8 questions à se poser pour choisir ou vérifier qu’une solution de traitement documentaire est RGPD compliant

Choisir un outil de gestion documentaire, c’est confier à un système l’automatisation de : la collecte, l’analyse, la validation de documents sensibles (contrats, justificatifs, pièces d’identité…), et l’indexation.
Or, dès qu’il est question de données personnelles, le RGPD s’impose comme un cadre incontournable pour garantir une protection et une conformité sur le fond.

Avant de prendre une décision d’achat et d’adopter une solution dans son organisation, plusieurs points de vigilance doivent être vérifiés :

• Où la donnée est traitée : en local ou sur des serveurs distants, avec une préférence pour un hébergement proche pour limiter les risques d’intrusion.
• Comment la donnée est protégée : chiffrement des flux d’information, algorithmes de cryptage et contrôle des accès.
• La transparence vis-à-vis des utilisateurs : capacité à expliquer clairement aux clients comment leurs données sont sécurisées, y compris lorsqu’il est nécessaire de partager certaines informations avec un service tiers.
• La conception même de la solution : respect des principes Privacy by Design et réalisation d’une AIPD (analyse d’impact).
• Le temps de conservation des données : définir une durée limitée et prévoir leur suppression automatique après usage.

Ces 8 questions détaillées ci-dessous, sont à se poser au démarrage du projet, lors du choix d’une solution de gestion des documents afin de s’assurer qu’elle est bien « RGPD compliant ». Autrement dit, qu’elle met en place les mesures nécessaires pour respecter les règles du RGPD, sur le fond comme sur la forme.

Les 3 piliers d’une solution documentaire conforme au RGPD :

1 ) Dans quels cas le traitement documentaire de données sensibles est-il concerné par le RGPD ?

Voyons à travers quelques cas d’usage concrets comment le RGPD intervient dans les outils de techniques documentaires de données sensibles, afin d’illustrer son impact métier et technique dans la vie quotidienne des entreprises.

Banque et assurance : dématérialisation de l’ouverture de compte et gestion d’un sinistre

	Transmission des documents	Extraction et analyse des justificatifs	Conservation et suppression de la donnée
Banque (Ouverture de compte client) : Explication des flux	Le client envoie ses documents papier (carte d’identité, justificatif de domicile…) depuis son téléphone ou son ordinateur, dans le cadre d’une démarche de numérisation documentaire et de dématérialisation.	La solution de traitement de documents identifie et extrait uniquement les champs nécessaires (par exemple le nom et le prénom sur la carte d’identité), évitant ainsi toute ressaisie manuelle des informations.	Après vérification, les données sont conservées selon les délais légaux.
Banque (Ouverture de compte client) : RGPD	Le RGPD impose que l’utilisateur soit informé de la collecte et du traitement de ses données personnelles.	Le RGPD encadre ici la sécurité des flux lors de l’extraction de données et du transfert éventuel vers un serveur, mais aussi le respect du principe de minimisation : inutile, par exemple, d’extraire un IBAN ou d’autres données non pertinentes.	Suppression automatique des informations non requises, conformément au RGPD.
Assurance (Gestion d’un sinistre) : Explication des flux	Lors d’une déclaration de sinistre automobile, l’assuré envoie des documents comme son constat amiable et des photos du véhicule.	La solution de traitement documentaire identifie les champs utiles (ex. date du sinistre, numéro de police d’assurance) grâce à des modèles de machine learning capable d’identifier les champs utiles.	Après traitement, les informations sont conservées uniquement pour la durée de gestion du dossier du sinistre, conformément au statut juridique applicable.
Assurance (Gestion d’un sinistre) : RGPD	Le RGPD exige que l’assuré soit informé de la collecte et de l’usage de ces données sensibles.	Respect du principe de minimisation, exclusion des données non pertinentes.	Suppression ou archivage à l’issue, selon le RGPD.

Autres secteurs : santé, ressources humaines, collectivités

Dans ce contexte, le même schéma s’applique sur les autres secteurs d’activités :

Transmission des documents sensibles :

• En ressources humaines : contrats de travail, RIB, justificatifs d’identité pour un onboarding.
• En santé : dossiers médicaux, comptes rendus d’examen, ordonnances.
• En collectivités et dans le service public : pièces justificatives pour une demande de logement social ou une inscription scolaire.

Analyse et extraction ciblée : l’outil de traitement électronique des documents, associé à un moteur de recherche plein texte, isole uniquement les données pertinentes (par exemple la date de naissance d’un patient, le statut d’un salarié, ou l’adresse dans un dossier administratif), en respectant le principe de minimisation du RGPD.

Conservation et suppression maîtrisées : chaque secteur a ses propres durées légales de conservation, mais la logique reste la même : garder les données le temps strictement nécessaire, puis les supprimer ou les anonymiser conformément aux obligations du RGPD.

2 ) Où sont traitées les données personnelles issues du traitement documentaire de vos clients ?

Choisir le traitement des données en local ou en serveur distant

Dans un contexte de dématérialisation des documents la recherche de gain de productivité et d’efficacité dans les processus métier ne doit pas se faire au détriment de la sécurité : l’usage le plus sûr consiste à limiter autant que possible les déplacements des données.

Plus elles circulent, plus elles s’exposent à un risque d’intrusion, de fraude ou de collecte frauduleuse.

On peut voir la question du “où” comme un entonnoir : dans la mise en œuvre, cette approche consiste à toujours privilégier le traitement au plus proche de la source, et ne recourir à l’éloignement que si c’est nécessaire.

• Cas idéal : le traitement local. Les opérations sont réalisées directement sur l’appareil du client (ordinateur, smartphone). La donnée reste ainsi entre ses mains et n’est pas exposée lors d’un transfert.
• Cas alternatif : le serveur distant. Si l’appareil n’est pas assez “puissant” pour traiter les documents, la solution peut faire transiter les données vers un serveur qui se charge d’analyser, vérifier la conformité et extraire les informations utiles, avant de les stocker dans une base de données sécurisée. Les résultats sont ensuite renvoyés sur l’appareil de l’utilisateur.

 

Hébergement en France ou en Europe : un choix important pour la protection des données clients

Lorsque les systèmes de gestion s’appuie sur des serveurs distants, dans un contexte de dématérialisation des échanges, la localisation de ces serveurs devient un critère déterminant. Le RGPD autorise l’hébergement des données sur tout serveur situé dans l’Union européenne. Mais plus la donnée voyage loin, plus elle s’expose à des risques d’intrusion, de fraude ou même d’usurpation d’identité.

C’est pourquoi il est recommandé de privilégier une solution dont les serveurs sont hébergés en France : cela réduit la distance parcourue par les données, limite les risques et facilite le suivi de la législation nationale et de ses évolutions.

3 ) Comment les données sensibles sont-elles protégées pendant le traitement documentaire ?

Le chiffrement des données pour sécuriser les documents à caractère personnel

Lorsqu’elles circulent entre l’appareil du client et un serveur externe, les données personnelles peuvent inclure des informations sensibles comme une carte d’identité, un justificatif de domicile ou encore un relevé bancaire. Ces transferts doivent impérativement être sécurisés pour éviter toute interception.

C’est le rôle du chiffrement : l’algorithme transforme les données en une suite de caractères illisibles pendant leur transit. Ainsi, même en cas de tentative d’interception, les informations restent incompréhensibles.
Seul le destinataire autorisé, disposant de la clé de déchiffrement, peut alors lire et exploiter les données transmises.

Le chiffrement constitue donc une garantie essentielle pour protéger les documents à caractère personnel et respecter les exigences du RGPD. Ces mécanismes de sécurité s’inscrivent généralement dans le respect de normes ISO reconnues, telles que l’ISO/IEC 27001, qui encadrent la gestion de la sécurité de l’information.

Authentification et contrôle des accès aux données confidentielles

Le chiffrement protège les données lorsqu’elles circulent, mais il est tout aussi essentiel de maîtriser qui peut y accéder à chaque étape du workflow, une fois qu’elles sont stockées ou traitées. Les solutions de traitement documentaire conformes au RGPD doivent intégrer des mécanismes stricts d’authentification et de gestion des droits.

Concrètement, cela signifie que seuls les collaborateurs autorisés peuvent consulter ou manipuler les documents sensibles, selon leur rôle et leur niveau de responsabilité. L’authentification (mot de passe renforcé, double facteur, certificats) limite les risques d’intrusion, tandis que le contrôle des accès assure une traçabilité complète, et permet d’optimiser la détection d’accès inhabituels ou non autorisé.

Ces mesures garantissent que les données confidentielles restent protégées non seulement contre les attaques externes, mais aussi contre toute utilisation abusive en interne.

4 ) La solution de traitement documentaire applique-t-elle les principes du RGPD dès sa conception ?

Deux principes clés du RGPD permettent de garantir qu’une solution respecte la protection des données dès sa conception sur le fond, et d’en assurer la production de preuves : le Privacy by Design et l’AIPD.

Le Privacy by Design : intégrer la protection des données à risque dès le départ

Le Privacy by Design consiste à intégrer la protection de la vie privée des utilisateurs dès la conception de la solution, notamment en limitant la collection des données aux seuls éléments nécessaires.
Cela signifie que l’éditeur doit respecter un ensemble de règles dès la phase de développement : limiter la collecte des données, sécuriser par défaut les flux, prévoir des mécanismes de transparence et de contrôle des accès.

Avant d’adopter une technologie de traitement des documents, il est donc essentiel de vérifier qu’elle a été mise en place dans le respect du principe de Privacy by Design.

L’AIPD : prouver la conformité RGPD par l’analyse d’impact

En complément, le RGPD impose dans certains cas la réalisation d’une Analyse d’Impact relative à la Protection des Données (AIPD).
L’AIPD est un outil qui permet d’identifier à l’avance les risques liés au traitement des données personnelles, d’évaluer leur gravité et de documenter les mesures prévues pour les réduire. Cette documentation constitue un élément essentiel de preuve en matière de conformité.

Lorsqu’une solution de traitement automatisé a fait l’objet d’une AIPD, c’est une garantie supplémentaire de sa conformité. Cette analyse doit par ailleurs faire l’objet d’une revue régulière afin de vérifier que les risques identifiés et les mesures de protection restent adaptés aux évolutions du traitement.

5 ) Quelles données personnelles votre solution de traitement documentaire sélectionne-t-elle réellement sur les documents ?

Le principe de minimisation : limiter la collecte aux données strictement nécessaires

Pour être conforme aux règles de la CNIL et du RGPD, une solution de traitement documentaire doit appliquer le principe de minimisation : ne collecter que les données strictement nécessaires à l’objectif défini.
Concrètement, la solution ne doit extraire que les informations que vous avez autorisées (par exemple le nom, le prénom et la date de naissance sur une carte d’identité, et non l’ensemble des champs).

Techniquement, c’est rendu possible grâce à la combinaison d’OCR intelligent et d’intelligence artificielle, au cœur du traitement intelligent des documents (intelligent document processing). L’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) reconnaît la structure du document et permet la production de données structurées, tandis que l’IA apprend à s’adapter aux différents formats rencontrés. Ainsi, la solution évolue et s’améliore en continu tout en respectant les règles de minimisation.

Obfuscation et masquage des informations non pertinentes

Limiter la collecte ne suffit pas : il faut aussi protéger les données qui ne sont pas utiles. C’est là qu’intervient l’obfuscation : les informations non pertinentes doivent être rendues illisibles afin d’éviter tout traitement indu.

Votre solution de traitement documentaire doit donc être paramétrée pour obfusquer les champs qui ne sont pas nécessaires à votre usage (par exemple masquer l’IBAN sur un RIB si seule l’adresse est utile). Cela permet de respecter le principe de minimisation tout en renforçant la confidentialité des documents traités.

6 ) Pendant combien de temps les données issues du traitement documentaire doivent-elles être conservées ?

Le RGPD n’impose pas de durées chiffrées : il fixe le principe selon lequel les données personnelles doivent être conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, puis supprimées ou archivées de manière appropriée (limitation de la conservation).
Les durées applicables dépendent ensuite :

• des obligations légales (ex : comptabilité),
• des délais de prescription (gestion des litiges),
• de la politique de conservation définie par l’organisation,
• et/ou des recommandations de la CNIL selon les cas.

(Référence : article 5 §1 e du RGPD (limitation de la conservation))

Limitation stricte de la durée de conservation des données personnelles

Type de données	Durée maximale recommandée	Référence / contrainte
Données liées à un contrat (ex. assurance)	Durée du contrat + archivage jusqu’à 5 ans après la fin (souvent 2 à 5 ans selon les besoins)	Prescription civile 5 ans (art. 2224 Code civil) + principe de limitation de conservation (art. 5 RGPD)
Données RH – candidatures (recrutement)	2 ans après le dernier contact avec le candidat	Recommandation CNIL (gestion des candidatures)
Données RH – dossier salarié (onboarding, paie, carrière)	Variable selon le document (ex : paie/compta souvent plus long)	Dépend des obligations légales (ex : Code du travail, Code de commerce, prescription) + art. 5 RGPD
Données de santé – dossier patient (établissement de santé)	20 ans à compter du dernier passage / dernier soin (longue durée)	Code de la santé publique – art. R1112-7
Données liées à un sinistre	Durée de gestion du sinistre + archivage (souvent 2 à 10 ans, selon la nature du sinistre et les contentieux possibles)	Délais de prescription variables (Code civil / Code des assurances) + art. 5 RGPD

Suppression automatique ou anonymisation après traitement

Une fois la durée écoulée, les informations personnelles doivent être soit :

• supprimées automatiquement, afin qu’elles ne soient plus accessibles,
• soit anonymisées, de façon à ne plus permettre d’identifier la personne concernée.

Votre logiciel doit donc intégrer un mécanisme de purge automatique pour automatiser la suppression ou l’anonymisation, et garantir que les informations à caractère personnel ne restent pas stockées inutilement au-delà de leur durée légale.

7 ) La solution de traitement documentaire garantit-elle une traçabilité complète ?

Journalisation des accès et des opérations pour sécuriser les données sensibles

Une solution conforme au RGPD doit assurer une traçabilité sur un grand nombre de documents . Cela passe par la journalisation : chaque accès, chaque modification et chaque transfert de données sensibles est enregistré. Cette piste d’audit permet la détection rapide de toute anomalie et de renforcer la sécurité.

Production de preuves en cas d’audit ou de contrôle réglementaire

Au-delà de la sécurité, la traçabilité permet aussi de prouver la conformité sur le fond et de préserver l’image de l’entreprise en cas de contrôle de la CNIL ou d’audit interne. L’entreprise doit démontrer que les données ont été traitées selon les règles. Les journaux d’accès et les rapports générés par la solution facilitent la production de preuves et sécurisent votre mise en conformité en cas de contrôle.

Vous devez vous assurer que votre solution de traitement documentaire intègre nativement ces mécanismes de traçabilité et de reporting, afin d’être en mesure de répondre rapidement à toute demande de contrôle ou d’audit.

8 ) Les utilisateurs sont-ils informés en toute transparence du traitement de leurs données personnelles ?

Information claire et accessible sur la finalité du traitement documentaire

Le RGPD impose que toute personne ait accès à une info claire, concise, transparente et compréhensible, notamment via une page dédiée à la protection des données personnelles. Cela implique la production de supports d’information clairs, accessibles et tenus à mise à jour régulière, qui doivent inclure :

• Les finalités du traitement (pourquoi la donnée est collectée).
• La base légale (obligation légale, contrat, consentement, etc.).
• Les destinataires des éléments(internes ou externes).
• La durée de conservation prévue.
• Les droits dont disposent les utilisateurs (accès, rectification, suppression, opposition).

Respect des droits des personnes : accès, rectification, effacement

L’entreprise doit mettre en place des procédures claires pour permettre à toute personne de :

• Accéder à ses données personnelles, donc d’obtenir la production d’une copie de ses informations et de pouvoir les rechercher facilement lorsqu’elles sont conservées dans un système documentaire.
• Rectifier une information erronée.
• Demander l’effacement (“droit à l’oubli”) quand les données ne sont plus nécessaires.

Ne pas respecter ces obligations expose à des sanctions lourdes : jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial annuel, le montant le plus élevé étant retenu.

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