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Flux documentaires : comment le gérer au quotidien ?

L’amélioration de la gestion des flux documentaires est une question que toutes les entreprises se posent quotidiennement. La digitalisation de nos environnements, a permis la multiplication des données et massifier l’envoi de documents électroniques et papiers. Si nous prenons l’exemple des factures près de 2 milliards sont envoyées et reçues par an en France. Alors imaginez le nombre de documents qui sont en circulation, comportant des données personnelles ou des informations stratégiques.

Les flux documentaires sont également votre plus grande source de données. En effet, cela vous permettra d’améliorer votre relation client et de proposer des innovations en faveur de vos clients. Car oui, la digitalisation a fait évoluer les comportements des consommateurs et certains besoins émergent comme par exemple :

  • La personnalisation de la demande.
  • L’instantanéité qui s’exprime par le besoin de temps réel.
  • La réduction des délais de traitements des informations…

Toutefois la gestion documentaire est souvent perçue comme un coût et non une opportunité. Malgré cela, une bonne gestion documentaire est pourtant indispensable pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Que ce soit en interne ou en externe la gestion des flux documentaires est d’une importance stratégique. Cela permet d’assurer la compétitivité de votre entreprise, de réduire vos coûts et surtout d’éviter de perdre du temps. Car oui, une mauvaise gestion fait que nous passons 7h30/semaine à rechercher une information soit 22% du temps de présence.

Une bonne gestion de vos flux documentaires peut prendre différentes formes mais elle doit à garder une vision multicanale. Dès lors, voyons comment est-il possible de gérer ses flux documentaires afin de se faciliter le quotidien tout en réduisant les coûts et en offrant une meilleure expérience à vos clients.

Les principes de la gestion des flux documentaires

À l’ère du digital, la gestion des flux documentaires passe par différents canaux mais garde toutefois les mêmes procédés. En effet, qu’ils soient physiques, électroniquement natifs ou bien numérisés le traitement documentaire comporte des étapes bien précises à respecter. Sans le respect de cette optimisation des flux documentaires cela peut être très rapidement l’anarchie. Les conséquences peuvent être multiples mais les deux aspects impactés seront :

  • Le traitement documentaire et la difficulté de la gestion et des échanges documentaires.
  • Le coût global, qui se verra très fortement impacté car le traitement sera plus long.

Pour réussir sa gestion des flux documentaires il est par conséquent important de respecter 7 étapes clés qui sont :

  • Le traitement du courrier interne et externe. Que vous le receviez/envoyiez au format physique ou numérique il est important d’identifier, classer et organiser dès la réception vos documents.
  • La capture, la dématérialisation et l’automatisation des processus. Cette étape intervient dans le cadre d’une numérisation partielle ou globale de vos documents.
  • La Gestion des différents types de documents circulants au sein d’une entreprise. En effet, vous pouvez recevoir différents types documents tant bien sur le fond que la forme. Par exemple des architectes reçoivent à la fois des plans, des documents de synthèses, des factures…
  • Le partage des informations et sa valorisation. Gérer ses flux documentaires consiste à faciliter les échanges tout en donnant une valeur ajoutée à un document ou une donnée.
  • Le suivi de production qui consiste à l’amélioration continue de la production et au support technique.
  • L’archivage des documents soumis à des obligations juridiques et à des délais de conservation
  • La destruction des archives et des documents qui n’ont plus besoin d’être conservés.

La gestion documentaire à l’heure du multicanale

La digitalisation provoque de profonds changements dans notre quotidien à commencer par les canaux de communication. Même si nous sommes en pleine transformation digitale, nous ne connaissons pas une digitalisation à 100% de nos processus. Toutefois, il faut savoir y répondre et mettre en avant cette capacité à répondre aux attentes collaborateurs et clientes. Car oui, mieux gérer ses flux documentaires passe par le fait d’appréhender, gérer et maitriser les différents canaux de communication.

Même si aujourd’hui, des statistiques montrent que seulement 4,2% des factures émises en France sont électroniques, cela représente près de 80 millions de documents. Même si 4,2% parait aujourd’hui peu significatif, ce pourcentage est en constante augmentation. Alors répondre à des besoins multicanaux semble de plus en plus essentiel.

De plus, mettre en place une stratégie multicanale autour de la gestion documentaire permet de répondre à différents enjeux internes. Jugée trop souvent comme un centre de coûts, une bonne gestion documentaire est un véritable catalyseur d’opportunité.

Étant dans un monde multicanal, il est important de mettre en place une stratégie permettant une gestion efficace répondant aux critères suivants :

  • Un meilleur délai des traitements documentaires et éviter les périodes longues de traitements documentaires.
  • Le fait de gagner du temps en interne dans la recherche et la transmission des documents. Comme évoqué en introduction, une mauvaise gestion documentaire peut vous faire perdre jusqu’à 7h30 de temps par semaine.
  • Le coût des opérations allouées aux différentes actions au tour de la gestion des flux documentaires.
  • La maîtrise des risques en identifiant et protégeant mieux vos documents en respectant les normes et réglementations en vigueur.

Toutefois, à l’heure du multicanal, de l’instantanéité et de la digitalisation, dématérialiser ses documents en temps réel semble être l’alternative répondant le mieux aux attentes des clients et des entreprises.

Mieux gérer ses flux documentaires pour une meilleure relation client

La digitalisation contraint les entreprises à offrir une véritable relation client sous peine de voir leur pérennité mise à mal. En effet, la digitalisation implique des notions de réputation plus forte qui pèsent réellement sur une entreprise. Mieux gérer ses flux documentaires passent par conséquent par des étapes répondant aux attentes de ces derniers en prenant en compte les spécificités des différentes générations. En effet, les baby-boomers actifs ou non n’auront pas les mêmes usages que les générations Y et Z.

Toutefois en interne, il est important de prendre ce virage digital et de maîtriser autant les aspects physiques que digitaux. En quelque sorte, il faut mettre une stratégie similaire à celui du retail mais avec les spécificités liées aux documents. Aujourd’hui, le retail s’appuie tant bien dans ses ventes, que dans son expérience et sa relation client sur le principe de phygital. Le principe de phygital est l’alliance des principes physiques et digitaux. Si nous prenons l’exemple des flux documentaires cela correspondrait à la gestion des documents papiers et des documents électroniquement natifs.

Les consommateurs en pleine digitalisation attendent à différents degrés les mêmes investissements des entreprises. Cela se matérialise sous différentes formes comme par exemple :

  • La possibilité de répondre aux attentes à la fois de manières physiques et électroniques.
  • L’envie de réduire les temps d’attentes et de pouvoir être dans le temps réel.
  • La personnalisation des demandes et des offres clients
  • L’envie de ne plus simplement être des consommateurs mais des consom’acteurs
  • Faciliter leur quotidien d’utilisateur et faciliter leurs expériences avec une marque
  • S’appuyer sur des outils technologiques performants et innovants.

Quels outils pour vous aider dans cette gestion des flux documentaires

Pour vous aider dans cette gestion des flux documentaires différents outils et procédés existent répondant à la fois aux principes de la gestion des flux, du multicanal et des attentes clients. Ces différents outils sont :

  • La GED ou la gestion électronique de document qui permet de gérer des documents électroniquement natifs ou numérisés. Une GED comme par exemple Enoxa, a possibilité d’acquérir des documents, les classer, les traiter, les diffuser et les archiver grâce à son coffre-fort numérique intégré.
  • L’archivage hybride qui permet d’archiver les documents physiques et numériques à partir d’une interface unique.
  • Une application de captation de flux en temps réel qui grâce à ses algorithmes permet de vérifier en temps réel un document.
  • Les plateformes collaboratives et sociales permettant de faciliter les échanges documentaires.

Quant aux différents procédés existant pour une meilleure gestion des flux documentaires deux alternatifs s’offrent à vous qui sont :

  • L’externalisation complète ou partielle de votre gestion documentaire. Dès lors, vous bénéficiez de l’ensemble des avantages de l’externalisation comme par exemple la maîtrise des coûts, la protection et la sécurité de vos documents et le suivi de vos actions.
  • La Gestion In Situ qui consiste à gérer une partie ou la totalité de vos flux par des prestataires externes.

Si cet article vous a plu, n’hésitez pas à consulter notre page dédiée à la dématérialisation ou à consulter notre article sur la dématérialisation et la GED. N’hésitez pas à découvrir notre solution Enoxa, qui vous aidera dans votre gestion et conservation documentaire électronique. Vous souhaitez être accompagnés dans votre gestion et stockage de vos archives ? Nous vous invitons à contacter nos équipes pour plus d’informations.