Archivage électronique : Comment conduire et pérenniser son projet ?

Décryptage de Annabelle LAFON, Responsable Marketing Produit chez EVERIAL

Longtemps perçu comme une fonction support, l’archivage électronique revêt aujourd’hui une dimension stratégique. Au‑delà des obligations réglementaires, il devient un levier de maîtrise des risques et de création de valeur. Encore faut-il choisir la bonne solution et garantir son adoption par les utilisateurs.

C’est là qu’intervient EVERIAL, pour qui l’accompagnement dépasse la simple fourniture technique : il s’agit d’aligner les usages, la culture d’entreprise et les attentes autour de la donnée.

Si la mise en place d’une solution d’archivage électronique peut sembler complexe, elle s’impose comme un outil incontournable de gestion des risques. Ces derniers sont multiples : juridiques (perte de preuve, non-conformité), financiers (sanctions, retards, surcoûts), opérationnels (fragilité des processus, perte de savoirs), ou réputationnels (violation de données affectant l’image de marque). Pour y répondre, EVERIAL guide les organisations dans le choix de leur solution, en alliant conformité et facilité d’usage.

L’objectif : sécuriser l’information tout en facilitant son accès. Un double enjeu que l’entreprise relève en impliquant les métiers dès l’amont du projet.

Une solution au service de l’humain avant tout

Loin d’être réservé aux seuls archivistes, l’archivage électronique concerne l’ensemble des collaborateurs, qui doivent donc être parties prenantes du projet. Dans cette logique, EVERIAL conduit tous ses projets en incluant les responsables métiers dès la phase de cadrage jusqu’à la mise en production, incluant la formation des utilisateurs. Un accompagnement de suivi à plus long terme permet ensuite d’identifier toutes pistes d’optimisation ou d’évolution de périmètre, et de faire bénéficier de ses innovations à ses clients.

« Nous travaillons autour de l’intelligence documentaire : nous utilisons l’IA pour la classification automatique, l’enrichissement des métadonnées, la détection des anomalies et des doublons, l’analyse du fonds, voire la synthèse de l’information. Le but est de libérer les équipes de la charge de l’archivage, en sécurisant les processus et en fluidifiant l’accès à l’information ».

Annabelle LAFON

Responsable Marketing Produit chez EVERIAL

Vers une culture de la donnée éthique et durable

Au-delà de la performance et de la conformité, EVERIAL conduit également ses clients vers la sobriété documentaire, en passant par la réduction des volumes stockés grâce au tri du vrac, mais aussi par le pilotage automatique des durées de conservation, l’optimisation de l’empreinte carbone des infrastructures, ou encore la formation aux bonnes pratiques menant à un archivage raisonné qui perdurera dans le temps.

EVERIAL contribue ainsi finalement au déploiement d’une culture d’entreprise autour de l’archivage, portée par une stratégie responsable et éthique. De quoi démontrer que l’archivage électronique n’est pas seulement une réponse défensive aux obligations réglementaires et normatives, mais aussi une opportunité d’apporter de la valeur à long terme, en garantissant la protection des données et l’accessibilité de l’information.