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Factur-X : l’avenir de la dématérialisation des factures ?

La digitalisation des processus amène de véritables changements pour répondre à des attentes toujours plus poussées et toujours plus qualitatives. En effet, la transformation digitale oblige les entreprises à se mettre au diapason. Que ce soit en externe avec l’amélioration de l’expérience client ou bien en interne à travers l’amélioration de la qualité de vie au travail, les métiers ne cessent d’évoluer. Si nous prenons le milieu comptable, la digitalisation amène ou fait évoluer différents aspects comme la dématérialisation des procédés, la GED (Gestion Electronique des documents) ou encore plus récemment la factur-X.

Ces différents procédés, mis en place ces dernières années ne cessent d’évoluer et transforment en profondeur les métiers comptables. Ceci a un seul but répondre aux exigences des fournisseurs qui sont :

  • L’accélération des délais de paiement
  • La réduction des coûts.
  • La transparence des relations entre entreprises.

De plus, nous savons que les chiffres tendent à monter. Cette nouvelle tendance impulsée par l’Etat avec la loi Macron 2015 et Sapin II.

Aujourd’hui, près de 2 milliards de factures B2B circulent en France chaque année, mais seulement 4% passent par voies électroniques. Malgré ce faible pourcentage, cela représente près de 80 millions de factures par an. De plus, ce chiffre est en constante augmentation due aux politiques zéro-papiers et la digitalisation des entreprises.

La dématérialisation des factures devient alors un enjeu de plus en plus présent et un modèle comme la factur-X facilite la dématérialisation. Dès lors, nous pouvons nous demander ce qu’est la factur-X et quels sont ses enjeux ?

La Factur-X en quelques mots

Pour faire simple la factur-X est une facture au format PDF accompagné de données XML pour un traitement automatisé. On peut donc diviser en deux parties cette facture en prenant en compte le fait que :

  • Le format PDF de norme PDF/A3 qui est l’original de la facture (image, placement du texte et données)
  • Les données XML structurées permettent l’intégration et le rapprochement automatisés dans un système d’information.

La factur-X est similaire à la facture électronique mixte qui est lisible tant part l’Homme que par une machine. En somme le concept de facture mixte s’oriente autour de 3 points qui sont :

  • Traitement par des programmes informatiques permettant une automatisation des processus (distribution, routage, intégration…) mais aussi humain pour intervenir dans le cycle de traitement (audit, validation, litige). La phase de traitement ne pouvant être uniquement basée sur un programme informatique notamment pour des questions d’interprétation des documents.
  • Production déjà établie dans les entreprises qui sont en capacités de produire un fichier PDF la facture. La production de PDF peut être à la fois numérisé ou natif du web.
  • Données qui permettent de donner un minimum d’information sur la facture à vos outils gestion et qui sont très utiles pour pouvoir les retrouver et les gérer.

La facture mixte et de facto la factur-X consiste à associer un format lisible de la facture à un format de données structuré directement exploitables par des ERP, GED, CRM…

Ce format développé aux normes européennes a été développé par une collaboration franco-allemande pour simplifier les processus de facturation. En effet, la volonté des pouvoirs publics à simplifier les processus de facturation.

Factur-X : enjeu de la dématérialisation ?

Nous avons déjà pu constater en introduction que la dématérialisation des processus était un véritable enjeu de la transition numérique. En effet, la digitalisation peut se définir comme étant le moyen de réinventer intégralement son modèle économique et la chaine de fonctionnement. Certains diront mêmes que nous sommes à la fois dans une révolution numérique et une révolution de la donnée/data. Cette chaîne de fonctionnement passe par toutes les strates d’une entreprise c’est-à-dire :

  • Ses différentes stratégies
  • Son organisation managériale
  • Son environnement collaboratif
  • Ses changements de processus internes et externes
  • Sa vision d’une satisfaction client via une meilleure expérience client
  • L’amélioration des conditions de travail
  • L’automatisation des processus

Face à cette définition mais aussi face aux ères que nous traversons, la dématérialisation devient un enjeu pour toutes entreprises. Dans le cadre de la facturation, nous savons qu’aujourd’hui le monde du B2B génère près de 2 milliards de factures. Dès lors, une question se pose. Comment gérer ce flux de facture abondant et multicanal tout en répondant aux critères de la digitalisation ?

La factur-X, de par sa conceptualisation, mais aussi parce qu’elle s’imbrique dans un processus de digitalisation commence à jouer un rôle majeur dans l’environnement comptable. En effet la factur X à travers ses caractéristiques permet de :

  • Simplifier le traitement d’une facture en gagnant du temps ce qui engendre plus de productivité.
  • Permettre des échanges plus rapides avec les clients et les fournisseurs
  • Réduire les coûts de gestion d’une facture ainsi que les charges
  • Améliorer les délais de paiement et de recouvrement de la TVA
  • Donner une réelle valeur ajoutée au travail des collaborateurs en automatisant les processus
  • Offrir une meilleure expérience client
  • Faciliter l’organisation interne de votre service comptable.

Factur-X et métiers comptables : un avenir commun ?

Que va réellement changer la factur-X aux métiers comptables ? Y aura-t-il de grande mutation et une réorganisation profonde de ces métiers ou vont-ils s’étoffer ? De ce qu’on a pu voir précédemment, les métiers de la comptabilité sont aujourd’hui en pleine mutation. Il faut jongler entre les obligations légales, les demandes clients et parfois les politiques internes d’entreprise comme le zéro-papier. Le constat est qu’aujourd’hui de plus en plus d’entreprises tendent vers la dématérialisation totale des processus comptables. Seulement, nous savons que 4% des factures qui passent aujourd’hui par la dématérialisation.

Alors, la question de la dématérialisation et par conséquent de la factur-X commence déjà à faire son effet. Toutefois, cette forme de dématérialisation, simplifiant les usages quotidiens des fournisseurs et de leurs clients n’est qu’aux prémices de son histoire. Malgré ce que nous pouvons affirmer, l’impact des pouvoirs publics mais aussi des enjeux RSE pèsent dans la balance.

De plus, il ne faut pas oublier qu’aujourd’hui 96% des factures B2B sont encore sous formats papiers. La raison à cela, l’inertie mais aussi les habitudes d’usages des entreprises et le manque de connaissances des solutions disponibles. Car oui, une facture quelle qu’elle soit, doit être conservée durant une période de 10 ans. Donner une valeur juridique à une factur-X rentre par conséquent dans une autre démarche dans laquelle un modèle stratégique doit être remodelé. Malgré le coffre-fort électronique, la signature électronique ou bien le cachet serveur les habitudes demeurent.

En somme, factur-X et métiers comptables ont de beaux jours devant eux, tant par les bénéfices qu’apporte ce format, tant par le fait qu’il s’inscrive dans une démarche de digitalisation qui comme l’évoque sa définition est le moyen de réinventer intégralement son modèle économique et sa chaine de fonctionnement.

Si cet article vous a plu, n’hésitez pas à consulter notre page dédiée à la gestion documentaire ou à consulter notre article sur la dématérialisation des factures. Vous souhaitez être accompagné dans votre gestion et stockage de vos archives ? Nous vous invitons à contacter nos équipes pour plus d’informations.