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Gestion des documents RH en contexte multi-sites : centraliser, standardiser et sécuriser
La gestion des documents RH dans un contexte multi-sites représente un véritable défi pour les entreprises qui souhaitent concilier centralisation, autonomie locale et sécurité des données. Découvrez les bonnes pratiques et les outils pour standardiser les processus RH, fluidifier les échanges et garantir une gestion documentaire fiable et conforme sur l’ensemble de vos établissements.
Parmi les problématiques des entreprises à l’organisation multi-sites, la question de la gestion des documents RH est sans doute l’une des plus complexes. En effet, difficile de garantir une cohérence dans la gestion documentaire quand plusieurs établissements, avec différents interlocuteurs aux pratiques hétérogènes, doivent cohabiter.
Dans un contexte multi-sites, il faut trouver le juste équilibre : même s’il est impératif de centraliser les informations, il est nécessaire de laisser suffisamment d’autonomie aux différents établissements.
EVERIAL vous invite à découvrir comment la digitalisation des processus RH peut favoriser la standardisation des pratiques à l’échelle d’une organisation, y compris dans un contexte multi-sites.
Pourquoi la gestion des documents RH est plus difficile en organisation multi-sites ?
Trop d’interlocuteurs : validations lentes et responsabilités floues
Dans une entreprise qui fonctionne sur un mode multi-sites, les documents RH sont difficiles à gérer à cause de la multiplicité des interlocuteurs :
- Un même document doit parfois transiter du service RH local au siège avant de pouvoir être soumis au manager et/ou au membre de l’équipe concerné ;
- Bien souvent, les responsabilités de chacun ne sont pas bien identifiées, ce qui ne facilite pas l’étape de la validation et peut faire perdre un temps précieux.
Des pratiques hétérogènes : versions multiples et inégalités de traitement
Les différents établissements d’une même entreprise développent bien souvent leurs propres procédures en matière de gestion documentaire. Ils n’utilisent pas forcément les mêmes modèles, plans de classement ou circuits de validation, ce qui occasionne forcément des frictions. Le manque d’uniformité et la multiplication des versions peuvent s’avérer complexes à gérer pour le siège.
Un stockage dispersé : documents introuvables et traçabilité insuffisante
Retrouver un document RH rapidement est beaucoup plus complexe dans un contexte multi-sites, car les fichiers ne sont pas toujours stockés dans les mêmes outils. S’ils sont sauvegardés sur un serveur local, les autres établissements du groupe, ainsi que le siège, peuvent même ne pas du tout y avoir accès.
Julie Chevalier, Responsable paie et administration chez Endrix en a fait le constat en 2020 pendant le confinement : « Le problème ? En l’absence d’outil à notre disposition, nous avons sauvegardé nos données dans des endroits différents sur le réseau de l’entreprise, ce qui a généré des erreurs, des oublis, sans nous faire gagner de temps lorsqu’il a fallu reconstituer les dossiers de chaque salarié. ».
Quels documents RH coordonner et centraliser entre plusieurs établissements ?
Contrats, avenants et documents de mobilité interne
Les entreprises multi-sites doivent impérativement centraliser les contrats de travail et leurs avenants pour assurer un meilleur suivi des collaborateurs dans l’organisation, notamment si la mobilité interne est fréquente. Pour la gestion de ces documents RH, la centralisation est essentielle, car c’est elle qui permet notamment une validation plus rapide.
Dossier salarié et pièces administratives sensibles
Les dossiers de salariés ont également tout intérêt à être harmonisé et centralisé.
En effet, ces derniers contiennent des données sensibles telles que des pièces d’identité et des informations relatives à la paie. Centraliser les documents RH permet d’améliorer leur sécurité tout en renforçant la conformité réglementaire de l’organisation.
Standardiser les documents et étapes sur tous les sites avec l’onboarding
Autre élément indispensable à standardiser dans les entreprises multi-sites : l’onboarding.
Les documents et les étapes du parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs doivent impérativement être harmonisés pour donner les mêmes chances à chacun, indifféremment du lieu de son affectation.
Organiser les documents RH multi-sites : centralisation, décentralisation et modèle hybride
Ce qu’il faut centraliser pour garantir cohérence et pilotage
La gestion des documents RH dans un contexte multi-sites suppose l’harmonisation et la centralisation des éléments suivants :
- Les référentiels documentaires,
- Les modèles de document,
- Les règles de conservation,
- Les politiques d’accès,
- Les procédures RH.
Ce socle favorise une organisation optimale des documents RH de l’entreprise.
Ce qu’on peut laisser aux sites pour garder réactivité et proximité
En local, le service RH doit toutefois conserver un certain degré d’autonomie pour faciliter la gestion opérationnelle au quotidien. Il doit être en mesure de collecter des pièces, d’échanger avec les collaborateurs, mais également de valider les décisions qui ne nécessitent pas l’intervention du siège.
Clarifier les rôles entre siège, RH locaux et managers
Enfin, le multi-sites impose également de clarifier les rôles de chacun. En effet, connaître son périmètre d’action permet de ne pas empiéter sur les responsabilités des autres, ce qui peut notamment éviter des frictions entre le siège et les antennes locales.
Sécurité, conformité et traçabilité des documents RH multi-sites
Gérer des droits d’accès différenciés par site et par rôle
Pour garantir la sécurité, la conformité et la traçabilité des documents RH dans un contexte multi-sites, la première étape consiste à définir les droits d’accès de chacun.
En effet, les collaborateurs d’une entreprise ne doivent pas tous avoir accès à l’ensemble des documents RH, car ces derniers contiennent des informations personnelles et confidentielles.
Comme le rappelle Julie Chevalier de chez Endrix : « Certaines informations n’ont pas à être connues de tous. Par exemple, nous ne souhaitons pas que les équipes de recrutement puissent accéder aux évolutions de salaire ou à la partie disciplinaire. ».
Les entreprises multi-sites peuvent décider de différencier les droits d’accès en fonction du niveau hiérarchique, du site ou encore du type de document.
Assurer la traçabilité : suivi des versions, journal d’audit et preuves
Il doit être possible de remonter la trace de toutes les actions ayant eu lieu sur un document RH. En effet, avec une traçabilité optimale, la conformité des traitements RH peut être démontrée, ce qui est essentiel en cas d’audit.
Organiser la conservation et l’archivage pour éviter la non-conformité
Les documents RH étant soumis à des durées légales de conservation, il est nécessaire de mettre en place une véritable politique d’archivage dans l’entreprise multi-sites. Vous éviterez ainsi la non-conformité tout en sécurisant le cycle de vie documentaire.
Outils et déploiement pour structurer la gestion des documents RH multi-sites
Les outils socle : SIRH, GED et signature électronique
Dans une organisation multi-sites, il est impératif de pouvoir s’appuyer sur des outils tels que le SIRH et la GED RH. Le SIRH facilite la gestion de données alors que la GED RH permet de tout centraliser. Il est également recommandé d’opter pour une solution de signature électronique : en plus de sécuriser le processus, elle rend la validation beaucoup plus fluide et rapide.
Déployer une organisation documentaire RH multi-sites
Le déploiement d’une organisation documentaire RH multi-sites doit être progressif :
- Analyse des besoins ;
- Harmonisation des pratiques ;
- Définition des workflows ;
- Paramétrage des accès ;
- Accompagnement des équipes.
Chez Endrix, Julie Chevalier rappelle que le projet a duré près d’une année « entre le moment où nous avons émis le souhait d’une GED auprès de notre direction, l’approbation de la demande, la réflexion, la mise en place du projet et de déploiement effectif de la solution. ».
Former managers et relais RH pour garantir l’adoption
Enfin, il est vivement recommandé de former les collaborateurs du siège et des antennes locales à l’utilisation des outils et des procédures. C’est essentiel pour garantir l’homogénéité des pratiques entre les différents établissements de l’entreprise. En effet, si un service RH local décide de ne pas suivre les processus en place, c’est l’ensemble de l’organisation documentaire qui risque de s’écrouler.
Comme Endrix, vous envisagez d’optimiser la gestion des documents RH de votre entreprise dans un contexte multi-sites ? Contactez votre conseiller EVERIAL pour faire le point sur vos besoins, nous aurons forcément une solution adaptée à vous proposer.
