Archivage numérique : comprendre les enjeux, les solutions et les usages

Au quotidien, les entreprises produisent et gèrent des volumes toujours plus importants de documents numériques. Contrats, factures, dossiers clients, pièces comptables ou RH : toutes ces informations doivent être stockées en lieu sûr, accessibles au personnel autorisé et exploitables en cas de besoin. 

Face à cette force croissance, les entreprises ne peuvent plus se contenter d’un simple espace de stockage, qu’il soit physique ou électronique. La mise en place d’une solution d’archivage numérique fiable est devenue indispensable pour garantir la pérennité des documents, respecter les obligations légales et limiter les risques liés à la perte ou à l’altération des informations.

Pour mieux comprendre comment mettre en place une solution fiable et durable, EVERIAL vous propose de faire le point sur les enjeux, les logiciels et les usages de l’archivage numérique. 

Qu’est-ce que l’archivage numérique ?

Définition de l’archivage numérique

L’archivage électronique désigne les solutions et les procédures permettant de conserver des données. La mise en place d’une politique d’archivage numérique dans une entreprise a pour objectif de garantir l’intégrité, la traçabilité et la valeur juridique des documents électroniques sur le long terme. 

Archivage, stockage, sauvegarde : quelles différences ?

Les solutions d’archivage numérique ne doivent pas être confondues avec le stockage ou la sauvegarde : 

• Le stockage permet de conserver des fichiers pour un usage courant ;
• La sauvegarde permet de restaurer des données en cas d’incident technique.

L’archivage numérique n’a donc pas du tout le même objectif que le stockage ou la sauvegarde. Pour conserver un document doté d’une valeur légale, il est recommandé de privilégier l’archivage électronique, qui répond à de fortes exigences en matière de sécurité.

Quels documents archiver électroniquement ?

Les documents avec une valeur légale doivent être archivés de façon électronique : 

• Les contrats,
• Les factures,
• Les documents comptables,
• Les dossiers RH,
• Et bien d’autres.

À partir du moment où un document a une valeur stratégique pour l’entreprise, il convient de l’archiver numériquement. Il en va de même pour les fichiers réglementés. Ainsi, les entreprises sont tenues par la loi de conserver les bulletins de paie et les contrats de travail des salariés pendant une durée de 5 ans. 

Pourquoi l’archivage numérique est devenu incontournable ?

Répondre à la croissance exponentielle des données

Les entreprises font face à la croissance exponentielle des documents numériques. Mettre en place une solution pour les archiver est impératif pour éviter leur perte et faciliter leur accès tout en garantissant leur sécurité. 

Les bénéfices concrets de l’archivage numérique

La mise en place d’un système d’archivage électronique possède les bénéfices suivant : 

• Une meilleure sécurisation des données ;
• Une réduction des coûts liés au stockage physique.

Cette solution permet également d’améliorer la productivité des salariés. En effet, l’archivage numérique permet un accès plus rapide à l’information. 

Ainsi, lorsqu’un collaborateur a besoin d’un document, il peut le retrouver en quelques secondes sur un portail, ce qui lui permet de gagner un temps précieux. À condition, bien évidemment, d’être autorisé à y accéder. 

Cadre légal et conformité : une obligation pour toutes les organisations

L’archivage électronique facilite le respect de la réglementation. En effet, les solutions sont encadrées par des normes strictes afin d’assurer l’intégrité des données. Conserver les documents conformément à la réglementation et protéger les données personnelles sont des stratégies qui permettent notamment aux entreprises d’éviter des sanctions juridiques en cas de contrôle.

Une étape clé de la transformation digitale des processus métiers

En entreprise, une transformation digitale réussie doit notamment passer par la mise en place d’un système d’archivage électronique. En effet, ce dernier sécurise les procédures dématérialisées et facilite l’adoption des usages numériques par les collaborateurs. 

Les solutions d’archivage numérique disponibles

Plusieurs outils complémentaires favorisent la conservation des documents électroniques en entreprise : le SAE, la GED ou encore l’archive physique externalisée.

Le Système d’Archivage Électronique (SAE) : la référence pour un archivage probatoire

Il garantit l’intégrité, la pérennité ainsi que le traçage des documents archivés par l’entreprise, conformément à la réglementation en vigueur. Ce logiciel d’archivage est obligatoire quand on produit des documents à forte valeur juridique.

La Gestion Électronique des Documents (GED) : pour le quotidien documentaire

Autre logiciel d’archivage à connaître : le système de gestion documentaire ! Cet outil, qui facilite la gestion et la circulation de l’information dans l’entreprise, est complémentaire au SAE, mais ne peut pas le remplacer. En effet, la GED n’est pas adaptée pour une archive à long terme.

Le coffre-fort numérique : protéger les documents sensibles

Le coffre-fort électronique permet quant à lui de protéger les documents sensibles tels que les contrats de travail ou les bulletins de paie. Toutefois, son usage ne doit pas se soustraire à celui du SAE qui assure une conservation encore plus sécurisée.

L’archivage physique externalisé : un complément toujours utile

Avec la digitalisation, la tentation d’abandonner les archives physiques est grande. Toutefois, certains documents en papier ont une valeur légale et doivent donc être conservés en toute sécurité, même sans numérisation. L’archivage physique externalisé reste donc pertinent, en complément d’un SAE performant. 

Comment réussir son projet d’archivage numérique ?

Évaluer ses besoins et définir une politique d’archivage

Pour réussir un projet d’archivage électronique, il est impératif d’analyser les besoins de l’organisation en amont. En effet, seule une étude approfondie des besoins peut permettre la mise en place d’une politique d’archivage adaptée (durée de conservation, niveau de sécurité, etc.).

Bien choisir sa solution adaptée et savoir si l’associer

Le choix du système le plus adapté dépend des usages et des contraintes réglementaires des organisations. La plupart du temps, l’association de plusieurs solutions, comme le SAE et la GED est à privilégier. 

Former les utilisateurs et instaurer une gouvernance documentaire

La formation des collaborateurs est impérative pour limiter la résistance au changement et augmenter la productivité. La mise en place d’une véritable gouvernance documentaire est également à envisager pour garantir l’authenticité et l’exploitation optimale des données. 

Risques à anticiper : perte de données, non-conformité, obsolescence

Enfin, il est recommandé de mettre en place une stratégie visant à anticiper les risques liés à la perte ou à l’altération des données, au non-respect des obligations légales ou encore à l’obsolescence des formats.

EVERIAL vous accompagne dans votre projet d’archivage numérique : contactez l’un de nos conseillers pour trouver la solution idéale pour sécuriser les documents électroniques de votre organisation. Nous proposons des outils performants qui permettront à votre société de mettre en place une archive sûre et durable pour toutes ses données.