La centralisation des documents RH pour faciliter le quotidien des équipes

Dans le service des ressources humaines de votre entreprise, vos collaborateurs passent un temps fou à chercher les informations dont ils ont besoin pour mener à bien leurs missions ? Pas étonnant si les documents RH de votre entreprise ne sont pas centralisés : les contrats de travail, avenants et autres fiches de paie des salariés sont dispersés dans plusieurs outils, ce qui ne facilite pas le quotidien des équipes. 

Pour améliorer la productivité de l’équipe RH, il est impératif que vous mettiez en place une solution pour tout centraliser. Par exemple, une GED RH peut résoudre ce problème, tout en vous permettant par la même occasion de mieux sécuriser les données personnelles de vos employés. 

Faites-vous accompagner par EVERIAL pour la mise en place d’un système vous permettant de centraliser l’ensemble de vos documents RH en lieu sûr. 

Pourquoi la gestion des documents RH complique le quotidien des équipes ?

Les documents dispersés : une perte de temps permanente

Si vous réalisez un état des lieux des documents RH de votre entreprise, vous vous rendrez sans doute compte qu’ils sont stockés à différents endroits : sur les boîtes mail, les serveurs internes, les outils métiers, les dossiers partagés et même parfois dans des archives papier. 

Avec une telle organisation, difficile de mener une recherche d’information précise et rapide : retrouver un document peut prendre plusieurs heures si les pratiques de l’équipe RH ne sont pas harmonisées. 

Les erreurs, doublons et versions obsolètes

Le travail collaboratif fait partie du quotidien dans votre service RH. 

Mais même si c’est essentiel pour avancer vite et bien sur les dossiers des salariés, la collaboration a également ses inconvénients. 

Par exemple, quand plusieurs personnes travaillent sur le même document, on peut vite se retrouver avec des doublons, des erreurs de version ou des documents incomplets.

En plus de ralentir le process RH, le travail collaboratif ne reposant pas sur un référentiel unique peut donc occasionner des erreurs administratives. 

Une dépendance forte aux personnes clés

Enfin, certains services ont la chance d’avoir à leur disposition des personnes ressources, qui connaissent le classement des documents RH sur le bout des doigts. 

Toutefois, lorsque ces personnes partent en vacances, sont en arrêt-maladie ou décident de quitter l’entreprise, c’est toute l’organisation du service des ressources humaines qui s’écroule. 

La centralisation des documents RH dans un outil dédié permet de limiter cette dépendance et donc de ne pas altérer la continuité de l’activité, même en cas de départ d’un collaborateur clé. 

Centraliser les documents RH : de quoi parle-t-on exactement ?

Quels types de documents RH sont concernés ?

Les contrats de travail, avenants, bulletins de paie, dossiers administratifs, documents de formation ou fiches d’entretien annuel doivent être réunis dans un système structuré et sécurisé.

Centralisation, GED, SIRH : quelles différences ?

Regrouper les documents RH dans un espace unique afin de faciliter leur gestion peut s’appuyer sur différents outils. La plupart du temps, il s’agit d’une GED ou d’un SIRH, mais certaines entreprises optent pour une solution hybride.

D’un côté, la GED favorise une gestion tout au long du cycle de vie des documents. D’un autre côté, le SIRH permet de gérer toutes les données liées aux collaborateurs.

Comment centraliser sans complexifier les usages ?

Centraliser les documents RH sans complexifier les usages est possible à condition de choisir un outil adapté aux véritables besoins du service. C’est pourquoi il est recommandé de mener une étude des besoins en amont. 

Les bénéfices concrets de la centralisation pour les équipes RH

Un accès rapide et sécurisé à l’information

Pour les équipes RH, le bénéfice direct de la centralisation est le gain de temps.

En effet, tout centraliser permet d’accéder plus rapidement aux informations, car elles sont toutes au même endroit. 

La sécurisation est également accrue grâce à la configuration des droits d’accès, ce qui est essentiel quand on souhaite protéger efficacement les données personnelles de ses employés. 

Une meilleure collaboration entre les équipes

Comme les documents sont partagés dans un seul espace, les échanges entre les différents services sont facilités. Et avec une meilleure collaboration entre les équipes, on peut observer une véritable amélioration de la productivité.

Une gestion RH plus sereine et structurée

Enfin, la centralisation des documents RH est l’occasion de mieux structurer les dossiers des salariés. Pour les équipes RH, le bénéfice est immédiat, car une organisation documentaire mieux structurée permet de gagner en visibilité et en efficacité. 

Comment mettre en place une centralisation efficace des documents RH ?

Faire l’inventaire et structurer les documents existants

Dans un premier temps, il est recommandé de recenser l’ensemble des documents RH de l’entreprise. Une fois l’inventaire finalisé, il est possible de construire une organisation documentaire cohérente. Selon l’entreprise, celle-ci pourra être structurée par type de documents, règle de conservation ou usage métiers.

Définir des règles d’accès et de mise à jour

Pour assurer la sécurité et la fiabilité des données RH, il est impératif de définir des règles d’accès. En effet, les employés d’une entreprise ne doivent pas pouvoir consulter des documents qui contiennent des informations personnelles ne les concernant pas. 

Il est ainsi recommandé de définir : 

• Les droits d’accès de chaque acteur ;
• Les modalités de mise à jour et de validation des documents ;
• Et plus globalement les rôles et les responsabilités de chacun.

S’appuyer sur des outils adaptés aux équipes RH

Pour le service des ressources humaines, le recours à une GED RH est à privilégier, car ce logiciel a été développé pour répondre à leurs besoins. Par exemple, chez EVERIAL, la GED RH permet d’automatiser des actions telles que le classement et l’indexation des documents, ce qui fait gagner un temps précieux aux équipes en place. 

La centralisation documentaire RH : un levier durable pour les organisations

Accompagner la croissance et les évolutions internes

La centralisation documentaire RH est également bénéfique pour les entreprises en croissance. 

En effet, quand une entreprise se développe, les volumes documentaires ont tendance à augmenter et les procédures se complexifient. Sans un système centralisé et structuré, elle s’expose à une baisse de productivité des équipes, mais également à des sanctions pour non-conformité. 

Poser les bases d’une digitalisation RH maîtrisée

Pour de nombreuses entreprises, centraliser les documents RH représente la première brique d’un projet global de digitalisation. En effet, lorsque tout est centralisé, il devient beaucoup plus facile de mettre en place un workflow automatisé ou un logiciel d’archivage électronique. 

Besoin d’aide pour centraliser les documents RH de votre entreprise ? Découvrez notre GED RH : un outil performant, développé par EVERIAL, totalement adapté aux besoins des services des ressources humaines.

Partager cet article