Saisie numérique des documents : définition, fonctionnement et mise en œuvre en entreprise

La digitalisation des processus documentaires en entreprise rend nécessaire la saisie numérique des documents. En effet, la saisie manuelle, en plus d’être un frein à la productivité, est bien souvent source d’erreurs. En automatisant la collecte, l’extraction et l’intégration au système des informations provenant de ses documents, l’entreprise fait gagner un temps précieux à ses collaborateurs qui peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. 

Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la saisie numérique des documents : 

• En quoi cela consiste concrètement ?
• Quel est son fonctionnement ? 
• Comment le mettre en place ? 

Comprendre la saisie numérique des documents

Qu’est-ce que la saisie numérique des documents ?

La saisie numérique a pour objectif de capter automatiquement toutes les informations utiles contenues dans des documents, qu’ils soient au format papier ou numérique : des numéros de dossier, des noms, des références client, des dates ou encore des montants dans le cas d’une facture ou d’un devis. Une fois extraites et intégrées au système documentaire, ces informations sont transformées en données exploitables. 

Bien sûr, ces données peuvent être extraites manuellement : on parle alors de saisie manuelle des documents. Toutefois, avec le développement des technologies telles que l’OCR (reconnaissance optique des caractères), les entreprises sont de plus en plus nombreuses à abandonner la saisie manuelle au profit de la saisie numérique. Cette dernière limite notamment les erreurs humaines en plus de faire gagner un temps précieux aux équipes. 

Quelles différences entre saisie numérique, numérisation, GED et archivage électronique ?

Il est impératif de ne pas confondre ces différents concepts : 

• La saisie numérique fait référence à l’extraction et à l’exploitation des informations utiles contenues dans un document ;
• La numérisation est un procédé qui permet de convertir un document au format papier en fichier numérique ;
• La GED (gestion électronique des documents) est un outil servant à centraliser, organiser et retrouver les documents en interne ;
• L’archivage électronique permet quant à lui de conserver des documents sur le long terme en toute sécurité. 

Quels documents sont concernés par la saisie numérique ?

La saisie numérique peut concerner l’ensemble des documents produits ou collectés par l’entreprise : 

• Les contrats ;
• Les factures ;
• Les documents RH ;
• Les formulaires administratifs ;
• Les bons de commande ;
• Le documents comptables ;
• Les pièces justificatives ;
• Et bien d’autres.

Toutefois, pour obtenir des données fiables, il est préférable de circonscrire l’utilisation de la saisie numérique aux documents structurés. 

Les technologies clés (OCR, ICR, IA)

La saisie numérique des documents est rendue possible grâce à la combinaison de plusieurs technologies : 

• L’OCR (reconnaissance optique des caractères) permet de convertir une image en un texte exploitable par le système ;
• L’ICR (reconnaissance intelligente des caractères) fonctionne sur le même principe que l’OCR, mais a l’avantage de reconnaître l’écriture manuscrite ;
• L’intelligence artificielle permet quant à elle de faciliter l’identification des informations pertinentes d’un fichier tout en améliorant l’analyse documentaire.

La combinaison de ces différentes technologies est particulièrement adaptée aux entreprises qui doivent traiter un volume élevé de données. 

Pourquoi mettre en place la saisie numérique des documents en entreprise ?

Quand la donnée est captée correctement, tout devient plus fluide : les équipes gagnent du temps, les dossiers sont complets et les erreurs disparaissent.

Laurent ROUSSET

Directeur du Digital chez EVERIAL

Réduire les tâches manuelles et gagner en productivité

La saisie manuelle fait perdre du temps à votre équipe.  À l’inverse, l’automatisation libère un temps précieux pour vos collaborateurs. 

Elle leur permet surtout de gagner en productivité, car ils peuvent enfin de concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Bien évidemment, cela impacte les délais de traitement qui se retrouvent fortement réduits, de quoi accélérer efficacement les workflows en place. 

Limiter les erreurs et sécuriser l’information

En réduisant l’intervention humaine, vous limitez également le risque d’erreurs : la saisie manuelle, en plus d’être chronophage, est répétitive, ce qui peut occasionner des erreurs pouvant coûter cher à votre entreprise (mauvaise référence de dossier, inversion de données, oubli d’informations).

Toutefois, pour sécuriser et fiabiliser les données intégrées au système, la validation humaine est requise : il ne s’agit pas d’effacer l’humain au profit de la technologie, mais d’allouer les tâches plus efficacement.

Faciliter la conformité et le respect des durées de conservation

La saisie numérique des documents favorise une gestion documentaire structurée qui permet de mieux répondre aux obligations réglementaires. Toutes les données sont centralisées et harmonisées, ce qui est un atout de taille pour garantir la conformité en entreprise.

Améliorer l’accès à l’information et la collaboration

Enfin, la saisie numérique des documents facilite également l’accès à l’information et la collaboration. 

En effet, comme toutes les données sont centralisées au même endroit, les retrouver devient un jeu d’enfant, à condition que les collaborateurs soient formés à l’utilisation du système documentaire en place. Le partage d’information est également simplifié entre les services, ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer la productivité de tous. 

Comment fonctionne un processus de saisie numérique des documents ?

Collecter et importer les documents au format papier et numérique

Le processus débute par l’étape de la collecte des documents. 

Selon leur nature, ces derniers peuvent être : 

• Numérisés depuis des documents au format papier ;
• Reçus par email ;
• Déposés sur une plateforme ou un formulaire en ligne.

Il peut également s’agir de documents qui ont directement été générés au format numérique. 

Suite à leur collecte, les fichiers sont intégrés au système de gestion documentaire.

Nettoyer, reconnaître et extraire les données utiles

Les fichiers sont ensuite automatiquement analysés grâce à des outils qui embarquent l’intelligence artificielle ainsi que des technologies telles que l’OCR ou l’ICR. 

Cette étape est essentielle, car c’est elle qui permet d’extraire les données utiles et pertinentes. 

Valider, corriger et contrôler la qualité des données

Bien que la saisie numérique des documents limite l’intervention humaine, elle ne l’élimine pas totalement.

En effet, une vérification manuelle est nécessaire, notamment pour les documents sensibles, pour fiabiliser les informations du système documentaire. 

Internaliser ou externaliser la saisie numérique : quel modèle choisir ?

Toutes les entreprises ne font pas le choix d’internaliser la saisie numérique. 

En effet, certaines privilégient l’externalisation de tout ou partie de la procédure auprès d’un prestataire. C’est souvent le cas pour les organisations qui doivent gérer des volumes importants ou qui ont besoin d’une expertise technique, faute d’une digitalisation suffisante en interne. 

Chaque entreprise doit faire le choix de l’internalisation ou de l’externalisation en fonction de : 

• Son niveau de maturité en matière de gestion documentaire ;
• Ses données à traiter (volume, complexité) ;
• Son budget.

Indexer, classer et intégrer les données dans vos outils

Une fois que les données ont été validées, il ne reste plus qu’à indexer les documents dans les différents outils de l’entreprise (GED, ERP, CRM, logiciel métier). 

Lorsque cette étape est finalisée, les utilisateurs peuvent facilement accéder aux informations contenues dans le système.

Cas d’usage : exemples concrets de saisie numérique des documents

La saisie numérique des documents s’applique à de nombreux processus métier dès lors qu’une entreprise doit traiter un volume important d’informations, limiter les ressaisies et fiabiliser ses données.

Elle est particulièrement utile pour les documents comptables, comme les factures, bons de commande ou justificatifs. Les informations clés — montant, date, fournisseur, TVA, référence de commande — peuvent être extraites automatiquement, contrôlées puis intégrées dans les outils comptables ou l’ERP.
Elle permet aussi de simplifier le traitement des dossiers clients, notamment dans des secteurs comme la banque, l’assurance ou les services. Les pièces justificatives, contrats, formulaires ou documents réglementaires peuvent être collectés, analysés et contrôlés plus rapidement, afin d’identifier les informations utiles ou les pièces manquantes.

Les documents RH sont également concernés : contrats, avenants, justificatifs ou dossiers collaborateurs peuvent être mieux classés, indexés et intégrés dans une GED ou un SIRH.
Enfin, la saisie numérique peut être mobilisée pour les courriers entrants, formulaires administratifs ou archives documentaires, afin de faciliter leur traitement, leur classement et leur accès dans les outils de l’entreprise.

EVERIAL accompagne les entreprises dans la mise en place d’une solution de saisie numérique adaptée à leurs enjeux métiers, réglementaires et organisationnels : contactez-nous !

Partager cet article