Une GED pour la gestion des ressources humaines
Le département des ressources humaines jongle quotidiennement avec une multitude de documents, allant du recrutement à la gestion des départs. Cette gestion manuelle engendre stress et perte de temps, échanges d’emails et dispersion des données. Une GED dédiée au secteur RH permet d’optimiser la gestion des documents et données à chaque étape de la relation salarié avec une gestion documentaire plus fluide et sécurisée.
GED RH : gestion centralisée des dossiers salariés
Centralisez et optimisez l’ensemble de votre documentation RH
La dispersion des documents au sein des différents services constitue un défi majeur pour les départements RH. Contrats de travail, bulletins de paie, fiches de poste et autres documents salariés ont tendance à s’éparpiller ou se dupliquer d’un ordinateur à l’autre, exposant ainsi les entreprises à des risques et des perturbations inutiles. Avec une solution de gestion électronique de documents (GED) dédiée aux ressources humaines, la gestion de l’ensemble des documents constituant les dossiers métier et le référentiel documentaire de l’organisation est centralisée pour faciliter le travail quotidien des équipes.
Des processus RH gérés directement dans la GED
La transformation digitale et l’essor du télétravail redéfinissent les besoins des services RH. Une GED RH permet d’automatiser et d’optimiser les processus métier spécifiques à chaque étape de la relation salarié : recrutement, onboarding, paie, absence, offboarding… Vous avez alors la garantie que les contrats et dossiers collaborateurs sont suivis, classés et archivés dans le respect des contraintes réglementaires.
Faciliter les échanges de documents
Compte tenu de l’importance du volume de documents traité par les services RH, la gestion manuelle devient très souvent extrêmement chronophage, notamment à cause du caractère multiformat et multicanal des documents, des échanges pour signatures ou corédaction, tantôt par email, tantôt par papier, etc. Une GED RH construite spécifiquement selon les besoins du métier facilite la circulation des documents et l’accessibilité aux informations et contribue à fluidifier les processus RH.
Une conduite ROIste des projets de destruction.
Gains d’espace, économie des coûts de stockage, maîtrise du risque et respect des réglementations, etc. : Everial apporte toujours conseil et expertise pour que chaque projet de destruction d’archives soit conduit afin d’atteindre les objectifs fixés par ses clients avec des gains opérationnels, financiers et de conformité.
Facilitez le quotidien de vos équipes RH
Accélérer la validation des documents
Les processus de validation des documents font partie du quotidien des ressources humaines et sont pour autant difficiles à gérer, entre l’échange des documents, la démultiplication des originaux et les relances à programmer. Ce processus peut être structuré et accéléré au sein d’une GED RH où les personnes concernées pourront directement valider et signer les documents. Ces étapes sont ainsi gérées dans les meilleurs délais, renforçant l’efficacité des équipes RH.
Maîtriser le suivi du statut des documents
Le suivi et la traçabilité des documents représentent des défis constants pour les services RH. Une GED spécialisée permet un suivi détaillé du statut de chaque document. Elle offre une visibilité complète sur les étapes de validation, de révision ou de signature, garantissant ainsi une gestion transparente et efficace des documents tout au long de leur cycle de vie.
Simplifier la gestion des dossiers des nouveaux arrivants
Le processus de recrutement et d’onboarding des nouveaux collaborateurs implique la gestion et le traitement de nombreux documents, contenant des données personnelles. Avec une GED RH, l’offre d’emploi peut être corédigée par les services RH et le manager. Le candidat peut également déposer ses documents administratifs et personnels directement dans la GED, soit dans un espace sécurisé. Il peut ensuite consulter et signer électroniquement son contrat de travail en bénéficiant d’une expérience utilisateur fluidifiée, dès son entrée dans l’entreprise.
Quels sont les avantages d’une GED RH ?
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Une plateforme complète pour la gestion des dossiers salariés
Une GED dédiée à votre métier, c’est une GED collaborative construite pour vous permettre de gérer l’ensemble des étapes de la relation avec les salariés. Chacun peut y accéder pour partager et conserver les documents attendus, tels que les bulletins de paie, dont l’envoi vers les coffres-forts salariés peut être automatisé. Vous collectez également les documents relatifs aux absences, à l’entrée ou la sortie de l’entreprise (offboarding).
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Dématérialisez vos dossiers salariés et accédez rapidement aux informations
Tous les documents salariés (au format numérique comme papier) sont collectés et numérisés par la GED afin d’en extraire les informations utiles. Ainsi, vos dossiers salariés sont automatiquement mis à jour et complétés avec des données traitées et vérifiées. Les documents sont quant à eux classés, référencés et indexés selon votre propre système de classement, via la date, le titre ou le sujet du document ou encore en fonction des mots clés présents dans son contenu. Vous pouvez à tout moment accéder aux informations réunies dans une GED métier structurée et organisée selon vos habitudes et problématiques métier.
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Réduisez les délais de traitement
La GED RH, en permettant une gestion centralisée des documents, évite de devoir relancer les collaborateurs pour des signatures ou des validations. Tout ce dont vous avez besoin pour traiter les demandes dans les délais se trouve à portée de main. Lorsque vous avez besoin de faire intervenir un collaborateur, le processus est plus structuré et se déroule plus rapidement.
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Gagnez en productivité grâce aux recherches rapides
L’indexation des documents par données ciblées – métadonnées ou mots clés – vous permet de ne plus perdre une minute à chercher à travers tous vos canaux (emails, dossiers, disque dur, serveur…) lorsque vous avez besoin de retrouver un document. La gestion électronique de vos documents vous permet de mettre en place des logiques de stockage et d’archivage cohérentes et fonctionnelles pour retrouver rapidement vos documents, notamment grâce à l’outil de recherche.
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Stockez et archivez tous vos documents RH du quotidien
Stockez et archivez vos documents vivants, c’est-à-dire des documents que vous serez potentiellement amené à modifier ou à mettre à jour dans votre GED. Ces documents, aussi appelés archives courantes et archives intermédiaires, seront sécurisés tout en restant accessibles et modifiables tout au long de leur durée de vie. La GED peut aussi permettre d’accéder à un SAE dans le but d’automatiser l’archivage définitif des documents.
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Sécurisez les données et documents RH
Le service RH suit au quotidien une quantité d’échanges de documents, dont beaucoup contiennent des informations importantes et souvent à caractère personnel. Votre GED vous permet une gestion unifiée de la sécurité de l’information : vous paramétrez les droits d’accès des documents (lecture seule, modifiable ou commentaire seulement). Une demande d’identification spécifique peut également limiter l’accès à un certain nombre de collaborateurs. La gestion personnalisée des droits affiliés à chaque service et/ou collaborateur garantit la sécurité des données et des documents RH.
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Gérez les durées de conservation légales des documents RH
La plupart des documents salariés sont soumis à des durées de conservation et/ou à des conditions d’archivage spécifiques, notamment les données personnelles et confidentielles, comme les pièces d’identité, RIB, etc. Votre GED métier intègre toutes les problématiques de suivi des documents salariés, telles que la gestion des dates de validité des documents et des processus de révision, la mise à jour des documents ainsi que la gestion des durées légales de conservation dans le cas par exemple de l’offboarding des salariés. Vous respectez ainsi le RGPD et notamment le droit à l’oubli.
Notre solution GED RH s’adapte à votre entreprise
Une approche métier par dossier, conforme à la représentation des RH
Enoxa, la solution GED Everial a été conçue pour s’adapter à la structure de l’information et aux problématiques métier des Ressources Humaines. L’organisation par dossier est gérée sur mesure, selon vos besoins, grâce à l’accompagnement et au conseil de nos experts métier.
Un webinaire pour en savoir +
Julie Chevalier, Responsable Paie et ADP chez ENDRIX nous partage son expérience inspirante de déploiement de projet GED accompagnée de notre expert Nicolas Ballesio.
Ils evoqueront les défis et les opportunités liés à la transition vers une GED dans le domaine des Ressources Humaines.