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Nouveauté Pack GED : La gestion du cycle de vie des contenus ou l’archivage intelligent des documents et des classeurs

Pack GED : La gestion du cycle de vie des contenus ou l’archivage intelligent des documents et des classeurs

L’archivage documentaire est une notion clé dans la gestion de l’information au sein d’une entreprise. Tout document émis ou reçu par une organisation dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales. Ces délais de prescription (induits par des règles légales ou des pratiques internes) varient en fonction de la nature du document.

Conscient de ces enjeux, le logiciel « Pack GED » (Profession Comptable, Cabinet Conseil, Entreprise et R&H de Knowings met à la disposition de ces clients une nouvelle fonctionnalité : l’archivage automatique et paramétrable par type de document et par classeur. Lors de la création d’un modèle de document, l’utilisateur indique une règle d’archivage (une date, une durée calculée sur une variable…) qui sera utilisée au cours du cycle de vie d’un document. Régulièrement, les règles sont analysées par le logiciel et les documents sont traités si nécessaire : archivage automatique, questionnement d’un utilisateur, etc. Les avantages sont multiples :

l’archivage paramétrable par type de document permet de répondre tant aux obligations légale de conservation qu’aux pratiques internes de l’organisation.

– La dématérialisation demande une plus grande rigueur dans la gestion des données dans le temps et  la mise en place de cette nouvelle fonctionpermet un gain de temps dans le traitement de l’information.

– Enfin l’archivage permet de faciliter la consultation des donnés en réduisant le délai d’accès, facilitant la conservation, la catégorisation des documents et les droits d’accès associés.

Votre productivité est considérablement améliorée !

Pour en savoir plus…