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Nouvelle fonctionnalité Pack GED pour faciliter les échanges, traiter plus rapidement les documents déposés et notifier les destinataires.

Par Julie Tacheau

Pour développer votre productivité, Knowings a ajouté dans la fonctionnalité de contribution du PackGED un formulaire à destination des utilisateurs client leur permettant de saisir le ou les collaborateurs destinataires des documents qu’ils déposent. Ils peuvent également, s’ils le souhaitent, accompagner leur dépôt d’un message à l’attention des destinataires sélectionnés.

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Formulaire de contribution pour un utilisateur client : la saisie des destinataires se fait via un champ de saisie assistée soit par le nom soit par l’adresse mail du collaborateur.

 

De plus, les collaborateurs utilisateurs de la GED ont à leur disposition un espace dédié aux documents déposés par les clients pour lesquels ils ont été désignés comme destinataires. Cet espace permet de centraliser tous les documents à traiter quels que soient les dossiers auxquels ils sont rattachés. Une icône est affichée dans le portail de l’application quand des documents ont été déposés à l’attention du collaborateur par des clients. Cette notification visuelle disparaît quand tous les documents déposés par les clients ont été rangés dans les classeurs de la GED.

 

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Centralisation des documents dont le collaborateur est destinataire : les informations de dépôt affichent le message saisi par l’utilisateur client le cas échéant

 

Cette nouvelle fonctionnalité est un réel bonus pour le traitement des contenus déposés par les clients.

En saisissant des destinataires lors du dépôt, les clients s’adressent directement à leur(s) référent(s). Ils peuvent également re-contextualiser les documents déposés en associant un message à leur contribution. Les échanges entre les collaborateurs et leurs clients sont grandement simplifiés, les échanges de mails sont réduits. Grâce à la centralisation des documents clients à ranger les traitements sont plus rapides puisque les collaborateurs ont directement accès aux contenus qui les concernent et sont rapidement prévenus lors du dépôt de nouveaux documents à leur attention. En plus du temps gagné, c’est l’assurance qu’aucun document ne pourra être oublié. Les risques de retard sont réduits.