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La Médicale fait appel aux solutions globales proposées par Everial pour la valorisation de ses flux d’information et de ses fonds documentaires.

Le Groupe EVERIAL, un des leaders historiques de la gestion externalisée des documents d’entreprise, a été retenu par La Médicale de France, société d’assurances dédiée aux professionnels de la santé (filiale de Prédica – Crédit Agricole Assurance) pour assurer une prestation globale de transfert de fonds documentaire, de gestion des services courrier et archivage en FM, et de dématérialisation du courrier entrant.

Contexte : La Médicale s’installe dans de nouveaux locaux et décide de moderniser les process de traitement des dossiers clients, mutualiser les équipes en charge des archives et du courrier entrant et optimiser sa gestion interne d’archives.

Afin de répondre aux attentes de La Médicale, Everial propose une solution globale en 4 lots complémentaires bénéficiant des expertises métiers Everial DRM et Everial BPO.

Lot 1. Prestation de picking et d’inventaire annuelle par une équipe EVERIAL

  • Remise d’un fichier EXCEL par La Médicale pour importation dans la base de gestion d’archives Everial et ouverture du portail client web : e.Services,
  • Extraction des dossiers des rayonnages (64 000 dossiers clôturés/an),
  • Mise en conteneurs,
  • Restitution du fichier des non-conformités,
  • Bénéfice : gestion et traçabilité via le portail de consultation e.Services mis en place pour les utilisateurs.

Lot 2. Transfert du fonds documentaire

  • Déploiement d’une équipe Everial dédiée pour assurer, la préparation du déménagement des archives vers le nouveau site La Médicale, le transfert, et le repositionnement des documents,
  • Phasage du transfert selon l’évolution du planning des travaux,
  • Traitement de la continuité de services en phase de transfert pour les demandes de recherche et de restitution des archives en mouvement,
  • Bénéfice : Optimisation des phases de transfert, traçabilité des archives et traitement des demandes de recherche à J+1.

Lot 3. Facility management : courrier entrant et sortant / salle d’archives

  • Mise en place, sur site client, d’une équipe Everial de 5 personnes,
  • Adaptation aux process de La Médicale pour sécuriser et conforter les utilisateurs internes,
  • Formation de l’équipe EVERIAL aux deux activités courrier et archivage de La Médicale,
  • Bénéfice : Amélioration de l’organisation des services et optimisation des ressources selon les charges de travail quotidiennes.

Lot 4. Dématérialisation du courrier entrant / Mise en place d’une plateforme GED

  • Déploiement de la solution e.Doc Premium pour la capture, le traitement, l’aiguillage et le stockage numérique des courriers
  • Pilotage du projet complet,
  • Fourniture des scanners, logiciels, licences d’exploitation etc.,
  • Une équipe de 4 personnes supplémentaires pour le traitement opérationnel du courrier,
  • Bénéfice : Accès à l’information simplifié, partagé et sécurisé. Mise en place d’une solution complète pour la gestion du courrier entrant, de la capture à la restitution via portail GED.

L’avis du client

« Le professionnalisme, l’investissement et la capacité à gérer l’ensemble de la chaîne documentaire (audit, Facility Management, numérisation, GED, archivage des dossiers clôturés, destruction, etc.) par EVERIAL nous a permis d’optimiser, de sécuriser et de pouvoir absorber la progression de notre activité et ainsi d’apporter une meilleure qualité de service en terme de délai de traitement, profitable à nos clients.
Les projets et leur mise en place ont été menés en conformité avec nos attentes. Le climat de confiance réciproque que nous avons pu instaurer a permis de consolider l’efficacité de notre partenariat. Ce climat est directement issu de l’efficacité des solutions mises en œuvre et de la bonne compréhension du besoin du client».

Martine COHEN
Responsable Coordination Activités Transverses à La Médicale

Contact presse EVERIAL
presse@everial.com
04 72 13 53 23

A propos de La Médicalewww.lamedicale.fr

Fondée il y a plus de 60 ans, La Médicale de France est une SA d’assurances dédiée aux professionnels de la santé. Filiale de Prédica (Crédit Agricole Assurance), elle détient environ 43 % des parts de marché des professionnels de la santé. Elle représente 150 collaborateurs au siège, 16 conseillers Epargne Retraite et 103 agents généraux. Elle représente plus de 19 000 associations et mutuelles clientes, soit 660 000 salariés assurés.