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Logiciel de gestion documentaire : pourquoi l’utiliser ?

Gérer ses documents peut souvent être pénible, fastidieux et sans réel valeur ajoutée, mais pourtant tellement indispensable à une entreprise. Savez-vous combien de temps en moyenne par semaine une personne cherche un document ? 7h30 soit plus de 20% du temps de travail hebdomadaire. Maintenant imaginez ce que vous pourriez faire si vous réduisez ne serait-ce que de moitié ce temps perdu ? Vous nous répondrez, mais existe-t-il une solution ? Eh bien oui, en utilisant un logiciel de gestion documentaire ou plus simplement une GED, vous vous donnerez les moyens de fluidifier vos processus documentaires.

Avant de rentrer plus en profondeur dans le sujet, prenons en considération plusieurs chiffres :

De ces quelques chiffres, nous pouvons déjà constater certains enjeux qui se dégagent et l’importance d’un logiciel de gestion documentaire pour gérer le tout. Utiliser un logiciel de gestion documentaire a plusieurs vertus tant bien à l’usage interne qu’externe. Dès lors voyons ensemble pourquoi il est important d’utiliser un logiciel de gestion documentaire dans sa stratégie de digitalisation.

Un logiciel de gestion documentaire pour faciliter son quotidien.

Un logiciel de gestion documentaire ou plus simplement une GED est le premier pas pour une digitalisation des processus documentaires. En effet, utiliser une GED possède de nombreux avantages qui permettent de faciliter son quotidien tant bien dans une gestion interne qu’externe. Grâce à une GED, vous pourrez d’un point de vue interne :

  • Fluidifier vos processus documentaires
  • Travailler et collaborer de manière transversale entre vos services
  • Sécuriser et tracer un maximum vos données
  • Travailler en même temps sur des données numérisées et électroniquement natifs
  • Réduire les temps de recherche documentaire
  • Standardiser votre activité documentaire
  • Réduire les coûts de gestion des traitements et de conservation documentaire
  • Gagner en productivité en évitant des tâches répétitives ou sans valeurs ajoutées.
  • Maîtriser les processus tout au long de la vie d’un document.

Le dernier point cité est l’un des plus important, car il permet de basculer sur une bonne gestion externe des documents. En effet, réussir à maîtriser les processus documentaires en internes permet de mieux appréhender ceux de l’externe. En maîtrisant toute la chaîne documentaire en interne, vous pourrez proposer une expérience client optimale et ainsi répondre à leurs attentes qui sont :

  • De fluidifier et personnaliser les échanges, et d’offrir une personnalisation tout en digitalisant les processsus
  • Répondre en quasi temps réel à des demandes clients et ainsi réduire certains temps de délais (traitements, échanges, validations…).
  • Améliorer les relations en faisant preuve de réactivité.
  • Donner plus de temps aux clients pour humaniser les relations.

En plus de faciliter votre quotidien, un logiciel de gestion documentaire permet d’améliorer votre relation client. À l’heure de la digitalisation, les notions d’expériences et de relation client sont indispensables à la pérennité de votre entreprise.

Enoxa l’outil de gestion documentaire by Everial.

Depuis 30 ans, nous cherchons à rendre toujours plus performante votre gestion documentaire. Que ce soit pour de la gestion quotidienne ou bien la conservation de vos documents, nous savons à quels points vous rencontrez chaque jour des difficultés dans votre gestion documentaire. Pour anticiper et pallier ces difficultés, nous avons créé pour vous Enoxa, un logiciel de gestion documentaire où performance est le maître-mot. Avec son interface simplifiée, nous avons mis en avant l’expérience utilisateur en créant un outil intuitif répondant aux normes UX et UI Design.

Enoxa, est une GED complète permettant une gestion documentaire allant de la collecte à la conservation des données. Bien évidemment Enoxa respecte les 5 phases de la gestion documentaire qui sont :

  • L’acquisition qui peut se diviser en deux parties. Une première axée autour de la collecte des documents numérisés et une autre prenant en compte les documents électroniquement natifs.
  • Le classement qui permet d’indexer selon vos référentiels internes la typologie de vos documents. Enoxa, propose différents types de recherche tels que la recherche intuitive par texte, l’arborescence ou par filtrages.
  • Le traitement qui se matérialise par différents workflows, la gestion des tâches, des rapports d’activité et des Dashboards.
  • La diffusion qui englobe la gestion des droits d’accès, les inter-connectivités et surtout la diffusion sécurisée en externe.
  • L’archivage grâce à son coffre-fort numérique intégré qui permet ainsi de conserver des documents à archivage probatoire.

Si vous voulez découvrir notre solution de gestion documentaire Enoxa, n’hésitez pas à consulter notre page dédiée. Pour approfondir sur le sujet de la gestion documentaire nous vous invitions à lire notre article sur les enjeux de la dématérialisation. Vous souhaitez être accompagnés dans votre gestion et stockage de vos archives ? Nous vous invitons à contacter nos équipes.