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Pourquoi créer des archives ?

Pourquoi créer des archives ? Voilà une question que beaucoup d’entreprises se posent notamment en pleine transformation digitale. En effet, la transformation digitale a changé nos habitudes personnelles, professionnelles et de consommation. Les questions autour des documents et de leurs conservations sont de véritables enjeux qu’il ne faut pas négliger. Que ce soit pour vous ou pour des aspects juridiques la conservation des archives reste une étape incontournable de la vie d’un document.

Créer des archives est alors bien plus qu’une obligation juridique, car il en va de la pérennité de votre entreprise. Car oui, que faîtes-vous si quelqu’un vous demande un document précis et que celui-ci reste introuvable ?

Dès lors, voyons pourquoi créer des archives est important au sein d’une entreprise ?

Créer des archives : une obligation juridique ?

Créer des archives est-il obligatoire ? La réponse est oui et non. Certains documents peuvent être gardés et d’autres doivent obligatoirement l’être. Alors comment savoir si créer des archives est obligatoire ? Pour répondre à cette question appuyons-nous sur la loi qui dit :

« Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice de son activité pendant certaines durées minimales ». Ce que sous-entend la loi est par conséquent qu’il faut distinguer deux types de documents les internes et les externes. Les seconds étant eux, soumis à des textes réglementaires pour leurs conservations. Les premiers quant à eux sont des documents qui peuvent être plus ou moins important comme des informations stratégiques ou vos revues internes, affiches qui constituent votre patrimoine.

Que nous dit plus précisément la loi au sujet des documents qui sont à conserver ? Tout d’abord qu’elles soient physiques ou numériques, elles ont toutes deux une valeur juridique. La seconde notamment par le biais d’une signature électronique, un système d’hordatage et/ou de copie qui oblige à ne pas modifier un document. Ceci ayant pour but de le rendre authentifiable. Dans le cas contraire, vous allez créer des archives digitales qui n’ont pas de valeur probante donc sans valeur juridique.

De plus, créer des archives suggère une mise aux normes aux yeux de la loi. Comme évoquée précédemment, une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu durant un délai minimal qui peut être de :

  • 10 ans pour des comptes annuels comme les bilans, compte de résultats et factures.
  • 5 ans pour des déclarations d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie.
  • 30 ans pour ce qui concerne une acquisition ou une cession immobilière et foncière.

Créer des archives pour la pérennité de votre entreprise.

Que faire de vos documents qui n’ont pas besoin d’archivage ? Devez-vous les garder ou les supprimer ? Comme nous l’avons décrit en introduction, créer des archives n’est pas seulement qu’une affaire juridique. Il y a divers enjeux autour de la création des archives comme par exemple des enjeux :

  • Stratégique, notamment sur l’ensemble des innovations que vous avez pu mettre en place.
  • Financier pour ce qui concerne la conservation et le stockage de vos documents
  • Patrimoniaux en ce qui concerne vos anciens supports comme des affiches ou bien ce qui a pu générer l’histoire de votre entreprise.
  • Technologiques qui ont permis la croissance de votre entreprise

L’ensemble de ces enjeux montre à quel point archiver des documents mêmes issus de l’interne est extrêmement important. Archiver c’est offrir une seconde vie à vos documents en leur donnant la possibilité de vous offrir de nouvelles opportunités et un nouveau regard. Car, comme l’évoquent beaucoup d’historiens, c’est en connaissant le passé qu’on peut mieux appréhender le futur. Il en va de même pour vos documents. Ce qui a fait les forces ou les faiblesses de votre entreprise vous aideront à construire votre futur.

De plus avec le digital, les moyens de conservation s’agrandissent et vos données peuvent se numériser. La numérisation est un véritable atout supplémentaire à la conservation de vos archives et par conséquent à la pérennité de votre entreprise.

Créer des archives au format électronique à l’ère du digital

Dans un monde en pleine transformation digitale, la question de l’archivage électronique se pose. En effet, que faire de ces centaines voire milliers de documents qui transitent chaque jour par voie électronique ? Que faire des documents que vous avez numérisés afin de faciliter votre gestion documentaire ? Comment leurs données une valeur juridique/probatoire ?

Eh bien, les solutions sont diverses et amènent toutes à donner une valeur probatoire à vos documents. Toutefois, comme vos documents papiers, tous ne sont pas soumis à des obligations de conservation. Alors qu’elles sont les solutions adéquates ?

  • Le coffre-fort électronique qui permet de sécuriser votre document et de lui donner une valeur probante grâce à l’horodatage et au cachet serveur par exemple.
  • La copie fiable, pour un document qui a été numérisé et dont l’intégrité est garantie dans le temps. De plus, cette copie fiable a pour vocation à être conservé via un système d’archivage électronique à la norme NF-Z42-013
  • Le SAE qui n’est rien d’autre que le système d’archivage électronique.
  • Une GED possédant un coffre-fort électronique.
  • Une plateforme d’archivage hybride qui serait en capacité de conserver vos documents grâce à un coffre-fort numérique intégré.

Comme nous pouvons le constater, l’archivage numérique doit garantir l’intégrité des données, mais pas que. Car oui, l’archivage électronique doit également remplir 3 autres conditions qui sont :

  • La traçabilité du document permettant de remontant aux origines de celui-ci
  • L’accès aux informations par les personnes autorisées.
  • La conservation sur des supports numériques fiable pour que vos archives ne disparaissent pas.

Créer des archives pour l’amélioration de l’expérience client et utilisateur

Améliorer l’expérience client et utilisateur est de plus en plus essentiel dans n’importe quelle stratégie d’entreprise. Avoir en interne ou proposer à de l’externe un système d’archivage est un réel gain qui boostera votre réputation.

Créer des archives, n’est plus seulement un enjeu juridique, mais bien un point essentiel de votre relation client. Imaginez, si vous êtes dans l’incapacité de retrouver un document clé, quelles émotions vos clients auront ?

À l’ère du digital, les notions d’expérience client sont très importants. Passer outre cette notion, vous risquez de perdre vos clients puis des leads. Créer des archives pour vous et vos clients est par conséquent une des pièces du puzzle pour une bonne stratégie relation client. N’oubliez pas non plus que le parcours d’achat d’un produit et service, passe de l’avant, à du pendant, à de l’après-vente. Dans cette notion de parcours client l’après-vente peut également se matérialiser sur le fait de créer des archives. Car oui, la force d’une après-vente maitrisée permet de fidéliser vos clients et de les engager toujours un peu plus vers vous.

Par conséquent, créer des archives au sein d’une entreprise est un véritable enjeu stratégique tant bien juridique que pour l’amélioration des relations internes et clientes.

SI cet article vous a plu, n’hésitez pas à consulter notre page dédiée à la gestion documentaire ou à consulter notre article sur l’archivage en entreprise. Vous souhaitez être accompagné dans votre gestion et stockage de vos archives ? Nous vous invitons à contacter nos équipes pour plus d’informations.