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Quels sont les enjeux de la dématérialisation ?

Accentuée par la digitalisation et les innovations techniques de ces dernières années, la dématérialisation est sur toutes les langues. Car oui, vous êtes encore nombreux à vous poser la question des bienfaits et des enjeux de la dématérialisation. Véritable enjeu de société, la dématérialisation touche tous les aspects de nos vies qu’ils soient professionnels ou personnels. Passer outre la dématérialisation, les conséquences pourraient être lourde, touchant à la fois l’acquisition de nouveaux clients, la fidélisation de vos actuels clients mais surtout votre réputation.

Mais qui dit digitalisation et dématérialisation dit plusieurs aspects et enjeux différents. En effet, la dématérialisation concerne trois grands axes qui sont :

  • La dématérialisation des documents comme par exemple vos courriers entrants, des factures ou bien des documents internes.
  • La dématérialisation des échanges qui permet de communiquer plus facilement et d’interagir plus efficacement en inter et en externe.
  • Les changements de processus métiers qui correspondent à la fiabilité et à la productivité des différents services d’une entreprise.

La digitalisation de nombreux processus, pousse de plus en plus d’entreprises à se poser la question de la dématérialisation documentaire. Que faire de ces documents ? Comment les exploiter et leurs donner une valeur juridique ? Comment allier et faire converger les documents papiers et nativement électroniques ? Doit-on numériser l’ensemble des documents papiers ou bien avoir un traitement multicanal des flux documentaires ? Y a-t-il de réels bénéfices internes et externes autour de la dématérialisation ?

L’ensemble de ces questions et bien d’autres poussent petit à petit à se poser la question des réels enjeux de la dématérialisation. Dès lors, voyons quels sont-ils et comment s’inscrivent-ils dans une amélioration des processus internes et externes.

Les enjeux de la dématérialisation en interne

Si nous partons d’une définition stricto-sensu de la dématérialisation, nous nous attacherons à ce que définit le dictionnaire. La définition est la suivante : Rendre immatériel quelqu’un ou quelque chose, le dépouiller de sa matière concrète. Nous pouvons d’ores et déjà constater que la dématérialisation existe depuis des dizaines d’années (Vidéographe, disquettes, CD-ROM). Mais comme tout processus, il évolue pour répondre aujourd’hui aux attentes internes et externes de la digitalisation des processus et de à la multiplication des canaux de communication. Auparavant mais encore aujourd’hui les enjeux de la dématérialisation en interne ont tous des buts communs qui sont :

  • La fluidification des processus documentaires
  • Le travail collaboratif et transversal entre services
  • L’accroissement des performances internes pour proposer une meilleure relation client.

Même en plein boom digital, la constante des enjeux de la dématérialisation sont multiples et répondent aux enjeux historiques de la dématérialisation, mais aussi :

  • Des tendances des marchés actuels.
  • De la multiplicité des canaux de communication
  • L’impact des générations Y et Z dans le processus de transformation digitale

Partant de ces trois grandes phases citées auparavant, les enjeux de la dématérialisation en interne à l’ère du digital sont :

  • La réduction des coûts de traitements et de conservation
  • Le gain de temps en rendant plus accessibles les documents en gagnant du temps de recherche d’informations.
  • Le gain de productivité en rendant moins chronophage certaines actions. Ce qui permet de se recentrer sur son cœur d’activité.
  • Une meilleure sécurité et traçabilité des documents qui est un des enjeux majeurs de la protection et de la conservation des données.
  • De faciliter les échanges au sein d’une même organisation
  • Maitriser les processus tout au long de la durée de vie d’un document de sa conception à sa destruction.

Les enjeux de la dématérialisation externe

Maintenant que nous avons vu les enjeux internes, intéressons-nous de plus près à la question de l’externe. Pourquoi les enjeux de la dématérialisation auraient un impact à la fois en interne et en externe ? Eh bien, la réponse est simple et elle concerne l’amélioration de l’expérience et de la relation client. La maîtrise de ces enjeux en interne sont de réels bénéfices pour des enjeux externes et clients. En effet, dématérialisez ses processus et notamment ses processus documentaires sont :

  • Offrir un service plus fluide à ses clients en proposant un service de proximité, personnalisé et surtout digitalisé.
  • Répondre plus rapidement à des demandes clients grâce à des applications intégrant des notions de temps réel.
  • Garder une trace de l’ensemble des échanges en évitant la perte de document.
  • Répondre aux attentes du marché qui a une volonté de se digitaliser
  • Répondre aux différentes exigences des futures générations notamment celles des millenials et des Z.
  • Mettre l’accent sur des canaux de communication encore aujourd’hui mal exploité. Prenons l’exemple des factures aujourd’hui 80 millions d’entre-elles sont dématérialisées en France sur un total de 2 milliards soit 4,2%.
  • Réduire les temps de délais et d’attentes qui dans de nombreux cas font perdre des clients. L’exemple le plus pertinent est celui des banques en ligne avec 33,5% des nouveaux clients ayant ouvert un compte. Ce chiffre est en constante augmentation depuis le début des années 2000.

En somme la maîtrise en interne des enjeux de la dématérialisation permet de mieux appréhender ceux de l’externe. En les maîtrisant vous pourrez ainsi donner à vos clients une expérience et une relation client optimum.

Mais derrière ces enjeux y a-t-il des inconvénients

Comme tout enjeux, les enjeux de la dématérialisation ont malgré leurs vertus de nombreux inconvénients. En effet, la dématérialisation des processus a un coût et cette transformation ne rassure pas toujours les entreprises ou entrepreneurs. La question de la sécurité autour des enjeux de la dématérialisation en est le principal frein malgré les technologies existantes.

Pour de nombreuses entreprises, notamment les TPE et PME, la dématérialisation représente certes l’avenir, mais il y a une peur tangible en ce qui concerne la valeur des documents et sa sécurité. Rappelons-le, le but de la dématérialisation est d’avoir la même valeur que le papier sans en subir le poids et les coûts.

Pour cela, différentes solutions existent répondant aux enjeux de la dématérialisation, de la digitalisation et des besoins multicanaux d’aujourd’hui. Ces solutions sont par exemple :

  • Les systèmes d’archivage électronique (SAE) qui permettent de sécuriser au maximum vos documents. Ce type de conservation permet de sécuriser l’accessibilité à un document et permet d’éviter d’éventuelles fraudes.
  • La signature électronique qui garantit l’intégrité d’un document électronique ou numérisé en authentifiant l’auteur.
  • Les systèmes de GED qui permettent une gestion des documents plus facile et répondant aux enjeux de la dématérialisation. De plus certaines solutions possèdent des coffres-forts intégrés afin de vous proposer un niveau de sécurité supplémentaire.
  • Les applications proposant une captation et un traitement documentaire instantané.

Si cet article vous a plu, n’hésitez pas à consulter notre page dédiée à la dématérialisation ou à consulter notre article sur les flux documentaires et leurs gestions au quotidien. N’hésitez pas à découvrir notre solution Enoxa, qui vous aidera dans votre gestion et conservation documentaire électronique. Vous souhaitez être accompagnés dans votre gestion et stockage de vos archives ? Nous vous invitons à contacter nos équipes pour plus d’informations.