Comment fiabiliser les échanges documentaires avec les clients du cabinet comptable ?

Des échanges documentaires ont lieu quotidiennement entre les cabinets comptables et leurs clients. Mais si les contrats, les factures, les relevés bancaires et les documents fiscaux circulent en permanence, les processus manquent parfois de rigueur, ce qui peut occasionner des oublis, des erreurs et même des sanctions au niveau réglementaire. 

EVERIAL vous accompagne pour fiabiliser les échanges documentaires avec les clients de votre cabinet comptable : découvrez nos conseils et nos outils pour y parvenir. 

Pourquoi les échanges documentaires sont-ils souvent peu fiables en cabinet comptable ?

Une multiplication des canaux difficile à maîtriser

Dans les cabinets comptables, la multiplication des canaux peut rendre la gestion documentaire très complexe. 

En effet, les documents peuvent être reçus ou transmis de différentes manières : 

• Au format papier par courrier ;
• Au format numérique par email, plateforme spécialisée ou même clé USB.

Cette multiplication des canaux complique la recherche d’information pour les collaborateurs du cabinet comptable. En effet, comme les documents ne sont pas centralisés sur une seule plateforme, il faut du temps pour les retrouver, ce qui peut fortement ralentir le traitement comptable. De plus, dans certains cas, la perte des documents est inéluctable. 

Des clients peu outillés et peu responsabilisés

La collecte des documents comptables est également complexe, car les clients n’ont pas tous les mêmes habitudes et n’utilisent pas tous les mêmes outils : 

• Certains clients transmettent un dossier complet à leur cabinet comptable, mais parfois, il faut les relancer à plusieurs reprises pour obtenir les pièces justificatives.
• Les cabinets comptables se retrouvent avec des documents dans des formats qui ne sont pas toujours exploitables : certains clients transmettent des fichiers qui sont uniquement lisibles avec un logiciel propriétaire, ce qui complique leur lecture. 

Un manque de traçabilité et de contrôle des versions

De plus, le manque de traçabilité est une problématique de taille dans les cabinets comptables. 

En effet, sans un système structuré, difficile de savoir si on a entre les mains la dernière version d’un document. Ni même l’identité de la personne qui l’a transmis, sa date de validation ou même l’état de son traitement par le cabinet comptable. Ce manque de suivi augmente fortement le risque de doublons et d’erreurs. 

Quels sont les risques d’échanges documentaires non sécurisés ?

Des erreurs comptables et fiscales évitables

Lorsque les échanges documentaires ne sont pas sécurisés, les erreurs comptables et fiscales sont légion. En effet, les documents manquants, incomplets ou mal identifiés dans le système peuvent entraîner des retards et des incohérences dans les déclarations. 

Une perte de temps pour les équipes du cabinet comptable

Pour les collaborateurs du cabinet comptable, une mauvaise gestion documentaire peut avoir un impact négatif sur la productivité. 

Plutôt que d’avancer sur des tâches à forte valeur ajoutée, ils perdent du temps à relancer les clients pour tenter de récupérer les fichiers manquants, mais aussi à vérifier qu’ils disposent bien de la dernière version des documents dont ils ont besoin pour avancer.

Des enjeux de sécurité et de conformité réglementaire

En comptabilité, les documents contiennent des informations sensibles : des données personnelles, financières et fiscales. 

C’est pourquoi, lorsque les échanges ne sont pas suffisamment sécurisés, le cabinet s’expose à des fuites de données ainsi qu’à des sanctions pour non-conformité réglementaire. 

Comment fiabiliser les échanges documentaires avec les clients ?

Centraliser les échanges sur un canal unique

Pour fiabiliser les échanges documentaires avec les clients d’un cabinet comptable, il est impératif de tout centraliser sur une plateforme unique.

C’est la seule stratégie efficace pour éviter la dispersion des informations : avec un canal unique, la collecte et le suivi sont facilités. 

Définir des règles claires de dépôt et de validation

Ensuite, il est essentiel d’harmoniser le processus documentaire. 

Pour cela, nous recommandons aux cabinets comptables de définir des règles quant aux formats acceptés, au nommage des documents, aux délais de transmission et aux modalités de validation. 

Assurer la traçabilité et le suivi des documents

Fiabiliser les échanges documentaires entre un cabinet comptable et ses clients passe également par une meilleure traçabilité. 

Pour cela, le plus simple est d’utiliser un outil qui permet à tout moment de suivre l’avancée du traitement des documents : dépôt, consultation, validation, modification, archivage et suppression. 

L’avantage avec ce procédé, c’est que l’on garde également une trace de toutes les personnes qui sont passées sur le document : on peut savoir qui a procédé à telle modification sur le fichier à telle date et à telle heure. 

Sécuriser l’accès aux documents sensibles

Enfin, la fiabilisation des échanges documentaires est rendue possible grâce à la sécurisation des droits d’accès. C’est essentiel pour garantir la confidentialité des données comptables et fiscales. Vous éviterez ainsi les accès non-autorisés aux documents ainsi que la perte ou le vol des informations sensibles.

Quels outils peuvent aider à fiabiliser les échanges documentaires ?

Les limites des échanges par email

L’email est pratique pour échanger avec ses clients. 

Toutefois, cette solution n’est pas optimale pour la gestion documentaire.

En plus de la difficulté pour retrouver un fichier, se pose le problème des pièces jointes perdues ou des multiples versions d’un même document à gérer. 

L’intérêt d’un espace documentaire sécurisé

Mettre en place un espace documentaire unique et sécurisé est une bonne solution pour centraliser les échanges et faciliter la collaboration entre le cabinet comptable et ses clients. 

En effet, sur ce type de plateforme, les documents peuvent être déposés en quelques clics. La consultation y est possible, uniquement pour les personnes autorisées. 

Vers une automatisation des échanges documentaires en milieu comptable

Pour optimiser au maximum les échanges documentaires, la GED comptable est l’outil à privilégier. Ce logiciel de gestion documentaire permet notamment de centraliser toutes les pièces comptables, d’automatiser leur classement, de faciliter les recherches des collaborateurs, de garantir la traçabilité des échanges et de sécuriser l’archivage des données. 

Votre cabinet comptable est à la recherche d’une solution performante pour fiabiliser les échanges documentaires avec ses clients ? Faites-vous accompagner par EVERIAL, spécialiste de la gestion documentaire depuis plus de 30 ans !

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