Enjeux des systèmes d’archivage électronique : conformité, sécurité et valorisation des documents

De nos jours, les documents qui circulent dans les entreprises sont majoritairement au format numérique, ce qui pose de nouvelles problématiques en matière de conservation par rapport au format papier. C’est pourquoi la mise en place d’un SAE est recommandée : ce logiciel permet de garantir l’intégrité, la traçabilité et la valeur juridique des documents sur le long terme.

EVERIAL vous explique les enjeux de la mise en place d’un système d’archivage électronique pour votre entreprise.

Qu’est-ce que les Systèmes d’Archivage Électronique ?

Définition et finalité d’un SAE

C’est une solution logicielle qui permet la conservation des documents numériques pendant une durée réglementaire préalablement définie.
Son objectif est double :

• Il garantit la pérennité des documents ;
• Il préserve leur valeur probante.

Grâce à lui, les documents archivés restent lisibles et exploitables, même au bout de plusieurs années.

Quelles différences entre GED, stockage cloud et SAE ?

Le système d’archivage électronique est une solution documentaire parmi d’autres.
Bien souvent, ces outils sont complémentaires dans les entreprises :

• La GED permet la gestion documentaire électronique quotidienne ;
• Le stockage cloud est pensé pour faciliter l’hébergement des fichiers à distance ;
• Le coffre-fort numérique conserve des copies numériques des documents importants en entreprise, mais la sécurité n’est pas optimale pour une conservation de longue durée ;
• Le SAE est la solution pour une conservation sur le long terme. C’est donc l’une des dernières briques du SI : les entreprises s’en servent à la fin du cycle de vie du document, une fois que ce dernier ne va plus subir de modifications et peut donc être envoyé dans les archives.

Pourquoi le SAE est devenu incontournable en entreprise ?

En matière de gestion documentaire, c’est un outil indispensable, car il permet aux entreprises de prouver l’authenticité des documents numériques qu’elles produisent. Dans certains secteurs d’activité comme la banque, l’assurance ou la santé, l’archivage électronique des documents est une obligation légale.

Les enjeux juridiques et réglementaires

Respect de la valeur probante des documents numériques

La valeur juridique d’un document numérique est liée à son intégrité. Le SAE donne l’assurance qu’il n’a pas subi la moindre modification depuis son archivage, grâce à des mécanismes d’horodatage et de scellement.

Conservation à long terme dans le respect des obligations légales

Les entreprises doivent respecter des obligations légales en matière de conservation des documents, mais leur durée diffère en fonction de leur nature. Bien paramétré, l’outil permet de respecter les délais légaux en vigueur en France.

Archivage opposable en cas de contrôle, d’audit ou de litige

L’archivage électronique renforce la crédibilité des organisations en cas de contrôle, car cette solution rend possible la restitution des documents demandés, dans un format conforme et juridiquement opposable.

Les enjeux en matière de sécurité et de traçabilité

Garantir l’intégrité des documents

3 mécanismes permettent de garantir l’intégrité des données :

Confidentialité et gestion des droits sur les données sensibles

En fonction du secteur d’activité, certains documents archivés peuvent contenir des informations sensibles. C’est notamment le cas pour la santé, les RH, la banque ou encore les assurances. Un logiciel performant intègre une gestion des droits d’accès pour éviter aux personnes non-autorisées de consulter les données sensibles.

Protection contre la perte, l’altération ou les accès non autorisés

Enfin, le système d’archivage électronique protège des cyberattaques, des erreurs techniques et des erreurs humaines, car tout est mis en œuvre pour une sécurité maximale des documents : sauvegardes redondantes, hébergement sécurisé, contrôle d’accès.

Les enjeux pour l’organisation des documents et la performance opérationnelle

Centralisation et gouvernance du cycle de vie du document

Intervenant à la fin du cycle de vie des documents, l’archivage électronique permet d’édicter des règles claires de conservation, de classement et de suppression.

Réduction des coûts liés à l’archivage physique et au stockage papier

L’archivage électronique performant est une source d’économies pour les organisations. En effet, il permet de réduire les coûts liés à l’archivage physique des documents papier et aux manipulations manuelles.

Gain de temps et efficacité dans la recherche et la restitution des documents

Les utilisateurs peuvent retrouver un document archivé en quelques secondes grâce au module de recherche rapide. Pour les collaborateurs, c’est un véritable gain de temps au quotidien, mais aussi lors des audits et des contrôles réglementaires.

Intéropérabilité avec la GED et les systèmes métiers

Le système documentaire doit être cohérent et c’est pourquoi il est impératif de choisir un SAE qui fonctionne parfaitement avec la GED, le coffre-fort numérique et les outils métiers (ERP, CRM, SIRH). Sans cette intéropérabilité, il n’est pas possible de respecter l’intégrité du document à tous les stades de son cycle de vie.

Les enjeux stratégiques pour la transformation numérique

Transition vers une gouvernance de l’information structurée

La mise en place d’un SAE est précieuse pour les entreprises qui souhaitent mieux formaliser les règles de la gestion du document. C’est indispensable pour transitionner vers une gouvernance de l’information structurée et maîtrisée.

Valorisation des données archivées pour l’analyse et l’optimisation

Les données archivées peuvent être valorisées, car elles sont désormais structurées et accessibles. En plus de participer à la démarche d’amélioration de l’entreprise, elles peuvent être utilisées pour alimenter des analyses ou encore des études statistiques.

Moderniser l’image de l’organisation et renforcer la confiance des clients, partenaires et autorités

Les solutions d’archivage permettent enfin aux entreprises de démontrer leur capacité à protéger les données et à respecter les obligations légales. C’est un atout pour renforcer la crédibilité auprès des clients, des partenaires et des autorités.

Quels sont les risques d’un archivage mal maîtrisé ?

Une mauvaise compréhension de l’archivage numérique induit des risques juridiques, économiques et réputationnels.

Pour limiter la non-conformité, la perte de valeur probante, les amendes, la fuite des données et la perte de confiance de vos clients comme des autorités, il est impératif de mettre en œuvre un cadre maîtrisé pour l’archivage de vos documents numériques.

Comment choisir un système d’archivage électronique adapté à votre entreprise ?

Vérifier les certifications et normes de conformité

Pour choisir un système d’archivage électronique adapté aux pratiques de votre entreprise, vous devez analyser les besoins des collaborateurs de vos différents services. Une fois cette étape réalisée, vous pourrez réaliser un benchmark des solutions proposées sur le marché.

Le plus important est alors de vous assurer que la solution sélectionnée respecte les normes et les standards qualité en matière de sécurité et d’archivage à valeur probante.

Privilégier une solution interopérable et évolutive

Bien sûr, le logiciel choisi doit parfaitement s’intégrer à l’écosystème de votre entreprise : SIRH, coffre-fort numérique, etc. Vous devez également veiller à investir dans un outil qui peut évoluer avec les besoins de votre organisation.

S’appuyer sur un accompagnement expert pour définir sa politique d’archivage

Enfin, le plus simple est de se faire accompagner par des experts en matière de politique d’archivage et de gestion documentaire.

Éditeur de solutions documentaires depuis 35 ans, EVERIAL est en mesure de vous aider à choisir l’outil le mieux adapté aux besoins et aux pratiques spécifiques de votre entreprise. En effet, nous avons développé des solutions qui permettent de garantir la conformité et la pérennité de vos documents numériques archivés.