique de Documents) ?
La LAD ou lecture automatique de documents fait référence aux technologies qui permettent de lire les informations contenues dans un document structuré ou semi-structuré, comme par exemple une facture.
Cette technologie extrait des données bien précises dans le document.
Pour reprendre l’exemple de la facture, elle parvient à identifier son numéro, sa date de création ou encore son montant de façon automatique, sans intervention humaine, car il s’agit d’un document standardisé.
Qu’est-ce que l’OCR (Optical Character Recognition) ?
L’OCR ou reconnaissance optique des caractères est une technologie qui permet de convertir une image, comme un PDF ou une photo, en texte exploitable par le système d’information.
Les contenus illisibles et non-exploitables sont traités par l’OCR de façon à devenir interprétables pour l’outil de traitement documentaire. Cette solution est précieuse pour les entreprises qui mènent des opérations de numérisation et qui souhaitent pouvoir exploiter des documents scannés.
ICR et OMR : à quoi servent-ils ?
L’ICR (Intelligent character recognition) et l’OMR (optical mark recognition) sont des technologies permettant à l’OCR de traiter des documents non-standardisés :
- L’ICR reconnaît l’écriture manuscrite ;
- L’OMR détecte les cases cochées.
LAD vs RAD vs OCR : différences et complémentarités
Leurs différences en une phrase
Pour résumer, la RAD identifie le type de document, la LAD extrait les données utiles et l’OCR (éventuellement combiné à l’ICR et à l’OMR) rend les documents lisibles et exploitables.
Pourquoi ces différentes technologies ne s’opposent pas ?
Ces technologies ne s’opposent pas, elles sont complémentaires.
En effet, elles répondent à des besoins différents. Ensemble, elles permettent d’automatiser la chaîne de traitement documentaire, de la réception du document à l’exploitation des données.
À quel moment chaque technologie intervient dans le cycle du document ?
Le cycle de traitement du document se compose de 3 phases :
La conversion du document en texte exploitable avec l’OCR
L’identification et le classement du document avec la RAD
L’extraction des données pertinentes avec la LAD
Workflow documentaire : comment s’articulent LAD, RAD et OCR ?
Le circuit LAD/RAD/OCR en pratique
Dans le workflow documentaire, la première étape consiste à transformer le document en texte lisible grâce à l’OCR, qu’il s’agisse d’un scan, d’un email ou d’un formulaire en ligne.
Il est ensuite exploité par la RAD pour déterminer sa nature et l’intégrer au circuit de traitement adapté. Enfin, la LAD extrait les données clés qui seront ensuite intégrées au CRM, à l’ERP ou à tout autre système de gestion documentaire utilisé par l’entreprise.
Le workflow enrichi par l’IA
L’intelligence artificielle permet au workflow documentaire de passer au niveau supérieur.
En effet, l’IA améliore la reconnaissance des documents, car elle apprend des corrections effectuées par les utilisateurs. Ce travail est précieux pour les entreprises qui sont amenées à traiter de gros volumes de données non-structurées.
Cas d’usage : quand et comment utiliser LAD, RAD et OCR ?
Archivage de masse et fonds documentaires hétérogènes
Dans le cadre d’un projet d’archivage de masse, les entreprises sont amenées à traiter des volumes importants de documents hétérogènes. C’est par exemple le cas dans le secteur des assurances pour l’archivage des sinistres (demande de prise en charge, pièces justificatives).
Ici, la combinaison de l’OCR et de la RAD permet de rendre les documents exploitables et de les classer automatiquement. Quant à la LAD, elle est utilisée pour extraire toutes les métadonnées utiles à l’indexation.
Documents administratifs et exigences réglementaires
Dans certains secteurs d’activité comme la banque, l’assurance ou la santé, le cycle documentaire doit respecter des exigences réglementaires. La combinaison de la LAD, de la RAD et de l’OCR permet d’accélérer le traitement des documents tout en fiabilisant le processus pour garantir sa conformité.
Comment déterminer la bonne combinaison LAD/RAD/OCR selon votre besoin ?
Selon la structure des documents (structurés / semi / non structurés)
Voici les technologies à privilégier en fonction de la structure de vos documents :
La LAD pour des documents structurés
La RAD et la LAD pour les documents semi-structurés
L’OCR et la RAD pour les documents non-structurés
Selon le volume et la fréquence
Le volume et la fréquence de traitement peuvent également orienter votre décision.
En effet, si votre entreprise est amenée à gérer d’importants volumes régulièrement, une automatisation complète est à privilégier pour garantir la conformité et la performance.
En résumé : pourquoi utiliser les technologies LAD, RAD et OCR ?
La combinaison des technologies LAD, RAD et OCR permettent :
- D’automatiser le traitement des documents pour réduire les délais de traitement et fiabiliser les données ;
- De gérer des documents hétérogènes et non-structurés pour faciliter leur exploitation ;
- De respecter les enjeux de conformité et de traçabilité en optimisant la structuration des flux documentaires.
Contactez EVERIAL pour en savoir plus sur la mise en place des technologies LAD, RAD et OCR dans votre entreprise.
