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La Caisse d’Epargne Rhône-Alpes choisit EVERIAL pour l’audit, la reprise et l’externalisation complète de ses archives

Lyon, le 8 avril 2014 – EVERIAL DRM, la branche Documents & Records Management du groupe EVERIAL, met en place un processus d’externalisation pour la conservation et la gestion des archives de la Caisse d’Epargne Rhône-Alpes et de ses 300 agences régionales. Grâce à cette externalisation, la CERA profite d’un prestataire unique et d’un accompagnement complet afin d’optimiser sa gestion documentaire.

Les besoins de la CERA

La Caisse d’Epargne Rhône-Alpes souhaite homogénéiser et simplifier la gestion de ses archives auprès d’un prestataire unique. Elle désire transférer tous ses stocks internes et externes (pour un total de 34 km linéaires), mettre en place des flux récurrents et assurer l’autonomie de ses services en recherche et versement d’archives.

Les solutions proposées et mises en place par EVERIAL

  • Audit complet du processus archivistique de la CERA, accompagné de la rédaction des procédures et des modes opératoires d’archivages par services
  • Mise en place d’un plan d’action de reprise
  • Transfert des fonds d’archives pour une conservation sur les sites sécurisés EVERIAL (élimination des archives hors délai légal de conservation, tri, reclassement et reconditionnement)
  • Mise en place de procédures d’enlèvement et de conservation des flux d’archives (ramasse mensuelle de 150 mètres linéaires)
  • Offre de gestion des recherches et des commandes via le portail client e.Services. La CERA profite ainsi d’un accès unifié et quasi instantané à ses archives externalisées

Les bénéfices qu’en retire la CERA

L’accès unique aux stocks et aux flux d’informations via e.Services permet une optimisation et une industrialisation des processus de gestion documentaire, dans le respect des normes et des réglementations. Ainsi, tous les collaborateurs de tous les services de la CERA sont autonomes et jouissent d’un temps d’accès à l’information réduit, d’une plus grande pertinence de recherche de l’information utile et d’un gain de productivité et d’efficacité opérationnelle. Enfin, cette externalisation participe activement au recentrage de la CERA sur son coeur de métier.

L’avis de la CERA

« La force d’EVERIAL tout au long du projet a été son professionnalisme et la compétence de ses équipes présentes aux côtés de la Caisse d’Epargne Rhône-Alpes. EVERIAL a su s’investir dans tous les domaines bancaires représentés par nos multiples activités transverses (activité crédit et épargne assurée par le réseau d’agences et les services supports du siège). La mise en oeuvre s’est concrétisée à la suite d’échanges riches et nombreux entre nos équipes et celle d’EVERIAL. »

Farida SMEJ
Directrice du département logistique de la Caisse d’Epargne Rhône-Alpes

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