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Qu’est-ce que le KYC (Know Your Customers) ?

Connaitre son client est un enjeu des plus importants que ce soit pour des aspects marketing, commerciaux mais surtout de sécurité. À l’ère du digital, le KYC (Know Your Customers), est d’une importance stratégique pour les organismes financiers. Tout droit venu des USA, le KYC vise avant tout à la lutte contre la fraude et le terrorisme.

Initié au début des années 90 le KYC est aujourd’hui l’un des principaux moyens permettant d’assurer aux banques leurs protections. C’est en 2017 que Michel Sapin alors ministre de l’Economie et des Finances met en avant la loi Sapin II. Cette loi évoque que l’ensemble des organismes financiers et des grandes entreprises de plus 100 millions de CA et plus de 500 salariés doivent mettre en œuvre des mesures pour éviter les risques de fraude et de corruption.

Toutefois il ne faut pas confondre KYC et conformité. Le premier concernant les organismes financiers qu’il s’agisse de banques traditionnelles ou d’organisme de financement internes à des grands groupes. Comme exemple, nous pouvons citer les organismes internes facilitant l’achat d’une voiture. Le second pour l’ensemble des entreprises qui doivent répondre aux exigences juridiques et financières.

Pour cela, pas d’autres choix que de s’assurer via une gestion documentaire la véracité des documents. Mais comment faire à l’ère du digital ? Une démarche KYC répond-t-elle aux exigences de la digitalisation et du multicanal ? Comment réussir à contrer la fraude sur des canaux multi-supports ? Telles sont les questions que beaucoup d’entre vous se posent. Nous verrons par conséquent, plus en détails ce qu’est le KYC tout en axant nos propos sur les aspects juridiques. Enfin nous verrons quelle relation entretiennent Gestion documentaire et KYC.

Le KYC en quelques mots

Le concept de KYC existe depuis le début des années 90 et vise à contrer la fraude et le terrorisme. Créé et conceptualisé aux USA, à la suite de la guerre du Golfe, des attentats du World Trade Center de 1993, des attentats d’Oklahoma City et des fraudes massives sur le territoire, le gouvernement américain décide de s’attaquer aux financements de ces groupuscules. Très vite suivi par de nombreux pays et instances transnationales

L’objectif est de travailler en étroite collaboration avec tous les organismes financiers pour empêcher ces groupes d’agir. Cela a deux buts principaux : stopper le terrorisme extérieur et intérieur et aussi éradiquer la fraude massive.

Plusieurs événements ont contribué au développement, à l’internationalisation et l’évolution du KYC. En voici quelques exemples :

  • La Résolution 1267 de l’ONU de 1999 concernant Al-Qaïda et les Talibans.
  • Les attentats du 11 Septembre 2001 et la lutte contre le terrorisme international.
  • La crise des Subprimes à partir de 2007.
  • La digitalisation des processus bancaires qui ont vu les fraudes se multiplier et plus récemment les crypto-monnaies.
  • La directive AMLD IV mise en place en 2015 par l’Union Européenne.

Mais en quoi consiste plus particulièrement le KYC ? Eh bien, le KYC est un processus permettant de vérifier l’identité d’un client tout en évaluant les risques potentiels. Pour que cette démarche fonctionne, il faut que le KYC prenne en compte :

  • La collecte d’informations personnelles
  • Le contrôle des pièces d’identité et les informations personnellement identifiables
  • Les transactions financières en espèce supérieures à 10K€
  • Transiter d’un pays à un autre avec plus de 10K€ ou dollars suivant les pays

Le KYC pour qui et avec quelles obligations ?

À qui s’adresse-t-on quand on évoque le terme KYC et quelles obligations y a-t-il derrière tout ce concept ? Car oui, le blanchiment d’argent ne concerne pas uniquement les organismes bancaires mais bien toutes les entreprises. Pour résumer, quand on évoque le Know Your Customers, nous parlons d’une branche spécifique de la conformité. D’ailleurs tous les grands groupes possèdent un compliance service.

De plus certains de ces groupes qui ne sont pas des organismes bancaires possèdent un service KYC. En effet, beaucoup d’entreprises comme par exemple les groupes automobiles ont des pôles dédiés notamment pour leurs organismes qui facilitent le financement les paiements.

D’un point de vue juridique l’article L561-2 du Code monétaire et financier décrit l’ensemble des personnes physiques et morales soumises à ces obligations. Ces personnes sont les :

  • Établissements et organismes du secteur bancaire comme vous avez pu le devinez.
  • Assureurs, les prévoyances et mutuelles
  • Entreprises d’investissements à l’exception de celles qui font de la gestion de portefeuilles
  • Établissements de crédits qu’ils soient français ou étrangers
  • Investisseurs de manière générale.
  • Succursales des grandes entreprises proposantes des services financiers internes pour faciliter des paiements.
  • Investissements liés à la crypto-monnaie

Quelles obligations juridiques autour de ce concept ?

Qui dit conformité dit obligation juridique. Nous avons pu voir précédemment que l’article L561-2 du Code monétaire et financier montrait les personnes physiques et morales concernées. Mais quelles obligations et quelles législations se trouvent derrière ?

Tout d’abord en termes d’obligations nous avons deux axes bien distincts qui sont :

  • L’obligation de vigilance qui consiste à détecter et dénoncer les opérations bancaires présentant des anomalies. Ceci peut se matérialiser par des mouvements et des flux financiers qui semblent inhabituels.
  • L’obligation d’information qui ne se réduit plus à recueillir des informations brutes mais à les analyser et les traiter. Elle prend en compte ce que la loi appelle le bénéficiaire effectif c’est-à-dire la ou les personnes physiques qui tire profit de la transaction.

Mais ces obligations ne seraient rien s’il n’y avait pas une coopération internationale. Car oui, une très grande majorité d’organismes bancaires ou de grandes sociétés sont des multinationales. Il existe par conséquent différentes législations nationales et transnationales ainsi que des directives d’organismes indépendants veillant à la lutte contre la fraude. Ces législations et directives sont :

  • La loi Sapin II en France relative à la transparence, la lutte contre la fraude et la modernisation de la vie économique
  • Le code monétaire et financier qui veille à la lutte contre la fraude et la corruption
  • Le code pénal qui sanctionne durement les entreprises faisant preuves de négligences et qui manquent à leurs obligations
  • La directive du Parlement et du Conseil européen concernant la publication d’informations non financières et d’informations relatives à la diversité.
  • Les différentes résolutions de l’ONU
  • Les organismes indépendants comme par exemple L’ACPR (Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution) ou l’AFA (Agence Française Anti-corruption).
  • Les lois extraterritoriales pour les multinationales comme le Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) aux USA

La Gestion documentaire et le KYC

Mieux connaitre ses clients est à l’ère du digital l’un des leitmotivs les plus importants des stratégies commerciales et marketing. En effet, offrir une expérience client optimum est une priorité mais comment la mettre en place dans une gestion documentaire ?

Comme nous avons pu le constater précédemment, le KYC concerne une partie importante des organismes banquiers mais qui dit plus de contrôle dit amélioration des processus et des échanges. Par conséquent connaître ses clients, n’est plus seulement lié à une question d’authentification mais bien à une amélioration de la relation client.

Nous avons tous déjà fait l’expérience d’une ouverture de contrat, de prêt ou de financement et nous savons à quel point l’échange documentaire peut être long et fastidieux. Le digital accompagné des nouvelles technologies permet de raccourcir le parcours client et ainsi freiner les frustrations dues à l’attente. L’automatisation des contrôles dès l’entrée en relation est la clé d’une bonne expérience et relation client. Les organismes bancaires et financiers ont aussi à cœur de sortir d’une image archaïque tout en s’efforçant de lutter activement contre la fraude.

Mettre en place une stratégie KYC est par conséquent un véritable atout. Hormis la question du juridique qui le rend obligatoire, cette stratégie permet surtout d’offrir une meilleure expérience à vos clients. Les avantages sont très importants que ce soit en termes de crédibilités, de notoriété mais surtout en termes de rentabilité.

SI cet article vous a plu, n’hésitez pas à consulter notre page dédiée à la gestion documentaire ou à consulter notre article sur l’archivage en entreprise. Vous souhaitez être accompagné dans votre gestion et stockage de vos archives ? Nous vous invitons à contacter nos équipes pour plus d’informations.