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Numériser ses archives : une démarche RSE ?

En pleine transition digitale et écologique la question des documents papiers est clairement d’actualité. Beaucoup d’entreprises ou d’institutions dématérialisent déjà la gestion de leurs flux documentaires. Numériser ses archives devient pour eux un enjeu stratégique mêlant amélioration des coûts et écologie. Mais pouvons-nous réellement dire que numériser ses archives rentre dans une démarche RSE ?

Eh, oui, la question se pose, car avant de numériser quelques choses, il faut un format physique. Sans format physique, la numérisation ne peut pas s’effectuer. Dire que la numérisation rentre dans une démarche RSE ne serait-ce pas trop alambiqué ? La RSE ou la Responsabilité Sociale des Entreprises, peut se définir comme étant une démarche de développement durable. Toutefois, le développement durable ne se limite pas uniquement à une question écologique. Autre point que nous pouvons soulever, c’est de savoir si numériser ses archives est un acte réellement écologique.

Dès lors, nous verrons si oui ou non numériser ses archives est une réelle démarche RSE. Pour étayer nos propos nous verrons comment numériser ses archives puis nous définirons ce qu’est une démarche RSE. Pour terminer et répondre à notre sujet nous mettrons en opposition les deux procédés et nous verrons si numériser ses archives rentre bel et bien dans une démarche RSE.

Comment numériser ses archives ?

Pour numériser ses archives correctement, il existe différents procédés qui doivent s’imbriquer les uns aux autres. En effet, la construction de ces différentes étapes est d’une importance stratégique tant bien pour l’utilisateur que pour son prestataire. De plus, un cheminement d’étapes bien précis est ultra-important pour la sécurité des documents. Les différentes étapes de la numérisation des archives sont :

  • La phase de préparation qui consiste à mesurer les risques de chaque typologie de documents que vous souhaitez numériser. En effet, la numérisation s’effectue par le même procédé suivant la taille et la nature du document. À cette phase s’appuie également le travail de nomenclature et de tri de vos archives pour pouvoir les retrouver rapidement.
  • Les contraintes budgétaires qui pour certains peuvent être un frein à la numérisation des archives. La numérisation à un coût, tant bien sur la numérisation que sur l’utilisation d’une future GED.
  • La phase de numérisation qui est bien évidemment le point névralgique de notre sujet. Cela s’effectue par le biais d’un scanner puis après les documents vont dans des systèmes LAD, RAD ou OCR. Le premier étant, la Lecture Automatique de Documents, le second la Reconnaissance Automatique des Documents et le dernier la Reconnaissance optique des caractères.
  • La phase de consultation que vous pouvez retrouver normalement sur une GED (Gestion Électronique des Documents).

Numériser ses documents, c’est aussi leur offrir une sécurité et une garantie que ces derniers ne subissent pas de modifications. Cela sous-entend également que la numérisation diminue drastiquement le risque de pertes.

Nous pouvons constater que la numérisation s’inscrit dans un cadre de conservation ou de gestion documentaire. Le but principal de cette opération étant d’avoir une proximité et une facilité dans vos processus documentaires.

Qu’est-ce qu’une démarche RSE ?

Les premières démarches RSE ont vu le jour sous l’impulsion des ONG en 1980. Ces dernières souhaitaient sensibiliser les grands groupes à leurs causes notamment à travers diverses actions humanitaires, écologiques et sociétales. La RSE peut se définir comme étant des actions de développement durable. Par développement durable, nous sous-entendons trois grandes familles d’actions qui sont :

  • La préservation de l’environnement qui prend en compte l’ensemble des impacts liés à nos modes de vie sur l’environnement et ses ressources. La préservation de l’environnement a pour objectif de sensibiliser avant tout aux aspects écologiques. Cela peut aller des questions sur la biodiversité, à la transition écologique et la réduction des consommations énergétiques.
  • L’équité sociale qui est l’ensemble des actions sociales concernant l’insertion, l’exclusion et la santé des populations. L’objectif est d’aider des populations dans différentes zones géographiques que ce soit sur le plan des droits humains ou du développement des territoires.
  • L’économique qui a pour but de promouvoir la productivité et l’insertion dans la mondialisation des pays en développement. Cela peut se retranscrire via des mécénats de compétences ou culturels ou bien par une aide économique quelconque.

Pour qu’une démarche RSE fonctionne correctement, il faut que ces trois grandes thématiques s’incorporent. En effet, l’une ne va pas sans l’autre comme le montre le schéma ci-dessous.

RSE schéma pour numériser ses archives

 

Ce schéma issu du site e-rse.com montre à quel point les trois principes du développement durable sont concomitants. Les objectifs d’une démarche RSE ont pour but trois mots d’ordre : Viable, Vivable et Durable tout en conservant une démarche équitable. Nous pouvons citer en exemple Nike et sa fondation qui dans leurs projets RSE impliquent des principes qui sont à la fois écologique, sociétal et économique comme nous pouvons le voir dans les différentes actions menées pour les femmes dans le monde.

Numériser ses archives rentre-t-il dans une démarche RSE ?

Maintenant que nous avons vu ce qu’étaient la numérisation et la démarche RSE voyons si ces deux principes concordent. Prenons point par point, les trois grands principes RSE pour voir si la numérisation rentre dans cette démarche.

D’un point de vue social, la numérisation des archives est un véritable bénéfice. Qu’elles soient publiques ou privées, l’enjeu est de faciliter l’accès aux archives. La numérisation permet tout à chacun de consulter rapidement des informations.

Sur le plan économique, le fait de numériser ses archives peut avoir un effet positif puisque numériser permet de retrouver facilement des documents. Avec l’utilisation d’une GED (Gestion Électronique de Documents), vous n’aurez plus besoin de chercher des heures une information tout en réduisant les coûts. Sur une échelle économie-temps, la numérisation est plus profitable pour tous (entreprise ou particulier cherchant une information).

Sur le plan écologique peut-on réellement dire que la numérisation est « RSE friendly » ? Eh bien, malheureusement non, car la numérisation est elle-même très polluante. Entre les matériaux utilisés, la consommation des datacenters, nous pouvons dire que la numérisation ne rentre pas dans une démarche écologique. Toutefois, faire du 100% numérisé serait aussi contre-productif pour vous car vous n’êtes pas dans l’obligation de tout conserver.

Dès lors nous pouvons dire que numériser ses archives rentre et ne rentre pas dans une démarche RSE suivant le prisme par lequel vous regardez. Toutefois si vous faisiez que du papier, vous ne rentreriez pas non plus dans une démarche RSE.

SI cet article vous a plu, n’hésitez pas à consulter notre page dédiée à la gestion documentaire ou à consulter notre article sur pourquoi doit-on archiver ses documents ? Vous souhaitez être accompagnés dans votre gestion et stockage de vos archives ? Nous vous invitons à contacter nos équipes pour plus d’informations.