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La Caisse d’Epargne Rhône-Alpes choisit EVERIAL pour l’audit, la reprise et l’externalisation complète de ses archives

Lyon, le 8 avril 2014 – Everial DRM, la branche Documents & Records Management du groupe Everial, met en place un processus d’externalisation pour la conservation et la gestion des archives de la Caisse d’Epargne Rhône-Alpes et de ses 300 agences régionales. Grâce à cette externalisation, la CERA profite d’un prestataire unique et d’un accompagnement complet afin d’optimiser sa gestion documentaire. Cette même gestion documentaire qui est aujourd’hui une grande question au sein du groupe  et qui a vocation la conservation des archives.

Fort de son expérience, Everial souhaite apporter son savoir-faire à la Caisse d’Epargne Rhône-Alpes. Au travers de cet échange vous pourrez ainsi voir les modalités des besoins du CERA en termes d’archivages.

Les besoins de la CERA

La Caisse d’Epargne Rhône-Alpes souhaite homogénéiser et simplifier la gestion de ses archives auprès d’un prestataire unique. Elle désire transférer tous ses stocks internes et externes soit un total de 34 km linéaires. L’objectif de la mission est de mettre en place des flux récurrents et assurer l’autonomie de ses services en recherche et versement d’archives.

Les solutions proposées et mises en place par Everial

  • Audit complet du processus archivistique de la CERA. Le but est d’accompagner à la rédaction des procédures et des modes opératoires d’archivages par services
  • Mise en place d’un plan d’action de reprise
  • Transfert des fonds d’archives pour une conservation sur les sites sécurisés Everial. Dans nos procédure du traitement des archives nous sommes en mesure de détruire écologiquement vos archives. Toutefois noté bien que seule l’élimination des archives hors délai légal de conservation, tri, reclassement et reconditionnement est légal.
  • Mise en place de procédures d’enlèvement et de conservation des flux d’archives (ramasse mensuelle de 150 mètres linéaires)
  • Offre de gestion des recherches et des commandes via le portail client e.Services. La CERA profite ainsi d’un accès unifié et quasi instantané à ses archives externalisées. Cet accès leur permettra de retrouver rapidement une archive.

Les bénéfices qu’en retire la CERA

L’un des bénéfices les plus significatif a été l’accès unique aux stocks et aux flux d’informations via e.Services. Cela nous a permis une optimisation et une industrialisation des processus de gestion documentaire. De plus, nous avons pu bénéficier des conseils d’Everial pour le respect des normes et des réglementations.

Ainsi, tous les collaborateurs de tous les services de la CERA sont autonomes et profitent de l’accès rapide à l’information. Cela permet d’avoir une plus grande pertinence de recherche de l’information utile et d’un gain de productivité et d’efficacité opérationnelle. Enfin, cette externalisation participe activement au recentrage de la CERA sur son cœur de métier. Le but étant de les laisser uniquement sur leurs métiers.

Autre bénéfice très important, celui de la conservation des archives. La conservation des archives est pour le CERA primordial. En effet, la conservation des archives de par ses aspects légaux est un enjeu qu’il ne faut pas négliger.

L’avis de la CERA

« La force d’Everial tout au long du projet a été son professionnalisme. Ce professionnalisme se traduit par la compétence de ses équipes présentes aux côtés de la Caisse d’Epargne Rhône-Alpes. Everial a su s’investir dans tous les domaines bancaires représentés par nos multiples activités. La mise en oeuvre s’est concrétisée à la suite d’échanges riches et nombreux entre nos équipes et celle d’Everial. » 

Farida SMEJ
Directrice du département logistique de la Caisse d’Epargne Rhône-Alpes

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