Indexation des documents en entreprise : comment organiser et retrouver l’information efficacement ?

En entreprise, accéder rapidement à la bonne information au bon moment est un enjeu stratégique. Toutefois, avec l’augmentation des volumes documentaires, organiser efficacement les données peut devenir une véritable problématique. En effet, sans une indexation adaptée, difficile de garantir la performance de la gestion documentaire. 

EVERIAL vous explique comment structurer et valoriser vos documents grâce à l’indexation, afin de faciliter l’accès aux informations clés de votre entreprise. 

Comprendre l’indexation des documents en entreprise

Définition simple de l’indexation des documents

L’indexation est un procédé qui permet d’associer des informations descriptives, appelées métadonnées, à chaque document. Ces données sont précieuses, car ce sont elles qui facilitent la recherche dans le système documentaire : comme chaque document est identifié et classé, on peut le retrouver en quelques secondes.

L’indexation permet d’associer un grand nombre de métadonnées aux documents, dont le type de document, la date de création, le nom du client ou encore le numéro de dossier. 

Indexation des documents vs classement en dossiers : quelles différences ?

En matière de gestion documentaire, il est impératif de ne pas confondre classement et indexation : 

• Le classement consiste à ranger le fichier dans un unique dossier ;
• L’indexation consiste à associer plusieurs métadonnées à un fichier, ce qui permet donc de le retrouver à partir de différents critères. 

Par exemple, un document bien indexé peut être recherché par type de document, par nom du client ou par date de création : on peut le retrouver de différentes manières. Alors qu’un classement simple impose à l’utilisateur de savoir où est rangé le document pour le retrouver, ce qui peut complexifier la recherche. 

Les types d’indexation documentaire utilisés en entreprise

La gestion électronique des documents repose sur plusieurs types d’indexation : 

• L’indexation manuelle : chronophage, mais très précise, elle est réalisée par des humains ;
• L’indexation automatique : adaptée pour traiter de gros volumes documentaires, elle se base sur des outils de capture et d’analyse (OCR, LAD) ;
• L’indexation assistée : les outils se chargent de l’indexation, mais la validation humaine est requise pour plus de sécurité et de fiabilité.

Pourquoi l’indexation des documents est-elle stratégique pour l’entreprise ?

Réduire le temps passé à chercher un document

L’objectif principal de l’indexation des documents est de permettre aux utilisateurs de gagner du temps. En effet, ils peuvent rapidement accéder à l’information dont ils ont besoin en utilisant des mots-clés et/ou des filtres dans la solution documentaire.

Améliorer la qualité de l’information et éviter les doublons

Le gain de temps n’est pas le seul atout de l’indexation des documents. 

En effet, elle favorise également une structuration optimale des informations, ce qui permet d’éviter la multiplication des versions ainsi que les doublons. En rendant les données plus fiables, l’indexation améliore donc la cohérence documentaire de l’organisation. 

Sécuriser et tracer les documents sensibles

Enfin, les entreprises qui gèrent des documents sensibles peuvent utiliser l’indexation pour renforcer la sécurité de leur système documentaire. En effet, les métadonnées servent également à définir des règles d’accès et de traçabilité. 

Comment fonctionne l’indexation des documents dans une GED ou un DMS ?

Les étapes avant l’indexation effective : scanner, importer et analyser

Le processus débute avant l’indexation effective, dès la capture du document (numérisation, importation depuis un email ou un formulaire en ligne). En effet, la technologie OCR réalise une première analyse du fichier afin de le transformer en données exploitables. 

Des exemples de champs indexés pour une facture

Le système peut ensuite procéder à l’indexation du document.

Par exemple, pour une facture, les champs suivants pourront être renseignés :

• Type de document,
• Date d’émission,
• Numéro de facture,
• Nom du client ou du fournisseur,
• Montant.

Il sera alors possible de retrouver la facture dans le système grâce à des critères de recherche précis.

De l’indexation “classique” à l’indexation sémantique par l’IA

Les solutions de GED avancées intègrent de plus en plus l’intelligence artificielle, ce qui permet de passer d’une indexation classique à une indexation sémantique, encore plus approfondie. 

Grâce à l’IA, le système est donc en mesure de comprendre le contenu d’un document et de proposer automatiquement les métadonnées les plus pertinentes. Cette technologie est très intéressante pour traiter des documents non structurés et rendre les requêtes encore plus précises. 

Mettre en place une stratégie d’indexation des documents en entreprise

Définir une taxonomie documentaire et des métadonnées partagées

Pour que le système documentaire soit cohérent, il est impératif de mettre en place une véritable stratégie d’indexation dans votre entreprise. Pour cela, il est recommandé de commencer par définir une taxonomie documentaire en listant les métadonnées à utiliser et en précisant toutes les règles de nommage. 

Automatiser l’indexation tout en gardant des contrôles qualité

Pour gagner en performance, il peut s’avérer nécessaire d’automatiser l’indexation. 

C’est notamment le cas pour les entreprises qui doivent gérer un grand volume de flux documentaires. 
Toutefois, un contrôle qualité régulier est indispensable afin de corriger d’éventuelles erreurs et de maintenir la fiabilité des informations à la disposition des utilisateurs. 

Former les utilisateurs et faire évoluer l’indexation selon les besoins

Enfin, la formation des utilisateurs est incontournable pour que l’indexation des documents soit optimale. En effet, il suffit qu’une personne ne respecte pas les règles définies pour que l’ensemble du système soit impacté. 

De plus, il faut également garder à l’esprit que la stratégie d’indexation n’est pas gravée dans le marbre : elle doit évoluer, en fonction des besoins métiers, des volumes documentaires et de la réglementation.

Vous souhaitez mettre en place une stratégie d’indexation des documents performante dans votre GED ? Faites-vous accompagner par EVERIAL pour choisir les bons outils et optimiser toutes vos procédures.

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