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Externaliser ses archives : Voici 5 bonnes raisons de le faire

Archiver ses documents n’est pas toujours facile quand les compétences ne sont pas en interne. Nous voyons depuis 30 ans des entreprises de toutes tailles, pris au piège par l’amoncellement de documents. Malheureusement, beaucoup d’entreprises ne voient pas l’archivage comme une valeur ajoutée, mais plutôt comme une tare et sans utilité. Toutefois, vos documents ont des obligations juridiques alors pourquoi ne pas externaliser ses archives ?

Externaliser ses archives comme l’externalisation de manière générale doit répondre à différents besoins qu’ils soient financiers ou techniques. Qu’il y ait les ressources en interne ou non, le choix de l’externalisation peut pallier de nombreuses difficultés et ainsi répondre à une demande.

En ce qui concerne l’archivage, l’externalisation va au-delà du côté technique ou financier. La transition digitale par exemple a provoqué de nombreux changements obligeants chacun d’entre nous à digitaliser ses processus interne et externe. Si nous prenons l’exemple des pouvoirs publics, ces derniers visent à une dématérialisation complète de leurs échanges. La transmission de documents se fera uniquement par voie numérique bousculant ainsi les lois et métiers de l’archivage.

Aujourd’hui, les notions d’archivages deviennent tellement complexes, qu’il est difficile de s’y retrouver. En faisant appel à un prestataire externe, vous êtes à l’abri de toutes erreurs. En effet, celui-ci sera en mesure de vous conseiller tout au long de la vie d’un document. Dès lors, voyons ensemble en 5 points clés, pourquoi externaliser ses archives sont un véritable enjeu stratégique assurant la pérennité de votre entreprise.

1 Externaliser ses archives pour digitaliser ses processus

Aujourd’hui, nous savons à quel point la digitalisation à un impact très important dans notre quotidien. Que ce soit dans notre vie personnelle ou professionnelle, l’impact de la digitalisation est telle, qu’elle a changé notre façon de consommer. De plus, les habitudes que vous prenez dans votre vie personnelle se reflètent très largement dans votre vie professionnelle. Prenons un exemple simple, celui de la recherche d’informations. Les dernières études Google montrent que 74% des consommateurs font une recherche avant de passer à un acte d’achat. L’étude révèle également que plus les générations sont jeunes, plus elles sont enclines à procéder de cette manière.

Sur la question, des documents et de l’archivage il en va de même. Beaucoup d’entreprises optent aujourd’hui pour une dématérialisation complète ou partielle de leurs documents. D’autres entreprises ont quant à elles opté pour une stratégie « zéro-papier ». La transformation digitale, touche toutes les strates de notre société et il important d’offrir une vision et solution « phygital » aux documents. Par phygital, nous sous-entendons les procédés multicanaux pouvant aider à la gestion documentaire.

Toutefois, cette digitalisation des processus ne peut pas s’effectuer sans un accompagnement en profondeur. Beaucoup de vos documents ont une valeur juridique et des obligations de conservation. Les faire certifier, est une démarche complexe nécessitant des agréments spécifiques.

De plus, cela demande une gestion et un accompagnement en interne pour l’installation spécifique d’outils comme une GED. La GED ou gestion électronique des documents est un premier pas vers une digitalisation de vos documents. Toutefois une GED ne garantit pas une conformité juridique à l’exception de celles qui ont des modules de SAE (Service Archivage Electronique) et d’horodatage. Le digital crée aussi de nouveaux outils comme le coffre-fort numérique (CFN).

2 Parce que la loi c’est la loi

La première question que nous devons nous poser et de savoir si un tous les documents ont une obligation juridique. Eh bien, peut-être à votre grand étonnement, tous vos documents n’ont pas d’obligation juridique. Mais comment le savoir quand on n’a pas une vue d’ensemble du cadre juridique autour des archives. Externaliser ses archives répond également et par conséquent à un accompagnement et à une maîtrise de ces aspects.

Nous savons aujourd’hui qu’il est extrêmement complexe de s’y retrouver puisque la conservation de document concerne de nombreux domaines. Vous avez actuellement différents codes qui statuent sur la question de la conservation et de l’usage des données comme par exemple les codes :

  • Du commerce en ce qui concerne les contrats commerciaux
  • Celui de la consommation qui garantit les biens et services
  • Le code civil notamment pour les cas d’acquisition et de cessions des biens immobiliers
  • Des assurances
  • Travail avec une très grosse phase autour de la gestion des ressources humaines.
  • Celui de la réglementation européenne au sujet des douanes
  • Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
  • Et bien évidemment le code fiscal pour tout ce qui concerne les factures

De plus, chaque document n’a pas le même délai de conservation. Le site du service public via Legifrance, indique différents temps de conservation comme par exemple :

  • 30 ans en ce qui concerne une acquisition ou une cession de biens immobiliers ou fonciers
  • 5 ans pour des documents relatifs aux transports de marchandises
  • 10 ans pour des comptes annuels de types bilans, compte de résultat et factures
  • 5 ans pour des contrats de prestations

3 Car il faut mieux prévenir que guérir

On dit souvent qu’il vaut mieux prévenir que guérir et bien cette expression n’a jamais été aussi vraie dans le cadre de l’archivage. En effet, nous rencontrons régulièrement des entreprises de toutes tailles ayant connu des sinistres importants. En externalisant une partie ou l’entièreté de vos documents vous réduirez les risques de pertes.

Fort de nos 30 ans d’expérience, nous savons que la sécurité de vos documents est une priorité. Nous avons entendu beaucoup trop d’histoire évoquant la perte totale d’archives dues à un incendie ou à une inondation. Cette perte d’archives peut vous être préjudiciable notamment si on vous demande un document spécifique. C’est pour cela que nous ne stockons jamais au même endroit d’un entrepôt afin d’éviter au maximum ce problème.

En nous appuyant sur notre savoir-faire et des études d’analyses de risques, nous privilégions la sécurité de masse. Par sécurité de masse nous sous-entendons un système anti-incendie placé tous les 5 mètres. De plus, nous utilisons uniquement des cartons ignifugés et ayant une grande résistance à l’humidité. Car oui, le problème n’est pas uniquement le feu mais aussi l’humidité. Pour pallier ces potentiels risques nous préconisons à nos clients l’achat de nos cartons pour leur assurer une sécurité maximum.

Autre point non-négligeable concernant la sécurité, celui de vos documents confidentiels. Pour ce genre de document nous mettons en place un espace que vous ne retrouvez généralement pas en interne. Cet espace est une salle haute sécurité où l’accès est restreint tant bien par vos employés que les nôtres. Ces salles ont vocation à assurer un maximum de sécurité à vos documents les plus précieux.

4 Externaliser ses archives pour gagner en rentabilité

Externaliser c’est aussi et avant tout fait pour économiser de l’argent tout en s’assurant un service de meilleure qualité. Choisir l’externalisation de vos archives doit répondre à un cheminement de questions montrant la rentabilité de cette action. Souvent vu comme une action sans valeur ajoutée, l’archivage en entreprise est perçu comme un coût et non comme une opportunité. Malgré cela, il est obligatoire de conserver ses documents sous archives. Alors pourquoi le choix de l’externalisation vous serait le plus bénéfique ?

Eh bien, tout d’abord, on peut comparer les coûts bruts d’un archivage interne et ceux de l’externalisation. Dans le cas de l’internalisation sont les suivants :

  • Un espace à disposition garantissant une conservation optimale de vos archives soit dans vos locaux ou que vous louerez.
  • Des installations conçues pour l’archivage afin de trier et ranger facilement vos documents
  • Un ou plusieurs salariés affectés à l’archivage de vos documents
  • La mise en place d’une stratégie efficace de gestion documentaire en interne

Si vous externalisez vos archives vous devrez-vous poser les questions suivantes :

  • Quels moyens j’ai à ma disposition pour archiver mes données physiques et digitales
  • Si je n’ai pas de locaux faut-il que je déménage, que j’achète ou je loue un espace
  • Mes archives sont-elles en sécurités au sein de mon entreprise ?
  • AI-je les ressources humaines et techniques pour m’assurer un archivage bien fait
  • Combien de temps je mets pour retrouver un document spécifique
  • Et surtout avons-nous en interne les connaissances juridiques autour de la conservation des documents ?

Comme vous pouvez le constater, externaliser ses archives offre beaucoup plus de possibilités pour un coût bien moindre. En payant un prestataire externe comme nous, vous vous assurez d’un service et d’un accompagnement maximal tout en économisant votre argent.

5 Parce qu’une erreur est si vite arrivée

Comme chacun d’entre nous, il arrive de commettre des erreurs, mais vis-à-vis des archives une erreur peut se payer cash. Comme nous avons pu le voir précédemment ces erreurs peuvent être multiples et mettre en porte-à-faux votre entreprise.

Dans un premier temps, les questions liées aux aspects juridiques. SI vous êtes dans l’incapacité de trouver un document, vous serez susceptible de payer une amende élevée. Et par conséquent cette amende reviendra potentiellement plus cher qu’une prestation externalisée. En faisant le choix de l’externalisation vous pourrez pallier cette erreur. Autre aspect, ceux liés aux questions de tri des informations. Fort de notre expérience, nous avons pu constater à quel point le tri des informations est crucial dans l’archivage. C’est pour cela que nous vous accompagnons dès la réception d’un document.

Autre point à soulever en termes d’erreur, est celle dont on a évoqué précédemment, celui des sinistres ? Que feriez-vous si l’ensemble de vos archives brûle ou bien si vous subissez une inondation. Comme dit précédemment, nous avons vu beaucoup d’entreprises faire face à ce genre de dégât. Même si nous ne pouvons pas, garantir un taux de 100% de non-sinistre. Toutefois, nous pouvons garantir une sécurité maximale avec des systèmes anti-incendie haute performance.

Externaliser ses archives vous permettra d’éviter un maximum d’erreurs dans votre gestion documentaire. Faire appel à des spécialistes de l’archivage vous offrira un accompagnement et une qualité de service que vous n’aurez pas en interne tout en ayant un ROI plus performant.

SI cet article vous a plu, n’hésitez pas à consulter notre page dédiée à la gestion documentaire. Vous souhaitez être accompagnés dans votre gestion et stockage de vos archives ? Nous vous invitons à contacter nos équipes pour plus d’informations.