Toutes les actualités

Dématérialisation et GED : une ambition commune ?

Le digital amène de nombreux processus permettant une amélioration quotidienne des collaborateurs et de la relation client. De plus, les politiques environnementales se développent et ont une image positive qui joue sur votre réputation et e-reputation. Dématérialisation et GED apparaissent alors comme un vecteur de changement mais aussi de croissance pour les entreprises.

En pleine transformation numérique, la question de la gestion documentaire devient un enjeu stratégique majeur pour toutes entreprises. En effet, la dématérialisation des factures publiques orchestrée par le gouvernement avec la loi Macron a contribué à la digitalisation des processus documentaires. Dématérialisation et GED semblent par conséquent être la solution à cet enjeu.

Aujourd’hui, la dématérialisation des flux et des fonds documentaires est de plus en plus monnaie courante. Mais beaucoup en parlent mais peu la pratique. En effet, de récentes études montrent que la dématérialisation, notamment des factures représentent aujourd’hui 80 millions de documents par an. Cependant, la masse globale des factures électroniques représente uniquement 4,2% du nombre total de facture d’une année.

Mais posséder une GED permet-il d’entrer dans une véritable stratégie de digitalisation de vos processus ? Car oui, l’ensemble de vos documents ne sont pas physiques ou numériques mais plutôt multicanaux. Dès lors, nous pouvons nous demander si dématérialisation et GED ont une ambition commune ou bien s’ils ont une vision différente de la transformation digitale documentaire.

La dématérialisation documentaire : un enjeu de la digitalisation ?

L’impact du digital est tel que les enjeux de consommation, de relation client et d’amélioration des conditions de travail connaissent un boom sans précédent. Toutes les strates de nos vies se voient progressivement modifiées pour rentrer en cohérence avec la digitalisation. Impulsée et mise en œuvre par la génération Y puis amplifiée par la génération Z, la transition digitale est à l’image de ces générations.  Avec la digitalisation différents besoins ont profondément changé l’écosystème des entreprises tels que :

  • La mise en place d’une relation de proximité
  • Une personnalisation accrue de la demande avec une rapidité des échanges
  • Devenir acteur des marques (consom’acteur) et non de simple client
  • Le besoin d’instantanéité
  • Les notions de valeur et de réputation d’une entreprise
  • Et bien évidemment la digitalisation des processus tout ayant une volonté accrue de conserver les échanges humains.

En somme, ce que souhaitent ces deux générations, c’est que les échanges humains de n’importent quels types soient plus pertinents, plus personnalisés et plus rapides afin de répondre aux exigences du marché. Il en va de même pour la gestion documentaire. Un client souhaite que les échanges entre une entreprise et lui soient simplifiés et plus directes. Car oui, dans certains cas ils pouvaient y avoir jusqu’à 5 allers-retours pour compléter un dossier, le vérifier et le valider.

La dématérialisation documentaire intervient dans un processus global de digitalisation car il a pour essence même de simplifier le quotidien des utilisateurs et des collaborateurs. Cette simplification de processus permet de :

  • Répondre plus rapidement à une demande client
  • Faciliter les échanges et le traitement des documents
  • Offrir une personnalisation autour de la demande d’un client
  • Répondre aux attentes d’instantanéité induite par le digital et les plus jeunes générations

La GED, un outil facilitant votre transition numérique

La GED ou gestion électronique de document est un outil permettant de gérer vos flux documentaires qui soient :

  • Entrant c’est-à-dire des documents que vous recevez qu’ils soient nativement numériques ou papier après numérisation.
  • Interne qui sont des échanges de données au sein des différents services d’une entreprise.
  • Sortant comme par exemple des factures envoyées aux clients ou bien des pièces justificatives.

Par conséquent la GED prend en compte tous types de documents qu’ils soient nativement numériques ou numérisés. Il est avant tout un outil collaboratif permettant la fluidification des échanges entre différents services d’une entreprise. L’esprit collaboratif de cet outil à de nombreux effets positifs sur une organisation comme par exemple :

  • Une meilleure productivité, car vos collaborateurs passent moins de temps à rechercher une information.
  • La réduction de vos frais fixes en ce qui concerne l’usage des documents papiers.
  • La sécurisation des informations et des données notamment en ce qui concerne la traçabilité d’un document afin d’éviter sa perte. Autre point lié à la sécurisation des informations, c’est que certaines, comme la nôtre possède un coffre-fort électronique.
  • Une amélioration du service client en accélérant certains services et demandes qui permet également de faciliter le quotidien de vos équipes.
  • Le petit plus pour l’environnement puisqu’avec un outil de GED vous consommez moins d’énergie.

En plus d’avoir des effets bénéfiques sur votre organisation, une GED est capable de prendre en charge tous types de documents. Qu’ils soient électroniquement natifs ou numérisés une GED peut incorporer des images, des fichiers texte, des plans d’architecte, des iconographies ou des vidéos et même des plans d’architecte.

En somme, une GED permet de faciliter le quotidien des utilisateurs en prenant en charge tous types de documents afin de faciliter les relations internes et clientes.

Dématérialisation et GED : l’avenir de votre gestion documentaire ?

Comme nous pouvons le constater, dématérialisation et GED ont de véritables impacts sur notre quotidien. Toutefois, pour répondre à la question de savoir si dématérialisation et GED sont l’avenir de la gestion documentaire, nous devons nous poser la question de voir si les deux sont dissociables ou non.

Au vu des deux précédents paragraphes, nous pouvons affirmer que dématérialisation et GED sont indissociables.  En effet, les principes de la GED répondent aux attentes de la dématérialisation et des générations qui l’ont impulsé. Par exemple, le besoin d’instantanéité se renforce grâce à une gestion documentaire optimisée grâce à des processus plus précis et rapides. Autre exemple, celui-ci facilite les échanges qui est l’essence même d’une GED tant bien pour de l’interne que de l’externe. L’objectif d’une GED étant la fluidification des flux documentaires il répond à la fois à une personnalisation et une digitalisation de la demande.

Dès lors, dématérialisation et GED répondent tous deux à des besoins clients, collaborateurs et de digitalisation. Le fait de répondre à ces trois critères, nous démontre que dématérialisation et GED sont l’avenir de la gestion documentaire. De plus, d’un un monde en pleine mutation digitale, nous pouvons tous constater la multiplicité des canaux de communication auxquels nous devons faire face. Les appréhender et les maitriser sont des enjeux auxquels la dématérialisation et la GED répondront.

Si cet article vous a plu, n’hésitez pas à consulter notre page dédiée à la dématérialisation ou à consulter notre article sur la Factur X. N’hésitez pas à découvrir notre solution Enoxa, qui vous aidera dans votre gestion et conservation documentaire électronique. Vous souhaitez être accompagnés dans votre gestion et stockage de vos archives ? Nous vous invitons à contacter nos équipes pour plus d’informations.