Digitalisation des processus documentaires : tout comprendre pour transformer vos pratiques

Votre entreprise souhaite entreprendre la digitalisation de ses processus documentaires ? Véritable levier stratégique pour optimiser la structuration des flux, la performance des collaborateurs et la sécurisation des données sensibles, elle permet de transformer les pratiques de l’organisation à condition de bien comprendre ses enjeux et ses solutions.

EVERIAL vous explique tout ce qu’il faut savoir sur la digitalisation du processus documentaire.

Qu’est-ce que la digitalisation des processus documentaires ?

Définition du concept

Il s’agit d’intégrer, à son système d’information existant, des outils numériques permettant de gérer, automatiser et sécuriser l’ensemble du cycle de vie des documents.

Digitaliser ne consiste pas uniquement à numériser des documents au format papier.
En effet, c’est un processus plus large qui permet de repenser l’ensemble des procédures, de la validation à l’archivage, en passant par le traitement et l’accessibilité.

Quelle différence entre dématérialisation et digitalisation ?

Alors que la dématérialisation consiste à convertir un document papier au format numérique, la digitalisation permet quant à elle de transformer les procédures liées à la vie du document.

Quels documents et quels processus sont concernés ?

Dès qu’un document circule dans une entreprise, il est concerné par le processus documentaire : facture, contrat, dossier client, procédure qualité, etc. Il en va de même pour toutes les procédures métier de l’organisation.

Pourquoi opter pour la digitalisation des processus documentaires ?

Répondre à l’explosion des volumes de données

Dans les entreprises, le volume des documents et des données a explosé avec le développement du numérique. Pour éviter la perte des informations stratégiques et faciliter leur accès, une organisation structurée est indispensable. Centraliser et organiser les flux sont nécessaires pour maîtriser l’information au sein des organisations.

En quoi permet-elle de réduire les coûts et le temps perdu liés au papier ?

La gestion électronique documentaire est précieuse en entreprise, car elle permet de réduire les coûts liés au traitement manuel des documents : impression, stockage physique, classement, recherche, etc.

Digitaliser favorise l’automatisation du circuit documentaire qui a comme impact la réduction des coûts, mais aussi une accélération de la productivité. En effet, les délais de validation sont beaucoup plus rapides et comme les manipulations sont limitées, les risques d’erreur diminuent.

Garantir la conformité et la sécurité

Enfin, une gestion rigoureuse des documents et des données personnelles est obligatoire pour répondre aux exigences réglementaires en entreprise : RGPD, normes qualité, etc. En digitalisant, il est beaucoup plus facile de sécuriser les accès et d’optimiser la traçabilité, de façon à garantir la valeur probatoire des documents.

Quels sont les bénéfices clés de la digitalisation des processus documentaires ?

Gagner en productivité et automatiser les tâches répétitives

L’automatisation du workflow limite les tâches à faible valeur ajoutée, qui sont chronophages et sujettes aux erreurs humaines. Les collaborateurs peuvent ainsi gagner en productivité sur des missions stratégiques.

Améliorer l’expérience collaborateur et client

Parmi les bénéfices clés, l’amélioration de l’expérience collaborateur et client est à noter. En effet, alors que le collaborateur peut accéder aux informations en quelques secondes, le client bénéficie d’un suivi beaucoup plus réactif, ce qui a un impact sur sa satisfaction et sa fidélisation.

Renforcer la traçabilité et la sécurité des données

L’utilisation d’outils numériques permet de renforcer la traçabilité et la sécurité des données, car à tout moment, il est possible de consulter le journal des accès ou une version antérieure d’un document. Toutes les actions sont également horodatées, ce qui renforce la gouvernance de l’information.

Réduire l’empreinte écologique et tendre vers le “zéro papier”

Enfin, la réduction de l’usage du papier a des vertus écologiques en entreprise. Digitaliser ne permet pas uniquement de réduire les coûts, mais aussi de tendre vers une politique zéro papier.

Des cas d’usage concrets par métier

Dématérialisation du courrier pour les entreprises, digitalisation des dossiers des patients… Les bénéfices sont nombreux quel que soit le secteur d’activité. Mais qu’en est-il pour les ressources humaines, l’expertise comptable ou les secteurs de la banque et de l’assurance ?

Comment la digitalisation transforme-t-elle les Ressources Humaines ?

La digitalisation des ressources humaines favorise notamment :

• L’onboading des nouveaux collaborateurs ;
• La gestion des contrats de travail ;
• La diffusion des bulletins de paie électroniques ;
• La centralisation des dossiers du personnel.

Quels bénéfices pour les experts-comptables ?

Pour les cabinets d’expertise comptable, la collecte multicanale des pièces, l’automatisation du traitement des factures et l’utilisation du coffre-fort numérique permettent de réduire les délais de traitement et de renforcer la conformité réglementaire.

En quoi aide-t-elle les banques et les assurances ?

La digitalisation du secteur de l’assurance et de la banque a également des avantages.
En effet, elle facilite :

• L’ouverture des comptes ;
• La gestion des sinistres ;
• La conformité KYC ;
• La traçabilité des informations sensibles.

Comment réussir son projet de digitalisation de processus documentaire ?

Réaliser un diagnostic et cartographie des processus existants

La première étape pour réussir votre projet est un diagnostic :

Choisir les bons outils

Il va ensuite falloir choisir la solution adaptée aux problématiques de votre entreprise :

• La solution de GED est parfaite pour la gestion quotidienne des documents ;
• Le SAE convient si vous souhaitez mettre en place un archivage probatoire ;
• Le logiciel de capture multicanale, les workflows automatisés et la solution de numérisation des documents peuvent également être utiles pour votre entreprise.

Accompagner le changement et former les équipes

Une fois la solution sélectionnée, il est impératif d’accompagner le changement en intégrant les équipes à la prise de décision et en les formant à l’usage du nouveau logiciel.

Mesurer le ROI et assurer la pérennité de la démarche

Une fois le projet mis en place, il est impératif de suivre des indicateurs tels que les délais de traitement, le taux d’erreur ou encore les coûts de gestion afin d’ajuster la stratégie sur le long terme.

Quelles sont les tendances et innovations à venir dans la digitalisation des processus documentaires ?

Automatisation intelligente et intelligence artificielle

Le développement de l’intelligence artificielle permet d’optimiser les workflows et de travailler plus efficacement avec les données. C’est pourquoi nous intégrons l’IA à nos solutions logicielles.

Mobilité et accès full web aux documents

Les entreprises sont de plus en plus intéressées par les solutions cloud et full web qui s’adaptent mieux aux nouveaux modes de travail. Pouvoir accéder à des données sensibles partout dans le monde, de manière sécurisée, est une véritable problématique pour les organisations d’aujourd’hui.

Vers des processus plus durables et responsables

Les solutions développées par EVERIAL tendent vers des pratiques durables qui concilient performance, sécurisation des données et responsabilité environnementale.