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Gestion électronique des documents et traçabilité : garantir la sécurité et la conformité de l'information
Structurer, sécuriser et tracer l’ensemble de vos documents : la GED s’impose aujourd’hui comme un pilier de la gouvernance de l’information en entreprise.
Cet article vous explique comment une gestion documentaire associée à une traçabilité avancée permet de renforcer la conformité, fiabiliser les processus et améliorer la productivité, tout en répondant aux exigences réglementaires de plus en plus strictes.
La mise en place d’un système de gestion électronique des documents (GED) est incontournable, quel que soit le secteur d’activité. En effet, associée à des procédures avancées de traçabilité, elle permet de renforcer la sécurité et la conformité des flux d’information produits et manipulés par les entreprises.
EVERIAL accompagne votre organisation dans la mise en place d’une GED : une solution performante pour assurer la gouvernance de l’information au sein de votre entreprise.
Qu’est-ce que la gestion électronique des documents (GED) ?
Définition et objectifs principaux
La gestion électronique des documents désigne l’ensemble des outils et des procédures permettant de collecter, classer, stocker, partager, rechercher, mais aussi sécuriser toutes les données numériques d’une entreprise. Pour résumer, la GED permet de structurer le cycle de vie des documents, depuis leur création jusqu’à leur archivage, voire leur suppression.
Bien plus qu’un simple logiciel de stockage, la gestion électronique des documents facilite l’accès et le partage des informations, ce qui favorise le travail collaboratif et permet d’améliorer la productivité des équipes, tout en limitant la perte des documents.
Différences entre GED, archivage et ECM (Enterprise Content Management)
La GED n’est pas le seul outil permettant la gestion des données numériques en entreprise. Toutefois, le système d’archivage électronique (SAE) et l’Enterprise Content Management (ECM) ne s’opposent pas à la gestion électronique des documents : ce sont des logiciels complémentaires.
Voici ce qu’il faut savoir sur ces outils :
- Le SAE est pensé pour conserver les documents sur le long terme et assurer leur valeur probatoire ;
- L’ECM est quant à lui un logiciel permettant de gérer l’ensemble des contenus produits et manipulés par une entreprise (documents, données, médias, contenus web).
Documents concernés : RH, juridiques, comptables, techniques…
La GED permet de gérer des contrats, des factures, des dossiers du personnel, des documents juridiques, des dossiers techniques, des rapports d’audit et bien d’autres types de fichier.
C’est pourquoi tous les secteurs d’activité sont susceptibles de l’utiliser, y compris les secteurs réglementés qui traitent des données sensibles soumises à une réglementation stricte en matière de conservation et de traçage.
Chez EVERIAL, nous adaptons nos produits aux besoins de votre secteurs d’activité.
C’est pourquoi, nous proposons un logiciel de gestion électronique des documents pour les RH, l’expertise comptable, la banque, l’assurance et la santé.
Par exemple, l’outil doit permettre aux professionnels de la santé de numériser les dossiers des patients en toute sécurité, alors que le logiciel de GED pour la comptabilité doit favoriser une gestion optimale des documents comptables. Les collectivités sont également concernées par nos produits : nous avons développé un logiciel de GED pour les agents, répondant spécifiquement à leurs besoins.
La traçabilité : un pilier de la gouvernance de l’information
Définition de la traçabilité dans un environnement numérique
Dans un environnement numérique, la traçabilité désigne la capacité à retracer l’historique complet d’un document. Concrètement, toutes les actions effectuées sur un document doivent être enregistrées : sa création, ses consultations, ses validations, ses partages, ses modifications et même sa suppression.
Objectifs : transparence, responsabilité, preuve juridique
Pouvoir retracer l’historique d’un document est stratégique pour les entreprises. En effet, ce mécanisme permet de renforcer la responsabilité des collaborateurs.
Par exemple, le système enregistre toutes les modifications effectuées sur le document : l’outil rend possible l’identification de l’auteur pour chaque ajout, modification ou suppression.
En cas de litige ou d’audit réglementaire, la traçabilité des documents permet d’apporter la preuve de toutes les actions réalisées.
Liens entre traçabilité, auditabilité et conformité réglementaire (RGPD, ISO 9001)
Le RGPD impose aux entreprises de démontrer qui a accès aux données personnelles afin d’assurer leur sécurité. D’autres référenciels, comme l’ISO 9001, exigent également une gestion documentaire optimale.
Dans les 2 cas, une traçabilité avancée des documents est attendue pour assurer la conformité réglementaire.
Comment la GED permet une traçabilité optimale ?
La GED doit impérativement intégrer certaines fonctionnalités pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation en matière de traçabilité.
Journalisation des accès et des modifications
La journalisation est une fonction incontournable de la GED. Cette fonctionnalité permet d’enregistrer automatiquement les accès, les consultations ou encore les modifications sur les documents.
Ainsi, pour chaque action réalisée sur un document, on doit pouvoir retrouver la date et l’auteur en quelques secondes.
Système de versioning automatique
À chaque fois qu’une modification est apportée à un document, le système doit être en mesure de générer une nouvelle version pour conserver l’historique des évolutions.
Cette fonctionnalité, c’est le versioning automatique.
Celui-ci doit notamment permettre de comparer les différentes versions, de revenir à une version antérieure ou encore d’empêcher les modifications non autorisées.
Horodatage, signature électronique et piste d’audit
Pour plus de sécurité, la gestion électronique des documents doit également intégrer les fonctionnalités suivantes :
- L’horodatage : mécanisme permettant de certifier la date et l’heure d’une action sur un document ;
- La signature électronique : pouvoir authentifier un auteur est nécessaire pour sécuriser le document.
Ces 2 fonctionnalités sécurisent les processus métiers, car elles permettent d’engager la responsabilité des collaborateurs, notamment dans les secteurs réglementés comme la santé ou la banque.
Bénéfices combinés de la GED et de la traçabilité documentaire
Sécurité de l’information et maîtrise des risques
Ces 2 mécanismes favorisent la sécurité de l’information, car ils permettent de garantir que seul le personnel autorisé peut accéder au document afin de le consulter ou de le modifier. De plus, il n’est pas possible de partager un document sensible à n’importe qui dans ou en dehors de l’organisation.
Pour les entreprises, une gestion optimale des documents contribue à limiter la perte et l’altération des données.
Accélération des workflows et gain de productivité
La gestion documentaire avec une solutions adaptée permet également d’accélérer les workflows. En effet, les délais de traitement sont raccourcis, car les rôles de chacun sont clairement identifiés : chacun sait ce qu’il doit valider et à quel moment.
De plus, un outil performant participe à l’amélioration globale de la productivité des collaborateurs. En effet, quelques clics suffisent pour retrouver la bonne information ou même pour comparer 2 versions d’un même document.
Conformité légale et preuve en cas de litige
Enfin, les entreprises doivent être en mesure de fournir des preuves en cas de contrôle ou de litige.
Une gestion électronique des documents efficace permet ainsi d’apporter la preuve de la conformité des processus, du moins, à condition d’utiliser un logiciel performant adapté à la spécificité de la réglementation dans le secteur d’activité.
Solutions et technologies pour une GED traçable
Fonctionnalités essentielles à intégrer dans un projet GED
Certaines fonctionnalités doivent impérativement être intégrées au système de gestion électronique des documents :
- La gestion du contrôle des droits d’accès ;
- La journalisation des actions ;
- Le versioning ;
- L’indexation avancée des documents ;
- L’intéropérabilité de la GED avec les outils métiers déjà utilisés par l’entreprise.
Un moteur de recherche performant et intuitif doit également être présent pour faciliter le travail des collaborateurs. Ainsi, retrouver le bon fichier ne doit pas prendre plus de quelques secondes.
Choisir sa solution GED
Digitaliser les processus documentaires est indispensable pour les entreprises, mais encore faut-il savoir choisir la bonne solution de GED. Chez EVERIAL, nous avons développé des solutions qui s’adaptent aux besoins métiers, aux contraintes réglementaires et aux systèmes d’information de chaque entreprise.
Par exemple, si vous êtes à la recherche d’une solution de numérisation documentaire ou de numérisation patrimoniale, nous sommes en mesure de vous proposer un logiciel adapté.
Certifications et normes à rechercher
Assurez-vous également d’investir dans un outil certifié répondant aux normes les plus strictes. Nous vous incitons notamment à vous intéresser à la conformité RGPD, au respect des normes ISO ainsi qu’aux standards d’archivage si vous envisagez de combiner la GED à un SAE.
Mise en œuvre d’un projet GED avec traçabilité
Étapes clés : cadrage, choix technologique, POC et déploiement
La mise en place d’une GED permettant un traçage optimal des informations doit reposer sur une méthodologie rigoureuse :
- La phase de cadrage pour identifier les besoins, les flux de données et les obligations réglementaires de l’entreprise ;
- Le choix technologique pour sélectionner la solution logicielle adaptée aux besoins métiers et à l’architecture du système d’information ;
- La réalisation d’un pilote (POC : proof of concept) pour tester la solution dans un périmètre restreint avant un déploiement global ;
- Et enfin le déploiement progressif de l’outil : migration des documents, mise en place d’une politique de gouvernance documentaire, formation des collaborateurs et suivi des indicateurs de performance.
Formation et conduite du changement
Même l’outil le plus performant nécessite la plus grande prudence au moment de son déploiement pour éviter la résistance au changement.
La mise en place de formations spécifiques et d’une conduite de changement est nécessaire pour garantir l’adoption du nouveau système de GED par les utilisateurs.
Éviter les erreurs fréquentes : cloisonnement, manque d’indexation, absence de politique documentaire
Enfin, certaines erreurs peuvent compromettre la réussite d’un projet de GED en entreprise.
Voici les principales erreurs à anticiper :
- Le cloisonnement des services : une approche globale est à privilégier afin de répondre aux besoins réels des utilisateurs. Le projet ne peut donc pas uniquement être porté par le service informatique. Tous doivent être intégrés au projet, car les flux documentaires circulent dans les différents services de l’entreprise.
- Le manque d’indexation a un impact sur la recherche des informations. C’est pourquoi la GED doit reposer sur des métadonnées structurées : type de document, date, auteur, statut, service concerné, durée de conservation, etc.
- L’absence de politique documentaire : si les règles liées au cycle de vie des documents ne sont pas formalisées, les pratiques des différents services de l’entreprise ne seront pas harmonisées, ce qui peut conduire à des risques de non-conformité ou de suppression de données sensibles.
Pour résumer, un projet de GED réussi passe forcément par la mise en place d’une gouvernance de l’information structurée. EVERIAL vous accompagne également sur cette problématique pour assurer le déploiement d’une solution répondant aux besoins spécifiques de votre entreprise.