Qu’est-ce qu’un plan de classement en entreprise ?

En entreprise, retrouver la bonne information sans organisation claire relève du parcours du combattant. C’est pourquoi, pour la réussite des projets de gestion électronique des documents ou d’archivage, il est recommandé de mettre en place un plan de classement. Celui-ci a pour objectif de tout structurer avec cohérence, de façon à faciliter l’accès aux documents, tout en ne négligeant pas la sécurité des données. 

EVERIAL vous accompagne dans la mise en place du plan de classement dans votre entreprise. 

Définir le plan de classement en entreprise

Définition simple du plan de classement

Le plan de classement sert à organiser les documents de votre entreprise de façon logique et cohérente. Grâce à lui, l’ensemble des fichiers, qu’ils soient au format papier ou numérique, peuvent être classés, ce qui facilite leur recherche ainsi que leur exploitation. 

Imaginez un salarié du service RH de votre entreprise. 
Grâce au plan de classement, il peut retrouver en quelques secondes la dernière évaluation annuelle d’un collaborateur. Sans, il lui aurait sans doute fallu plus de temps pour retrouver ce document essentiel au bon déroulement de ses missions. 

La plupart du temps, le plan de classement prend la forme de dossiers en arborescence, mais certaines entreprises choisissent de mettre en place un système qui se base sur les métadonnées. Les modèles hybrides sont également très pertinents pour les entreprises devant gérer un gros volume d’informations. 

Un même plan de classement pour les documents papier et numériques

Idéalement, le plan de classement doit être harmonieux pour faciliter la recherche d’informations. Fichier numérique ou au format papier… Quel que soit le support, les règles pour classer les documents doivent être les mêmes pour permettre aux collaborateurs de ne pas perdre de temps à chaque fois qu’ils ont besoin de retrouver une information en particulier. 

Le rôle du plan de classement dans la GED et l’archivage

Le plan de classement est incontournable dans les logiciels de GED. 

En effet, la gestion électronique des documents, pour être efficace, doit répondre à des règles précises en matière de structuration des contenus.

Il en va de même pour les outils de type SAE. 
Dans un système d’archivage électronique, les documents se retrouvent plus facilement grâce au plan de classement. Avec des règles d’accès et de conservation prédéfinies, l’archivage se trouve optimisé. 

Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d’un plan de classement ?

Gagner du temps et faciliter la recherche de documents

Sans un plan de classement bien pensé, les documents sont beaucoup plus difficiles à retrouver. Ce qui peut occasionner une perte de temps et donc de productivité pour vos équipes. 

Le plan de classement permet à l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise de savoir comment trouver les informations dont ils ont besoin en quelques secondes : un gain de temps précieux pour se concentrer sur ses missions plutôt que sur la recherche des documents utiles. 

Harmoniser, réduire les doublons et fiabiliser l’information

Le plan de classement est également précieux pour harmoniser la gestion documentaire. 

En effet, grâce à lui, les documents sont classés selon des règles prédéfinies. Vous éviterez ainsi les documents stockés à plusieurs endroits, sous différents noms ou dans plusieurs versions. 

Assurer conformité, traçabilité et sécurité

Le plan de classement est incontournable pour parvenir à mettre en place une organisation documentaire conforme en matière de conservation des données et de traçabilité. Grâce à lui, vous pourrez également sécuriser les informations stratégiques de l’entreprise, car le plan de classement est également utile pour contrôler l’accès aux données les plus sensibles. 

Les grands principes d’un plan de classement 

Organiser le plan de classement du général au particulier

Dans un plan de classement efficace, les documents doivent être organisés par grandes catégories, elles-mêmes découpées en sous-catégories. 

Par exemple, une entreprise peut décider de définir le premier niveau du plan de classement avec ses différents services : RH, commercial, communication, comptabilité, etc. 
Ensuite, chacune de ces catégories peut être subdivisée en fonction des besoins métiers de chaque service. 

Les 3 critères clés du plan de classement : accessibilité, mise à jour et épuration

Un plan de classement doit respecter 3 critères pour éviter l’encombrement documentaire et la désorganisation des informations : 

• L’accessibilité : les documents doivent être faciles à retrouver ;
• La mise à jour : le plan de classement doit évoluer en fonction des besoins de l’entreprise ;
• L’épuration : tout ce qui est obsolète doit être supprimé ou archivé. 

Les règles de nommage et la gestion des versions

Contrairement à ce que son nom laisse entendre, le plan de classement ne sert pas uniquement à classer les documents d’une organisation. 
Il permet également de suivre des règles de nommage cohérentes. 

Ainsi, le format des titres, des dates ou encore des versions doit être respecté, toujours pour faciliter la recherche documentaire. 
La gestion des versions présente également un intérêt pour l’entreprise, car elle permet à cette dernière d’avoir uniquement accès aux documents à jour et non plus à ceux qui sont obsolètes.

Intégrer les droits d’accès dès la conception

Les collaborateurs d’une entreprise ne doivent pas tous avoir accès à l’ensemble des documents de l’entreprise : certains sont confidentiels et/ou nécessitent des restrictions d’accès. 

Le plan de classement doit intégrer ces règles dès le départ pour renforcer la sécurité des données dans l’organisation. 

Comment construire un plan de classement pour son entreprise ?

Analyser les besoins et inventorier l’existant

Pour construire le plan de classement d’une entreprise, la première étape consiste à analyser les besoins métiers et à inventorier les documents existants. Cet inventaire doit être mené avec rigueur, car il représente la base du futur plan de classement. 

Choisir la structure : arborescence, métadonnées ou modèle hybride

L’entreprise doit choisir la structure de son plan de classement en fonction de ses usages, du volume documentaire à traiter ainsi que des outils utilisés en interne. 

Si l’organisation en arborescence est beaucoup utilisée, certaines entreprises privilégient un classement basé sur les métadonnées ou un modèle hybride. 

Définir l’arborescence et les règles communes

Lorsque l’entreprise a analysé ses besoins, mené un inventaire et sélectionné la structure de son plan de classement, il lui est possible de définir son arborescence ainsi que ses règles (de nommage, de conservation, d’accès et d’archivage).

Tester, ajuster et former les équipes

Avant d’être déployé dans le système documentaire, le plan de classement de l’entreprise doit impérativement être testé. Des ajustements seront alors nécessaires en fonction des retours des collaborateurs. 

Toutefois, pour faciliter l’adoption des bonnes pratiques documentaires, il est judicieux de prévoir une formation des équipes.

Exemples de plans de classement adaptés aux entreprises

Exemple pour l’administratif et la comptabilité

Un plan de classement pour l’administratif et la comptabilité peut être structuré de la façon suivante : 

1. 1. Comptabilité
   1. a. Factures fournisseurs
   2. b. Factures clients
   3. c. Journaux comptables
   4. d. Bilans et comptes annuels
2. 2. Administratif
   1. a. Contrats
   2. b. Assurances
   3. c. Documents juridiques
   4. d. Courriers administratifs

Exemple pour les ressources humaines

Un plan de classement pour les RH peut être défini avec ces catégories et sous-catégories : 

1. 1. Recrutement
   1. a. CV et candidatures
   2. b. Contrats de travail
   3. c. Dossiers d’intégration
2. 2. Gestion du personnel
   1. a. Bulletins de paie
   2. b. Formation
   3. c. Entretiens annuels
   4. d. Arrêts de travail
3. 3. Départ des collaborateurs
   1. a. Solde de tout compte
   2. b. Documents de fin de contrat

Exemple pour les projets et les dossiers clients

Enfin, voici un plan de classement pour les projets et les dossiers clients : 

1. 1. Client
   1. a. Nom du client
      1. i. Contrats
      2. ii. Devis
      3. iii. Factures
      4. iv. Correspondances
      5. v. Documents techniques
2. 2. Projet
   1. a. Cahier des charges
   2. b. Planning
   3. c. Comptes-rendus
   4. d. Livrables
   5. e. Documentation finale

EVERIAL vous accompagne dans la conception d’un plan de classement adapté à votre entreprise : contactez-nous pour nous parler de votre projet de gestion électronique de documents ou d’archivage. 

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