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Sécurité des accès aux dossiers comptables en cabinet : enjeux, risques et bonnes pratiques
La sécurité des accès aux dossiers comptables en cabinet est essentielle pour protéger les données sensibles de vos clients, garantir la confidentialité et préserver leur confiance. Découvrez les bonnes pratiques et les solutions à mettre en place pour maîtriser les droits d’accès, renforcer l’authentification et assurer une traçabilité complète des documents comptables.
Les dossiers comptables sont constitués de documents sensibles et confidentiels.
C’est pourquoi les cabinets doivent impérativement en sécuriser l’accès pour éviter que des données financières, des déclarations fiscales ou des informations bancaires se retrouvent perdues ou volées.
De plus, l’évolution des pratiques impose une vigilance supplémentaire aux cabinets comptables : le télétravail et les échanges dématérialisés avec les clients ne doivent pas accentuer les risques vis-à-vis de l’accès aux données.
Everial vous invite à optimiser la sécurité des accès aux dossiers comptables dans votre cabinet : découvrez quelles pratiques mettre en place pour préserver les informations financières de vos clients tout en améliorant la productivité de vos équipes.
Pourquoi la sécurité des accès est-elle critique en cabinet comptable ?
Des données comptables hautement sensibles
Comptes annuels, données fiscales, coordonnées bancaires… Ces différents documents, qui composent les dossiers comptables, contiennent des informations à la fois sensibles et confidentielles.
Ce qui explique pourquoi les conséquences peuvent être désastreuses, pour les clients comme pour le cabinet comptable, notamment en cas de cyberattaque ou d’incident technique.
Une responsabilité juridique et déontologique du cabinet
Tout comme les établissements bancaires, les cabinets comptables sont soumis à des règles strictes en matière de confidentialité et de protection des données.
En tant que cabinet comptable, votre responsabilité est engagée au quotidien.
C’est pourquoi, vous devez impérativement garantir la sécurité des données comptables qui vous sont confiées.
Un impact direct sur la confiance client
La sécurité des accès aux données comptables en cabinet est impérative pour gagner et conserver la confiance de ses clients.
Le moindre incident de sécurité peut durablement fragiliser la relation que votre cabinet comptable a mis tant de temps à construire avec ses clients.
Les principaux risques liés à l’accès aux dossiers comptables
« Notre ancienne GED était gérée localement, pratique au début, mais sans réelle traçabilité ni sécurité. À mesure que le cabinet grandissait, le risque devenait trop important. Le jour où j’ai compris que quelqu’un pouvait repartir avec l’intégralité de nos dossiers sans que nous nous en rendions compte, j’ai su que notre organisation n’était plus tenable » Eliane Leveque-Griffanti – Experte-Comptable et dirigeante du cabinet ELIOS Experts
Notre ancienne GED était gérée localement, pratique au début, mais sans réelle traçabilité ni sécurité. À mesure que le cabinet grandissait, le risque devenait trop important. Le jour où j’ai compris que quelqu’un pouvait repartir avec l’intégralité de nos dossiers sans que nous nous en rendions compte, j’ai su que notre organisation n’était plus tenable
Eliane Leveque-Griffanti
Des accès internes mal contrôlés
Les collaborateurs du cabinet comptable ont besoin d’accéder aux dossiers des clients pour mener à bien leurs missions. Toutefois, pour garantir la confidentialité des données et éviter les erreurs de manipulation, il est recommandé de limiter l’accès aux documents. En effet, restreindre les droits d’accès est une stratégie efficace pour sécuriser les informations sensibles. Il faut donc mener un travail en interne pour définir qui peut avoir accès à quoi : c’est la base pour obtenir un système bien sécurisé.
Des accès externes mal sécurisés
Votre équipe est amenée à faire du télétravail plusieurs fois par mois ? Certains de vos collaborateurs travaillent directement chez les clients ?
En situation de mobilité, l’accès aux données comptables est primordial, mais risqué !
C’est pourquoi, il est recommandé de mettre en place un dispositif de sécurité adapté aux connexions distantes : votre système doit s’adapter aux nouvelles pratiques sans impacter la sécurité des données comptables.
Le manque de traçabilité des accès
Le manque de traçabilité peut également poser problème en cabinet comptable.
Vous devez être en mesure de dire qui a consulté, téléchargé ou modifié un document en cas d’audit ou d’incident.
Bonnes pratiques pour sécuriser les accès aux dossiers comptables
Définir des droits d’accès par rôle
Pour sécuriser les accès aux dossiers comptables en cabinet, la première étape consiste à définir les rôles de chacun. En effet, les utilisateurs du système doivent uniquement pouvoir consulter ou interagir avec les documents dont ils ont besoin dans le cadre de leurs missions.
Par exemple, votre cabinet comptable peut définir des règles d’accès en fonction du niveau de responsabilité, du portefeuille client ou encore du type de document.
Mettre en place une authentification renforcée
Ensuite, il est recommandé de mettre en place une authentification renforcée pour protéger l’accès aux données comptables. En plus de la double authentification et de la gestion sécurisée des mots de passe, des dispositifs existent pour optimiser la sécurité du système.
Tracer et contrôler les accès aux dossiers
Enfin, optimiser la traçabilité est indispensable, car à tout moment, elle rend possible de retrouver qui a effectué une action sur un document comptable : consultation, modification, téléchargement, partage, archivage et même suppression.
Gérer les accès dans l’écosystème d’un cabinet comptable
Gérer les accès via les logiciels comptables et la GED
Votre cabinet utilise un outil de GED en plus d’un logiciel comptable ? Devant la multiplication des solutions technologiques utilisées en cabinet, il est nécessaire de centraliser la gestion des accès pour optimiser la sécurité du système dans son ensemble.
En effet, si la GED comptable est bien paramétrée, mais que ce n’est pas le cas des logiciels métiers, la sécurisation des accès n’est pas être optimale.
Gérer les accès des clients via les portails dédiés
Votre cabinet comptable utilise un portail pour faciliter les échanges avec ses clients ?
Si ces derniers peuvent l’utiliser pour communiquer avec leur conseiller et déposer leurs pièces comptables, il est impératif de sécuriser les accès.
La gestion des accès doit notamment permettre l’identification des utilisateurs, la confidentialité des documents et la traçabilité des échanges.
Gérer les accès des prestataires et partenaires
Certains prestataires externes sont amenés à intervenir dans le système informatique de votre cabinet comptable ? Dans ce cas, pour éviter les problèmes de sécurité, il est recommandé d’encadrer l’accès des partenaires, notamment en le limitant dans le temps.
Outils et solutions pour sécuriser les accès en cabinet comptable
Centralisation et gestion des droits
Avec une GED comptable, votre cabinet pourra à la fois centraliser l’ensemble de ses documents tout en optimisant la gestion des droits d’accès.
Autrement dit, les collaborateurs du cabinet comptable auront uniquement accès aux documents autorisés, selon des règles qui auront été préalablement définies.
Supervision et alertes sur les accès
La GED comptable est également une solution qui facilite le suivi.
En effet, si le système détecte un accès anormal au logiciel, une alerte de sécurité est automatique envoyée, ce qui permet de bloquer les tentatives d’intrusion. D’autres fonctionnalités comme le suivi des connexions et la génération de rapports d’activité sont également précieux pour améliorer la supervision du système.
Votre cabinet comptable est à la recherche d’une solution de GED pour sécuriser l’accès à ses documents ? Rapprochez-vous de votre conseiller EVERIAL : depuis près de 30 ans, nous accompagnons des cabinets comme le vôtre à sécuriser leurs pratiques.
